10 consejos para planificar una increíble fiesta de la compañía

No siempre son los favoritos de todos, pero las fiestas navideñas son un elemento básico para la mayoría de las empresas. También son una gran oportunidad si se planea cuidadosamente. Si ha tenido la tarea de planificar la fiesta anual de Navidad de los empleados para su empresa, su objetivo debe ser aprovechar al máximo su evento especial mientras mantiene los costos manejables. Al evaluar cuidadosamente la mejor manera de abordar y ejecutar esta fiesta navideña, puede crear una experiencia que no solo aumente la moral de la compañía, sino que también aumente los niveles de satisfacción y retención de los empleados en todos los ámbitos.

Es importante comenzar con lo básico, qué tema debe tener la fiesta, dónde debería tener lugar, cuántas personas vienen, cuándo debería suceder y qué alimentos y bebidas se servirán durante la ocasión antes de pasar a una planificación especializada. y ejecución de eventos.

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Clavar los conceptos básicos para la fiesta de su compañía navideña

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Por supuesto, como cualquier otro evento o proyecto, debe crear un plan de proyecto que identifique los detalles del evento para la fiesta de vacaciones de los empleados. Tema, lugar, hora, fecha, recuento de invitados, selecciones de alimentos y bebidas, decoración y agenda de eventos deben considerarse antes de comenzar a ejecutar su evento.

Cada buen partido necesita estos elementos centrales para tener éxito, pero no todo debe ponerse en piedra antes de comenzar a encerrar en los detalles (como asegurar un lugar, reservar un proveedor o planificar una agenda).

Aunque hay muchas maneras de abordar estas decisiones, y las opciones sobre ideas de nivel superior como el tema y el tiempo a menudo caen en los ejecutivos de la empresa en lugar del productor de eventos, es mejor trabajar con un equipo para decidir qué detalles son adecuados para su específico compañía.

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Elija el momento más efectivo para celebrar su evento

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El mejor momento para celebrar una fiesta de empleados es probablemente durante la hora del almuerzo. Los datos históricos de la fiesta de Battalia Winston muestran una tendencia creciente en esta dirección, lo que refleja que casi la mitad de los eventos corporativos en 2013 tuvieron lugar durante la hora del almuerzo.

Desafortunadamente, no todos pueden tener la oportunidad de participar en el evento porque alguien debe quedarse atrás para responder a las llamadas de los clientes y mantener los negocios en movimiento. Pero un evento de hora del almuerzo frena los costos y reduce las obligaciones en el tiempo y los compromisos personales de los empleados.

Si decide ir con un evento nocturno, tendrá que considerar qué noche es la mejor. Si bien algunos pueden pensar que el viernes es la mejor opción porque la mayoría de los empleados estarán fuera del fin de semana, también es el día más popular de la semana en restaurantes y otros lugares en otras palabras, el tiempo más caro. Pocas organizaciones querrán considerar el domingo por la noche, por lo que parece que la siguiente mejor opción puede ser el lunes por la noche, ya que generalmente es la noche más lenta en los restaurantes.

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Considere organizar una fiesta en la temporada baja

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En lugar de incumplir la fiesta anual de Navidad o Acción de Gracias, ¿por qué no considerar organizar un evento que sea específicamente para la apreciación de los empleados, cuando nada más está obstruyendo el calendario de la oficina??

A principios de octubre y finales de enero, son buenos momentos para celebrar una fiesta anual de apreciación. Los lugares fuera del sitio están más disponibles, y puede ahorrar dinero en gastos de catering y paquetes de fiesta durante un evento fuera de temporada.

Un inconveniente para crear una fiesta anual de apreciación en lugar de una fiesta de Navidad tradicional es que los empleados podrían no recordar esta tradición tan fácilmente. Es posible que se necesite un poco de exageración adicional para asegurarse de que las personas lo marquen en sus calendarios.

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Elija un equipo para ayudar a ejecutar el evento

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La calidad de su equipo de planificación se correlacionará directamente con el calibre de su evento. Es importante encontrar el equipo de tamaño adecuado y seleccionar miembros que sean expertos en hacer una reunión memorable.

Un grupo más pequeño de individuos probablemente hará que la planificación sea más conveniente y rentable, pero muchas organizaciones involucran a un gran comité de individuos para que las voces de más empleados estén representadas en la planificación del evento. Dado que la planificación del partido se llevará tiempo a las responsabilidades laborales regulares de los miembros, probablemente sea mejor crear el equipo más pequeño posible que todavía sea representativo de su empresa en general.

No importa el tamaño, debe seleccionar a las personas por su capacidad de influir positivamente en otros empleados. Una cita para el equipo de planificación también se puede utilizar como recompensa o incentivo. El planificador de eventos de la organización debe trabajar con un líder empoderado en recursos humanos o marketing, alguien autorizado para aprobar el plan para ayudar a impulsar estas decisiones y elegir los mejores miembros del equipo.

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Crear un menú de fiesta rentable

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Cuando se trata de elegir qué alimentar a sus empleados durante su fiesta de vacaciones, una serie de trucos pueden ahorrar dinero mientras ofrecen una excelente comida. Las comidas chapadas a menudo son más rentables que los buffets, y permiten una presentación más elegante que hacer que todos se alineen y se sirvan a sí mismos.

Por supuesto, su menú necesita reforzar el tema de su evento, y debe intentar elegir artículos que incorporen los colores o la marca de su evento, pero eso no significa que necesite alquilar ropa de fiesta y otra decoración costosas.

Seleccionar artículos modestos o frutas frescas para centros de mesa, limitar el consumo de alcohol y el alojamiento en un lugar que tiene decoraciones navideñas estándar y opciones de precios de alimentos son formas excelentes de reducir los costos al tiempo que brindan a sus empleados una buena experiencia.

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Decide los niveles y límites de consumo de alcohol

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Desde hace años, las organizaciones han estado limitando el alcohol en las fiestas navideñas por una variedad de razones por las que este límite es una de las formas más fáciles de controlar el presupuesto, y limita la distracción del mensaje del evento.

Aún así, la mayoría de los empleados no quieren asistir a una fiesta de la empresa que no presente alguna forma de bebida alcohólica. Por esta razón, desea reducir su selección de alcohol o incluso crear cócteles de firma baratos para reducir los costos y mantener bajos los niveles de intoxicación.

También puede considerar limitar el menú solo al vino, cerrar el bar temprano o ofrecer bebidas solo durante la comida para ayudar a reducir los costos y limitar el riesgo de que los empleados se vuelvan demasiado ruidosos en un evento de la empresa. En cualquier caso, definitivamente debe verificar su póliza de seguro para asegurarse de que esté cubierto si surgen problemas del consumo de alcohol.

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Recuerde a los empleados la etiqueta adecuada

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El mejor consejo para todos los que asiste a una fiesta navideña es asegurarse de que recuerde la etiqueta para llegar y hacer que otros se sientan cómodos. Pero también es una buena idea establecer cualquier regla básica específica en un memorando de oficina de antemano.

Los errores de etiqueta para evitar en la fiesta de vacaciones incluyen evitar el consumo excesivo de beber, comer, quejarse, llegar demasiado temprano o salir demasiado tarde, usar vestimenta inadecuada y traer invitados excesivos, todos los cuales no solo pueden afectar las experiencias de los demás en el evento, sino también a la compañía costo.

Aunque una fiesta anual de la compañía está destinada a unir al equipo y menores inhibiciones en el lugar de trabajo, recuerde a sus invitados que todavía representan a la compañía incluso cuando asisten a este evento después del trabajo y, por lo tanto, se espera que se comporten de manera adecuada para el lugar de trabajo.

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Considere establecer un intercambio de regalos

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En general, muchas organizaciones incluyen un intercambio de regalos entre empleados en sus fiestas de vacaciones. Sin embargo, si la organización es más grande, tal vez esto se deje mejor a nivel departamental en lugar de en el evento All-Employee. Organizar en tal escala puede resultar difícil, especialmente si no está familiarizado con ciertos departamentos y sus empleados.

Sin embargo, si hay un intercambio de regalos, es una buena idea que el anfitrión u organizador ponga un límite financiero en los regalos, tal vez $ 10 para evitar problemas incómodos asociados con los precios de los regalos.

Además, establecer un "elefante blanco" o tipo similar de intercambio de regalos con todo incluido donde todos en la empresa están invitados a participar a nivel individual podría ayudar a prevenir pesadillas organizativas donde un invitado no recibe un regalo porque otro olvidó traer uno.

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Considere si la recaudación de fondos es adecuada para su evento

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Los unidades de comida, ropa y juguetes son parte de la cultura en muchas organizaciones, y algunos incluso fomentan las unidades de donación en efectivo. Aún así, considere si la fiesta de apreciación de su empresa en toda la empresa es el lugar adecuado para una oportunidad de recaudación de fondos.

Si bien es muy útil resaltar una causa particular para la fiesta de Navidad, puede ser útil que la organización aliente solo regalos no enemigos y donaciones en especie que puedan beneficiar a la organización benéfica que se apoya. De esta manera, a todos se les permite la opción de ofrecer un regalo a un valor que se ajuste a sus propios presupuestos personales.

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Evaluar los patrocinios de proveedores para su evento

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Algunas personas pueden pensar que obtener patrocinadores de proveedores es una excelente manera de compensar los costos de su fiesta anual; Sin embargo, los planificadores de eventos y sus clientes pueden querer mantenerse enfocados en el objetivo de la fiesta de apreciar a los empleados en lugar de externalizar los costos a los proveedores patrocinados.

Los empleados a menudo sienten que el costo de estos eventos especiales debe cubrirse del presupuesto operativo de un empleador. Si la organización no puede permitirse el lujo de organizar un evento de agradecimiento para sus empleados o si no es parte del plan de negocios por algún motivo, entonces el empleador no debe buscar ingresos externos para cubrir el costo a través de patrocinios.