5 elementos clave de un proyecto exitoso

Las organizaciones gubernamentales realizan proyectos cuando algún aspecto de llevar a cabo el trabajo de las personas debe cambiar. Según el Instituto de Gestión de Proyectos, un proyecto es "una actividad grupal temporal diseñada para producir un producto, servicio o resultado únicos."Cuando un proyecto cambia cómo una organización hace negocios, los productos finales del proyecto se incorporan al trabajo diario y, por lo tanto, mejoran el trabajo de la organización a perpetuidad.

Puede sonar fácil, pero no es. El cambio es difícil, y los proyectos pueden salir de los rieles muy fácilmente. Cada día trae desafíos que amenazan el progreso de un proyecto y el éxito eventual.  Para combatir este peligro, los proyectos necesitan ciertos elementos vitales. Con los siguientes elementos en su lugar, un proyecto tiene una alta probabilidad de éxito.

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Un patrocinador de proyecto comprometido

El patrocinador del proyecto es la persona de alto nivel en la organización que tiene propiedad del proyecto. Un patrocinador de proyecto comprometido espera que el proyecto tenga éxito y haga lo que sea que pueda hacer para garantizar que el éxito llegue a buen término.

Un patrocinador del proyecto tiene cuatro responsabilidades principales relacionadas con el proyecto. Primero, el patrocinador defiende el proyecto. Él o ella aplaude en el equipo del proyecto pública y privada. En segundo lugar, el patrocinador apoya al gerente del proyecto. Cuando un gerente de proyecto necesita obstáculos, él o ella pide ayuda al patrocinador porque el patrocinador tiene la influencia de la organización para hacer que las cosas sucedan. En tercer lugar, el patrocinador alinea los recursos al proporcionarles directamente o trabajar con otras personas de alto nivel para obtener recursos. Cuando el patrocinador es un campeón fuerte para un proyecto, es más probable que los compañeros del patrocinador contribuyan con recursos significativos. Cuarto, el patrocinador facilita la toma de decisiones. Cuando el equipo del proyecto se atasca, el patrocinador puede negociar la decisión o la decisión de tomar la decisión.

El patrocinador permanece informado a través de una comunicación constante con el gerente del proyecto. Los dos trabajan juntos para determinar cuándo el patrocinador necesita intervenir y ejercer más con mayor fuerza las responsabilidades del patrocinador en apoyo del gerente del proyecto. Por ejemplo, un gerente de proyecto podría tener problemas para obtener información del departamento de finanzas de la organización. El patrocinador del proyecto puede acercarse al director financiero sobre la situación y solicitar que la tarea de obtener la información se priorice por encima de las tareas competitivas.

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Metas y alcance claros

Antes de que el trabajo en un proyecto esté realizado o incluso planeado, el patrocinador del proyecto debe articular los objetivos y el alcance del proyecto. Los objetivos son las grandes cosas que se supone que debe lograr el proyecto. Tome un proyecto de mejora de software, por ejemplo. Un departamento de recursos humanos utiliza un software comercial personalizable bien conocido para administrar la nómina. La organización quiere agregar un módulo para la gestión del aprendizaje. Los objetivos del proyecto son personalizar el software de gestión de aprendizaje a las necesidades comerciales de la organización e integrarlo con el sistema de nómina existente.

El alcance define los parámetros del proyecto. Continuando con el ejemplo del proyecto de software; El alcance de este proyecto se limita a atraer el sistema de gestión de aprendizaje e integrarlo con el sistema de nómina. Muchas veces, es útil identificar cosas que están fuera de alcance para entender lo que está en alcance. Para este proyecto, agregar otros módulos está fuera de alcance. El departamento de contabilidad no puede acudir al gerente del proyecto y solicitar facturación, cuentas por cobrar o módulos de cuentas por pagar.

Agregar un módulo una vez que se ha definido el proyecto permite un alcance de arrastre. Los buenos patrocinadores de proyectos y los gerentes de proyectos guardan contra el alcance de la fluencia y son muy reacios a agregar alcance medio del proyecto. Aumentar el alcance de un proyecto aumenta la necesidad de recursos del proyecto como el tiempo y el dinero. Además, trabajar en el alcance adicional pone en riesgo la calidad de los productos de trabajo.

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Un buen gerente de proyecto

Un gerente de proyecto planea trabajar y organizar recursos para hacer un proyecto. Esta persona es el vínculo entre el patrocinador del proyecto que establece la visión y el equipo del proyecto que la logra. Según corresponda y de manera oportuna, el gerente del proyecto aporta a las partes interesadas para ofrecer información.

Los gerentes de proyecto generalmente tienen los siguientes rasgos que los ayudan a mover el proyecto:

• Los gerentes de proyecto son planificadores. Piensan en la secuencia del trabajo y saben lo que debe suceder después de que el equipo complete la tarea en cuestión. Hacen buenos planes, pero también saben cuándo ser flexible y desviarse de un plan.
• Los gerentes de proyecto son confiables. Con su éxito dependiendo del trabajo de los demás, los gerentes de proyectos necesitan que las personas confíen en su buena intención y competencia. La confianza es particularmente importante en la relación entre el gerente del proyecto y el patrocinador del proyecto.
• Los gerentes de proyecto tienden a ser extrovertidos porque la gran mayoría de su trabajo implica comunicarse.

Responsabilizan a las personas con sus compromisos. Aquí hay un ejemplo. El supervisor de un miembro del equipo del proyecto le dijo al gerente del proyecto que el miembro del equipo podría dedicar cuatro horas a la semana al proyecto. Este miembro del equipo se ha perdido dos reuniones semanales seguidas y no ha progresado en sus tareas asignadas en la estructura de desglose del trabajo. Después de la primera reunión perdida, el gerente del proyecto se reunió con el miembro del equipo para discutir la ausencia y los plazos perdidos. El miembro del equipo dijo que tenía prioridades más apremiantes. El gerente del proyecto sospechó que esto no era cierto, por lo que después de la segunda reunión perdida, el gerente del proyecto se reunió con el supervisor del miembro del equipo. El supervisor le dijo al gerente del proyecto que se aseguraría de que el comportamiento del miembro del equipo cambiara.

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Partes interesadas comprometidas

Las partes interesadas en un proyecto son personas que tienen un interés personal en el éxito del proyecto, pero no son miembros del equipo del proyecto. No piensan en el proyecto a diario como lo hacen el gerente del proyecto o los miembros del equipo del proyecto, pero quieren estar al tanto de las decisiones críticas y el progreso general hacia los objetivos del proyecto.

Las partes interesadas tienen sus motivaciones para mantenerse al tanto de las actividades del proyecto, pero es responsabilidad del gerente del proyecto llevarlas al redil de manera que avance el trabajo hacia los objetivos del proyecto. En muchos casos, hacer esto implica un delicado equilibrio entre obtener demasiada entrada y obtener muy poca entrada. Las partes interesadas no pueden evaluar cada decisión. Que empantanado el proyecto y tomaría cada decisión una pelea. Por el contrario, las partes interesadas no se pueden excluir porque un aspecto significativo de casi todos los proyectos es satisfactorio de las partes interesadas.

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Miembros dedicados del equipo del proyecto

Los miembros del equipo del proyecto logran el trabajo del proyecto. Muchas veces, los miembros del equipo del proyecto están asignados a un proyecto además de sus deberes regulares, lo que significa que no hay reducción en otro trabajo para compensar el trabajo adicional realizado por el proyecto. Los gerentes de proyecto pueden ayudar a los miembros del equipo a negociar con sus supervisores sobre este tema, pero el gerente del proyecto no tiene control sobre las responsabilidades que los miembros del equipo tienen fuera del proyecto.

La dedicación de los miembros del equipo al proyecto es muy valiosa. Sin dedicación, los plazos y los productos de trabajo no son de buena calidad. Los miembros dedicados del equipo están motivados para lograr los objetivos del proyecto a tiempo, dentro del presupuesto y las expectativas de calidad.