Un resumen integral de los gastos de planificación de eventos

Es difícil planificar un presupuesto de eventos sin una buena idea de los gastos en los que incurará. Eso parece obvio, pero los costos asociados con la planificación de eventos pueden provenir de varios lugares diferentes. Justo cuando crees que has identificado todas tus categorías de gastos, otra aparece para enviarte de regreso al tablero de dibujo.

Para evitar que esto le suceda, use este esquema de los gastos de planificación de eventos mientras crea su presupuesto.

Gastos de eventos en el sitio

Estos incluyen los costos y tarifas típicamente cobrados por el lugar del evento. A menudo la categoría más cara, también es la más fácil de predecir, ya que obtendrá una estimación de costo formal para revisar por adelantado. No olvide tener en cuenta los costos variables que cambian en función de sus números de asistencia. La catering es un ejemplo de un gasto variable porque la cantidad de alimentos que necesita, y, posteriormente, el costo aumenta con cada adición a su fiesta.

Aquí hay una lista de gastos de eventos en el sitio para poner en su presupuesto:

Costos del lugar

Estos son los costos locales:

• Alquiler de habitaciones
• Depósito de seguridad
• Cobertura del seguro
• Estacionamiento

Comida y catering

Aquí está todo atado a comer y beber:

• Comidas
• Bebidas
• Tarifas de trabajo de camarero/servidor
• Tarifas de impuestos y servicios/propinas

Audiovisual

Estos son sus costos de presentación:

• Micrófonos
• Pantallas y proyectores
• Acceso a Internet
• Otros equipos especializados

Vendedores de terceros

Esta categoría representa todos los artículos y servicios suministrados por proveedores fuera del lugar de anfitriones. Cada uno le facturará de forma independiente, por lo que es importante mantener las pestañas cercanas en cada proveedor. El uso de una hoja de cálculo ayudará a organizar los contactos de su proveedor junto con los costos asociados con sus servicios.

Alquiler de eventos

Estos gastos se relacionan con cualquier cosa que necesite suministrar:

• Ropa de cama, buceo de mesa y cubiertas de silla
• Tiendas, puesta en escena y atracciones de diversión
• Artículos físicos no proporcionados por el lugar
• Mano de obra y parto para la configuración/desmontaje

Vendedores de decoración

Hacer que las cosas se vean bien incurrirán en costos para:

• Iluminación de acento
• Flores y centros de mesa
• Globos

Entretenimiento

No olvides las tarifas asociadas con:

• Músicos o DJ
• Tarifas de altavoces
• Pilateros de contrato (comida, alojamiento, transporte)

Gastos de producción

La producción incluye todo el personal y los recursos necesarios para planificar y ejecutar el evento. Estos gastos comienzan en el momento en que el evento se soña y continúa a través de la documentación posterior al evento. En resumen, esta categoría representa el costo de organizar el evento, atraer asistentes y administrar los elementos administrativos.

Marketing y registro

Esta categoría puede acumularse con costos para:

• Trabajo de diseño y diseño web
• Anuncios
• Invitaciones
• Gestión de registro

Planificación y organización

Los eventos requieren personas y los gastos incluyen:

• Tarifas del planificador de eventos
• Empleados a tiempo parcial y temporal
• Material de oficina
• Costos de comunicación
• Los gastos de viaje

Gastos administrativos

No pase por alto el papeleo y los costos para:

• Asignaciones de empleados asalariados
• Costos contables
• Honorarios legales
• Honorarios de consultores

Sobrecarga de costos y fondos de emergencia

No hay un número mágico para lo que debes reservar para gastos no planificados, pero debes esperar lo inesperado. Algunos planificadores de eventos sugieren que presupuesten del 5 al 10% sobre los gastos anticipados, mientras que otros eligen un número redondo para trabajar con. Los eventos más grandes deberían, por supuesto, asignar más porque un supervisión que se factura por persona podría toparse con miles de dólares.

El propósito de este esquema es informarle a los diferentes tipos de gastos de planificación de eventos que pueden ocurrir. Cada evento es único, por lo que el suyo puede incluir más o menos de los elementos enumerados. Lo importante es saber de dónde vendrán sus costos. Se puede pasar por alto los gastos asociados con un proveedor o categoría en particular puede causar estragos en su presupuesto, pero el peor de los casos se olvida por completo de un gasto hasta que llegue el proyecto de ley.