Errores de contabilidad Los propietarios de pequeñas empresas cometen

Si bien puede ser útil que una pequeña empresa procese las transacciones rápidamente con un programa de software de contabilidad de alta potencia, pagar para corregir errores es algo que le gustaría evitar. Comprender los tipos de errores contables que se cometen comúnmente puede marcar la diferencia entre tener que pagar para corregir un error y hacerlo bien la primera vez. Aquí hay ocho errores contables comunes que cometen los dueños de negocios y las sugerencias sobre cómo solucionarlos:

01 de 08

Registrar accidentalmente las transacciones en un período anterior

Una vez que hayas "cerrado los libros" para un año fiscal, realmente no deberías volver a cambiarlos. Aún así, algunas aplicaciones de contabilidad, como QuickBooks, no le permiten bloquear un período de finanzas anterior para que pueda publicar las entradas del año actual en un período anterior si no tiene cuidado. Otros programas de software de contabilidad le permiten cometer este error si no ha configurado el software para bloquear las finanzas del período anterior.

Revise el balance general del período anterior para los cambios
Si ha registrado transacciones en un período anterior, el balance cambiará. Por lo tanto, puede verificar su balance general anterior para asegurarse de que no haya cambiado desde la última vez que cerró sus libros. Si ha cambiado, deberá investigar.

02 de 08

Saldo incorrecto en el saldo de activos o de pasivo

Las cuentas de activos deben tener saldos de débito, mientras que las cuentas de responsabilidad civil deben tener saldos de crédito. Las causas más comunes de tener un saldo incorrecto en estas cuentas del balance general son publicar entradas a la cuenta incorrecta, clasificar erróneamente las cuentas y duplicar entradas de ajuste.

Revise su balance en busca de errores
Verifique su balance general para asegurarse de que los activos y pasivos tengan los saldos correctos. Si hay una cuenta con un saldo incorrecto, puede extraer los detalles de esa cuenta para encontrar las entradas que causaron el error. Este cheque debe realizarse al menos mensualmente.

03 de 08

Saldo incorrecto en ingresos o saldo de gastos

Las cuentas de ingresos deben tener saldos de crédito, mientras que las cuentas de gastos deben tener saldos de débito. Algunas causas de este error son publicar entradas a la cuenta incorrecta, clasificar erróneamente las cuentas y duplicar las entradas de ajuste, que son las mismas razones para tener saldos incorrectos en las cuentas del balance general.

Verifique su estado de resultados en busca de errores
Verifica su estado de resultados para asegurarse de que los ingresos y los gastos tengan los saldos correctos. Si hay una cuenta con un saldo incorrecto, puede extraer los detalles de esa cuenta para encontrar las entradas que causaron el error. Este cheque debe realizarse al menos mensualmente.

04 de 08

Gastos erróneos

Los sistemas de contabilidad de pequeñas empresas ahorran tiempo porque las entradas se pueden publicar rápida y fácilmente. Cuando se ingresa información, puede ser fácil elegir la cuenta de gastos incorrecto o la descripción de gastos. Clasificar erróneamente los gastos no solo significa que el sistema de contabilidad puede no reflejar adecuadamente lo que está sucediendo en su negocio, sino que puede causar dolores de cabeza reales si los informes financieros y fiscales no son precisos.

Revise periódicamente sus declaraciones de gastos
Asigne a alguien para escanear sus gastos periódicamente para asegurarse de que los datos parezcan razonables. Por ejemplo, si un gasto de comida se reserva en la cuenta de gastos de arrendamiento, generalmente se destacará debido a la descripción de las entradas. Otra indicación de que los gastos pueden clasificarse erróneamente son las diferencias de presupuesto a acción inexplicables.

05 de 08

No busca ayuda cuando sea necesario

Has escuchado la expresión "Penny sabio y dólar pobre" en referencia a personas que pasarán unas horas de su tiempo para ahorrar unos pocos dólares. Tienes que darte cuenta de que tu trabajo es administrar tu negocio. Un contratista construye, un pintor pinta y un agente de bienes raíces vende. A veces, simplemente no vale la pena pasar horas y horas revisando los detalles de sus registros contables o investigando cómo corregir un error que ha cometido.

Apoyarse en un profesional de contabilidad profesional
Si puede, ganará más de lo que gastará atendiendo a otros problemas que no sean sus problemas contables, entonces debe considerar la externalización del problema a un contador o contable profesional.

06 de 08

No guardar recibos

Registró diligentemente todos sus gastos en sus registros contables. Su declaración de gastos es una obra de arte, sin ningún error u omisión. Entonces, el IRS te pregunta; Sin recibos, sus declaraciones de gastos son inútiles. 

Mantenga sus recibos
Guarde sus recibos o haga copias escaneadas de todos ellos.

07 de 08

No programar copias de seguridad

Muchas pequeñas empresas confían en el software para hacer el trabajo contable para ellas, pero no tienen en cuenta los bloqueos del sistema o los errores. Un solo problema puede eliminar sus archivos.

Programe copias de seguridad de rutina
Programe copias de seguridad automáticas semanales utilizando almacenamiento en la nube o un servidor específico reservado para esta tarea.

08 de 08

No personal de capacitación

No importa cuán poderoso sea su software, su personal necesita que la capacitación sea efectiva. Un miembro del personal capacitado incorrectamente puede destruir sus registros por accidente, desechando todos sus gastos y hojas de ganancias. 

Realizar entrenamiento regular
Durante el proceso de incorporación, mantenga sesiones integrales de capacitación y tenga refrescos trimestrales para garantizar que todo el personal pueda ingresar y ejecutar información con precisión.