Errores de la cuenta fiduciaria del abogado común

Mismaganando una cuenta de confianza puede tener consecuencias terribles para la carrera de un abogado, a veces incluso hasta el punto de inhabilitación. Las facultades de derecho hacen un trabajo abismal para capacitar a estudiantes de derecho sobre cómo manejar intereses en cuentas de fideicomiso de abogados (IOLTAS). La mayoría de los abogados reciben poca o ninguna capacitación sobre cómo administrar una cuenta de fideicomiso antes de abrir una de sus propias.

Cómo funciona una cuenta de Iolta

Los abogados a menudo reciben tarifas de retención de los clientes cuando firman mutuamente un acuerdo de retención que describe los términos de la representación del abogado. Se supone que ese dinero debe entrar en la cuenta fiduciaria del abogado. Luego tienen derecho a pagarse ese dinero a sí mismos mientras completan el trabajo para el cliente.

Podrían aceptar representar a Harry en un desagradable divorcio. Harry les escribe un cheque por la tarifa de retención de $ 10,000. El abogado deposita el dinero en su cuenta fiduciaria, luego pasa una hora trabajando en el archivo de su nuevo cliente. La tarifa por hora del abogado es de $ 150. El abogado tiene derecho a mover $ 150 de esos $ 10,000 de la cuenta fiduciaria a su cuenta comercial. Se lo han ganado.

Mientras tanto, $ 9,850 permanecen en la cuenta de Iolta, y está ganando intereses. Ese interés va a financiar una variedad de servicios legales, típicamente para los pobres, bajo la gerencia y supervisión del programa IOLTA.

Los abogados tienden a cometer tres errores comunes, abogados en la gestión de estas cuentas.

Dinero de "pedir prestado" de la cuenta

Hay No forma legítima de pedir prestado de una cuenta de fideicomiso, pero algunos abogados intentan.

A veces, los abogados usan fondos de cuenta fiduciaria antes de tener derecho a hacerlo. Pueden tomar dinero de la cuenta de fideicomiso antes de que se gane porque tienen problemas de flujo de efectivo. Es posible que no hayan completado el trabajo facturable antes de que se pague un gasto inminente: la nómina, el alquiler de la oficina o los costos avanzados en un caso de tarifa contingente.

Entonces toman más de la confianza de lo que tienen derecho a tomar en ese momento. Un abogado que "tome prestado" estos fondos podría tener todas las intenciones de volver a ponerlo, pero este tipo de situación generalmente se dispara y termina muy mal para el abogado, así como para el cliente.

A veces, el abogado o alguien con acceso a la cuenta de fideicomiso ha alcanzado un punto de codicia o desesperación. Los abogados con problemas de abuso de sustancias o adicciones al juego pueden ser particularmente vulnerables a este tipo de error, pero a veces sucede por razones que no parecen claras.

Este error de cuenta fiduciaria es el más probable que ponga fin a una carrera legal cuando es cometida por un abogado, pero el abogado sigue siendo el que está en el gancho para pagar los fondos, incluso si es cometido por un asistente legal o un contador.

Combinar fondos de abogados con dinero del cliente

Un segundo error importante a menudo surge de la falta de comprensión sobre cómo se supone que funciona una cuenta de confianza.

Laura A. Calloway, un consultor de gestión de prácticas legales en el Colegio de Abogados del Estado de Alabama, dice:

"Muchos abogados no entienden lo que va y no va en la cuenta de fideicomiso. Algunos ejecutan todo, incluidas las tarifas ganadas, a través de la cuenta de fideicomiso, usándolo como una sola revista general para sus empresas. Otros toman 'retenedores' sin comprender que, al menos en algunas jurisdicciones, no existe un retenedor no reembolsable. Por lo tanto, no ponen un depósito contra el trabajo futuro en la confianza como deberían, especialmente si lo necesitan ahora para mantener las luces encendidas."

Un abogado podría decirle a su cliente que los honorarios legales serán de $ 1,000, y la tarifa de presentación del tribunal será de $ 200. El cliente escribe al abogado un cheque por $ 1,200. Algunos abogados pondrán el cheque completo en sus cuentas comerciales porque la mayor parte del dinero va al abogado de todos modos.

Pero las reglas de asociación de abogados requieren que el cheque debe entrar en la cuenta de fideicomiso, incluso si el abogado tiene derecho a la tarifa del abogado completo de inmediato. La parte de la tarifa de presentación de ese cheque debe mantenerse en fideicomiso.

Algunas asociaciones de abogados estatales prohíben que los abogados tengan fondos personales en una cuenta fiduciaria, mientras que otras permiten a los abogados mantener una pequeña cantidad en la cuenta para cubrir los gastos relacionados con la operación de la cuenta. La práctica recomendada es tener todas las tarifas de cuenta fiduciaria deducidas de la cuenta comercial, pero esto no siempre sucede.

En ningún caso se le permite un abogado usar una cuenta de fideicomiso como una cuenta operativa, una cuenta de ahorros o un lugar para ocultar activos.

A veces, los abogados no entienden que no pueden pagar facturas como los gastos generales de su oficina directamente fuera de la cuenta de fideicomiso, incluso cuando los cheques se están escribiendo de fondos que ya se han ganado. Otras veces los abogados usan mal el mal uso de la cuenta de fideicomiso como una forma de ocultar activos.

Algunos abogados usan sus cuentas de confianza como fondos del día lluvioso. En lugar de eliminar todas las tarifas después de que se obtengan, el abogado retrasa el traslado del dinero del fideicomiso para reducir el riesgo de gastarlo. Es tanto una mala práctica comercial como una violación de la ética a pesar de que el Fondo de Iolta estatal podría beneficiarse de las ganancias de intereses adicionales.

No rastrear correctamente los fondos del cliente

La tercera forma importante en que los abogados arruinan sus cuentas de fideicomiso es al no mantener registros detallados de las transacciones de cuenta de fideicomiso de cada cliente.

Si bien la mayoría de los abogados son buenos para mantener copias de sus verificaciones de cuenta de fideicomiso, no todos recuerdan que deben tener en cuenta el nombre o el número de archivo del cliente en cada cheque cuando se emite. Y si bien podría ser fácil recordar por qué se escribió un cheque hace un mes, podría ser difícil recordar un año a partir de ahora.

Y aunque no sucede a menudo, a veces las oficinas legales y todos sus registros se destruyen. Un incendio puede incinerar esos archivos de papel con bastante rapidez y destruir el disco duro de la computadora.

Si un abogado se encuentra en una posición en la que debe reconstruir los registros de la cuenta fiduciaria de una empresa utilizando los estados de extracción bancarios y las copias de los cheques antiguos ordenados del banco, la tarea será prácticamente imposible a menos que esos cheques indiquen cuyo dinero se estaba utilizando en cada transacción.

Los abogados son requeridos por sus asociaciones de abogados para mantener registros que muestren cuánto dinero tiene cada cliente en un momento dado. Los depósitos y desembolsos deben rastrearse claramente de alguna manera, lo que facilita la determinación del saldo de la cuenta de confianza de cada cliente. De lo contrario, sería bastante fácil gastar el dinero de un cliente en el caso de otro cliente.

Los abogados deben asegurarse de que su cuenta de confianza general esté equilibrada a finales de mes, y también deben asegurarse de que la cuenta de cada cliente esté equilibrada. Comparar los saldos puede revelar errores contables. Este simple paso a veces atrapará errores que podrían haber resultado en un cheque de cuenta fiduciaria rebotada.

Obteniendo ayuda

Algunos abogados se dan cuenta de que sus cuentas de confianza están jodidas, pero no saben cómo solucionar el problema. Una solución es contactar a un asesor de gestión de prácticas legales. Muchas asociaciones estatales de abogados ahora ofrecen asesoramiento gratuito de gestión de práctica de derecho a sus miembros, y varios asesores de gestión privada también ofrecen sus servicios por una tarifa.

Algunos abogados podrían tener miedo de discutir su situación de cuenta fiduciaria con un abogado que trabaja para el Colegio de Abogados del Estado debido a los requisitos obligatorios de informes para violaciones de ética. Pero las reglas de conducta profesional en muchos estados ahora excluyen específicamente a los consultores de gestión de la práctica de derecho de informar tales problemas a su junta de ética.

Administrar adecuadamente una cuenta de fideicomiso puede ser una molestia, pero perder su licencia para practicar sobre el mantenimiento de registros descuidado sería mucho peor. Los abogados que tienen problemas para administrar sus cuentas de fideicomiso deben abordar rápidamente el problema obteniendo ayuda de un profesional calificado.