Elaboración de propuestas de patrocinio para eventos de recaudación de fondos

La forma más efectiva de convertir un evento mediocre de recaudación de fondos en un generador de ingresos anual es asegurar patrocinadores para compensar sus mayores gastos. Organizar un evento por sí solo implica costos significativos, especialmente cuando se tiene en cuenta los alquileres de eventos, los gastos de marketing y los gastos de marketing. Es muy difícil absorber estos costos y obtener ganancias a través de la venta de entradas. Aquí es donde la venta de paquetes de patrocinio puede ayudar, al menos, a equilibrar sus costos iniciales para que el evento tenga una buena oportunidad de obtener ganancias.

Abordar los patrocinadores para participar en su recaudador de fondos

Lo número uno a tener en cuenta al involucrar a los patrocinadores potenciales es la percepción del valor. Antes de levantar el teléfono, debe considerar por qué un patrocinador en particular encaja bien con el tema de su evento. Una vez que haya establecido qué empresas son los mejores objetivos, debe investigar quién dentro de estas empresas tomará la decisión final sobre participación. Esto es esencial porque no desea presentar su lanzamiento a un secretario o asociado que luego volverá a lanzar la idea al tomador de decisiones. Cuando un tercero se involucra, puede eliminar el impacto y la urgencia de su apelación.

¿Qué buscan los patrocinadores en un evento??

Lo primero que los especialistas en marketing de eventos quieren saber es la demografía del evento. Que incluye el número de asistentes, rango de edad y educación. Si tiene algún dato sobre los salarios del hogar o las tendencias de compras, asegúrese de incluir esto también. Otro punto de venta puede ser enumerar otras empresas notables y líderes comunitarios que estarán representados en la recaudación de fondos. Fuera de "quién" está asistiendo, los patrocinadores también quieren saber cómo se presentará su marca a la audiencia.

Haga que su propuesta sea atractiva para los patrocinadores

El compromiso de la audiencia es probablemente los planificadores de productos básicos más subutilizados que pueden ofrecer a sus socios de eventos. Los días de cobrar $ 500 para colgar una pancarta descuidada sobre la tubería y la cortina han terminado. La nueva era de las medidas de patrocinio ROI sobre cuántas personas recordarán la participación de una marca después del evento. Si desea distinguir su propuesta de los demás, concéntrese en incorporar oportunidades en el flujo activo de su evento. Este único elemento de interactividad puede ser el factor decisivo entre dos propuestas de patrocinio similares.

Formas únicas de incorporar el compromiso de patrocinio

Cada evento de recaudación de fondos tendrá perspectivas únicas para integrar los patrocinios, que es donde debe ser creativo para proporcionar la mejor impresión de valor a sus socios. Un buen lugar para comenzar es creando un inventario de todos sus posibles canales de comercialización. Use el itinerario de su evento para visualizar cada punto en los que los asistentes se involucrarán con los altavoces, la señalización y la interacción de la habitación. Imagine lo que sus asistentes verán desde el momento en que abran sus invitaciones al momento en que se alejan del evento. Un ejercicio simple como este debería producir docenas de ideas para usted.

Ejemplos de elementos de inventario de marketing de eventos

• Logotipos de invitación
• Señalización direccional
• Bolsas de regalos
• Uniformes de empleados
• Oportunidades de banner
• Anuncios de dirección pública
• Patrocinios de mesa
• Folletos de programas
• Muestras gratis
• Sorteo de premios
• Colocación de cupones
• Regalos
• Demostraciones de productos
• Anuncio del sitio web
• Promociones por correo electrónico
• Integración de pegatinas
• Botellas de agua de marca
• Salas VIP
• Cabinas de proveedores
• Búsqueda del tesoro
• Fotos de mascota

La lista de ideas es casi infinita!

¿Cuándo debería comenzar a comunicarse con patrocinadores potenciales??

Una buena regla general es que cuanto más grande sea la empresa, más tiempo se necesitará para obtener una respuesta y compromiso. Por esta razón, desea contactar a los candidatos patrocinadores con seis meses antes de la fecha del evento. Si está enviando propuestas por correo, asegúrese de hacer un seguimiento con una llamada telefónica unos 10 días después del correo.

Más importante

Solicite programar una reunión con el tomador de decisiones! Reunir cara a cara le permitirá mostrar su orgullo y pasión por el evento mientras aborda cualquier obstáculo que pueda interponerse en el camino. Es su mejor opción para asegurar un patrocinio lo suficientemente grande como para cubrir sus gastos.