Descripción general de la transacción de intercambio de datos electrónicos (EDI)

Si trabaja con compras o ventas, inevitablemente se encontrará con transacciones EDI. El intercambio electrónico de datos, comúnmente acortado a EDI, es un formato estándar para intercambiar datos comerciales.

Las transacciones EDI son un tipo de comercio electrónico que las empresas usan para transacciones, como cuando una compañía quiere enviar electrónicamente una orden de compra a otra. Las transacciones EDI fueron diseñadas para ser independientes de las comunicaciones utilizadas por las empresas o la tecnología de software que genera los datos EDI.

Formatos EDI

EDI funciona en función de los estándares que determinan cómo se debe formatear cada mensaje.

Existen cuatro estándares EDI: Un/Edifact, que es el único estándar reconocido internacionalmente, utilizado principalmente fuera de América del Norte; ANSI ASC X12, utilizado en América del Norte, Tradacom, utilizado por las empresas minoristas británicas, y Odette, que es utilizado por fabricantes de automóviles europeos.

La implementación de EDI es importante para las empresas, ya que puede reducir significativamente el costo de enviar documentos.

Costos de EDI versus beneficios

Una orden de compra en papel requiere recursos para imprimir el documento, enviarlo por fax o publicarlo en el proveedor. EDI envía automáticamente el documento electrónico al proveedor, reduciendo así el costo de enviar el PO. Se han realizado estudios sobre los ahorros de costos de la implementación de EDI, incluido un informe del Grupo Aberdeen en 2008, que destacó que en los EE. UU. Costó $ 37.45 para producir y enviar un PO en papel, mientras que solo cuesta $ 23.83 para enviarlo usando EDI.

No todas las empresas usan EDI. Hay un costo para implementar y mantener la tecnología requerida para realizar EDI. Cada socio comercial con el que una empresa quiere usar EDI puede requerir recursos para configurar y esto puede ser costoso para empresas o empresas más pequeñas sin recursos técnicos.

Algunas compañías que profesan usar EDI pueden recibir pedidos electrónicamente pero no pueden cargar automáticamente esos pedidos en sus sistemas de ventas. Las órdenes EDI se imprimen y se ingresan manualmente en sus sistemas informáticos.

Esta situación es común donde las empresas tienen sistemas de orden de envejecimiento que no tienen la capacidad de aceptar o generar pedidos EDI.

Edi como funciona

Hay varias formas en que se transmiten los mensajes EDI entre los socios comerciales. El método más común era usar una red o una camioneta de valor agregado. Esto permitió a las empresas enviar una transmisión que luego fue revisada por la camioneta y luego enviada al destinatario correcto.

Más recientemente se está utilizando un nuevo método para la transmisión EDI. Esto se llama AS2, que representa la declaración de aplicabilidad 2, y fue defendido por Wal-Mart, quien requiere que todos sus proveedores usen este método. Usando AS2, los documentos EDI se transmiten a través de Internet y la seguridad del documento se logra mediante el cifrado y el uso de certificados digitales.

Hay docenas de documentos EDI que pueden ser implementados por una empresa y sus socios comerciales. Según el estándar ANSI ASC X12, los documentos EDI son parte de una serie, por ejemplo, como una serie de pedidos, una serie de almacenamiento o una serie financiera.

Además, una serie de series que se relacionan con industrias específicas como el gobierno, el seguro, la hipoteca y el automóvil.

Muchas compañías solo implementarán un pequeño número de documentos EDI con sus socios comerciales, comúnmente en la serie de pedidos, la serie de manejo de materiales y la serie de entrega.

Por ejemplo, una compañía que está implementando EDI entre ellos y una empresa de logística de terceros solo puede implementar cinco documentos EDI, como un EDI 940 para una orden de envío de almacén, EDI 943 para un asesoramiento de envío de transferencia de acciones de almacén, EDI 944 para una transferencia de acciones de almacén Asesoramiento de recibo, EDI 945 para un consejo de envío de almacén y EDI 947 para un consejo de ajuste de inventario de almacén.

Transacciones EDI utilizadas con frecuencia en la cadena de suministro

753 Solicitud de instrucciones de enrutamiento

754 Instrucciones de enrutamiento

816 Relaciones organizacionales

818 Informe de ventas de la Comisión

830 Programa de planificación con capacidad de liberación

832 CATÁLOGO DE PRECIO/VENTAS

840 Solicitud de cotización

841 Especificaciones/información técnica

842 Informe sin conformidad

843 Respuesta a la solicitud de cotización

845 Autorización de precios Reconocimiento/estado

846 Inventario Consulta/Asesoramiento

847 reclamo material

848 Hoja de datos de seguridad de material

850 Orden de compra

851 Horario de activos

852 Datos de actividad del producto

853 Ruting e Instrucción del operador

855 Reconocimiento de la orden de compra

856 Aviso/manifiesto del barco

857 Aviso de envío y facturación

860 Solicitud de cambio de orden de compra - Iniciado el comprador

861 Recibir certificado de asesoramiento/aceptación

862 Horario de envío

863 Informe de resultados de las pruebas

865 Cambio de orden de compra Reconocimiento/solicitud - Vendedor iniciado

866 Secuencia de producción

869 Consulta de estado de pedido

870 Informe de estado de pedido

873 Servicios de movimiento de productos básicos

874 Respuesta de servicios de movimiento de productos básicos

878 Autorización/desautorización del producto

879 Información de precios

882 Información de resumen de entrega de la tienda directa

885 Características de la cuenta minorista

888 Mantenimiento del artículo

889 Anuncio de promoción

890 Gestión de contratos y reembolso

893 Solicitud de información del artículo

895 Reconocimiento o ajuste de entrega/devolución

Pedido de envío de almacén 940

943 Asesoramiento de envío de transferencia de stock de almacén

944 Asesoramiento de recibo de transferencia de acciones de almacén

945 Consejo de envío de almacén

947 Consejo de ajuste de inventario de almacén de almacén