Guía de la lista de verificación de planificación de eventos

Cada planificador de eventos que vale la pena sabe que una lista de verificación de planificación de eventos es quizás la herramienta más valiosa para planificar un evento exitoso. Es la única herramienta de planificación de eventos que te tranquiliza cuando te despiertas en medio de la noche en un sudor de pánico convencido de que habías olvidado un detalle importante en la planificación de tu próximo evento. Con una lista de verificación de planificación de eventos integral a su lado, puede acercarse a su evento con confianza, sabiendo que no ha pasado por alto nada.

¿Qué pasa si se considera súper organizado y ya utiliza una lista de verificación al planificar un evento, pero ha encontrado situaciones en las que se dio cuenta (demasiado tarde) de que no tendió a algunos detalles importantes?. En dónde te equivocaste?

Cada evento requiere una lista de verificación de planificación de eventos diseñada con ese evento particular en mente y adaptado a las especificaciones de eventos individuales. Entonces, cada lista de verificación de planificación de eventos es diferente. Sin embargo, hay cinco elementos que debe tener en su lista de verificación de planificación de eventos, independientemente de si está planeando una pequeña fiesta de cumpleaños o una gran función corporativa. 

Firmar contratos de evento

Puede sonar obvio, pero asegúrese de firmar y recibir copias firmadas a cambio, todos los contratos que necesita para su evento. Esto incluye contratos de eventos con el cliente, el lugar, los proveedores, el hotel, el entretenimiento, etc. Un apretón de manos firme es una buena manera de hacer negocios, pero no la forma de asegurar la contratación de cualquier proveedor y no la forma de comprometerse a trabajar para un cliente. Obtenga todo por escrito y no haga ningún trabajo ni gaste un centavo en la planificación de su evento hasta que se haya firmado y entregado todos los documentos. Si usted es un planificador de eventos que necesita un contrato de evento para los servicios de su evento, haga clic aquí.

Confirmar la fecha y la hora

Estás hasta las rodillas en las etapas de planificación para este evento. ¿Cómo podría alguien equivocando la fecha?? Los proveedores a menudo tienen otros negocios entrando. Los clientes pueden aceptar una fecha y hora para el evento y luego simplemente olviden notificarle el cambio en los planes. Antes de comenzar a planificar su evento, verifique la fecha y la hora de inicio y finalización y obtenga estos por escrito, para que todos estén en la misma página.

Contratar ayuda adicional

No subestimes el valor de tener ayuda adicional el día de tu evento. Siempre hay algo que necesita atender, y la mayoría de los planificadores de eventos ya están demasiado ocupados dirigiendo el evento para dedicar su atención a las situaciones que surgen. Contratar ayuda adicional es un paso importante que con frecuencia se pasa por alto hasta que posiblemente sea demasiado tarde para contratar al mejor personal de eventos para el trabajo en cuestión. No se conformes con las sobras cuando se trata de contratación del personal del evento. Coloque este artículo en su lista de verificación de eventos y asegure el personal mejor capacitado con la experiencia que necesita que se ajuste a su presupuesto de eventos.

Realizar un recorrido por el sitio

Nada se compara con imaginar algo en su mente como experimentarlo de primera mano. Realizar un recorrido por el sitio del evento con su cliente y proveedores es un paso crítico en el proceso de planificación de eventos. Presenta la oportunidad de plantear preguntas, abordar las preocupaciones y llegar a un acuerdo sobre la configuración de la habitación, la decoración, la colocación del registro y el flujo general del evento. A menudo, incluso cuando creemos que nos estamos comunicando claramente, nuestra visión de algo está en marcado contraste con lo que alguien más está imaginando en función de nuestra descripción. Tome un recorrido del espacio físico durante las etapas de planificación, por lo que no hay sorpresas en el día del evento.

Incluir recordatorios para el seguimiento

En el mundo ideal, decirle a alguien una vez suficiente para asegurarse de que el trabajo se haga. Desafortunadamente, el mundo laboral real no funciona de esa manera o al menos no el negocio de la planificación de eventos. Con tantos detalles para administrar y múltiples jugadores involucrados en varias etapas del evento, es fácil para algo perderse. Entonces, cuando desarrolle su lista de verificación de planificación de eventos para mantenerlo organizado y a tiempo, asegúrese de incluir recordatorios para ciertos seguimientos. Por ejemplo, si habló con el proveedor sobre ideas de menú, también incluya un elemento en su lista de verificación de planificación de eventos que dice: "Haga un seguimiento con el proveedor en un menú propuesto" y "Programe degustación con el proveedor."En la planificación de eventos, no existe la confirmación de algo demasiadas veces.