Estrategias de señalización de eventos

Los planificadores de eventos comprenden el papel vital que juega una buena señalización para llevar a los asistentes a y desde la amplia gama de ofertas de conferencias. Dicho esto, planificar una estrategia de señalización de eventos efectiva rara vez es tan simple como crear un puñado de pantallas de espuma direccionales. Siempre que tenga cientos de personas que se congregan en un área desconocida, debe asumir que habrá excepciones incluso para los mejores embudos de tráfico. Discutamos 5 de las consideraciones más importantes para evaluar antes de resolver el presupuesto de su evento para los gastos de impresión.

Alinee los nombres de su habitación con la propiedad

En esta era moderna de reconocimiento de patrocinio, a menudo verá una sala de ruptura que lleva el nombre de un patrocinador participante. Tiene sentido, ya que es una excelente manera de destacar a los contribuyentes a la conferencia. Una cosa que no quieres hacer es anular los nombres de la habitación de tu lugar.

Por ejemplo, si el lugar ha definido su sala de sesión general como sala de banquetes 4, entonces debe incluir esta información sobre su señalización y programas. Después de este protocolo ayudará a todos, desde los gerentes hasta conserjes, los asistentes perdidos directamente hasta la ubicación correcta. De lo contrario, un alma perdida que busca la "sala de oro" creativamente llamada podría pasar a varias personas antes de obtener la información correcta.

Use velcro para agregar flexibilidad a su señalización

Es un truco simple que te ahorrará muchas molestias en el día del evento. Cree algunos signos de dirección general con flechas de velcro que pueda cambiar según sea necesario. Algunos patrones de tráfico son imposibles de predecir, y tener la flexibilidad de publicar una señalización direccional en un apuro puede salvarlo de la catástrofe.

En la misma línea, también puede capitalizar la funcionalidad de Velcro para reutilizar la señalización para futuros eventos. Por ejemplo, los letreros de estacionamiento y baño son los tipos de cosas que puede usar para prácticamente todos los eventos.

Asegúrese de que sus letreros se destacen del resto

Una queja común para los planificadores de eventos es la falta de señalización de eventos prevalentes proporcionados por hoteles y centros de conferencias. La forma más sencilla de superar esto es asumir la responsabilidad de todas las necesidades de señalización. Tiene sentido tomar el inventario de las opciones internas disponibles, pero no olvide que es posible que tenga que compartir algunos de estos recursos con otros eventos en el lugar del evento. Las señales de marca que se separan de la señalización del lugar sutil son mucho más distinguibles para sus invitados. Las personas tienden a caminar justo pasando la señalización de la casa, así que asegúrese de que su marca o logotipo se muestre claramente para llamar la atención.

Llegue a sus invitados a la puerta principal primero

No espere a que los asistentes ingresen a la propiedad antes de comenzar a dirigirlos. Las señales de entrada y estacionamiento son críticos para asegurarse de que los asistentes se estacionen y ingresen al edificio en el lugar correcto. Confía en mí; No querrá ser la persona que saluda a un solicitante de registro que acaba de caminar media milla porque se estacionó en el lado equivocado del edificio! Una buena estrategia de señalización comienza en primer lugar que un invitado aterrizará en los terrenos de la propiedad.

Nunca subestimes el poder de la interacción humana

No importa cuán llamativos te parezcan tus signos, nunca pueden reemplazar el valor de una cara amigable. Los saludadores, los acompañantes y los asistentes de estacionamiento siempre serán la mejor defensa contra los asistentes perdidos e irritados. La mayoría de los centros de conferencias ofrecen estos servicios a una tarifa por hora, o puede reclutar voluntarios dentro de su organización. Una tabla de registro estratégicamente colocada aliviará parte de la necesidad de personal, pero asegúrese de caminar por la propiedad del lugar e identificar ubicaciones donde sus invitados podrían perderse.

El mejor enfoque para desarrollar una buena estrategia de señalización de eventos es tirar todos sus supuestos por la ventana. Cada centro de hoteles y conferencias tiene cierto nivel de señalización de existencias, pero no debe confiar en él como la principal fuente de instrucciones para su conferencia. En un mundo donde la publicidad nos empuja desde todos los ángulos, la señalización efectiva de eventos debe destacarse y capturar la atención de sus asistentes. Esto puede ser tan simple como incluir el logotipo de su conferencia en todas las señales o incluso más asegurando, un miembro del personal designado para sonreír y responder preguntas a medida que llegan los invitados.