Formulario 5500 Una guía de archivo para empleadores

Cada plan de beneficios para empleados, incluidos los planes de bienestar y jubilación, debe informarse cada año a las agencias del gobierno federal para asegurarse de que el plan cumpla con la ley. El más importante de estos informes es el informe anual en el Formulario 5500. 

¿Qué es el Formulario 5500 y quién debe presentarlo?? 

El Formulario 5500, el formulario de informe anual para todos los planes de beneficios para empleados, es requerido por la Ley de Seguridad de Ingresos de Jubilación de Empleo (ERISA).

El formulario incluye la siguiente información sobre el año anterior:

• Cambios en el número de participantes y beneficiarios
• Actividades financieras
• Información de financiación e seguro

El formulario debe archivarse electrónicamente a través de la u.S. Departamento de Trabajo (DOL). El informe es presentado por un administrador del plan de beneficios, una persona o servicio responsable de la administración diaria). El informe también debe ser entregado a los participantes y beneficiarios del plan que lo solicitan, junto con otros documentos e informes del plan. 

Los planes de jubilación o beneficios de pensión deben presentarse a través del Formulario 5500, incluso si el IRS no los "califica". Esto incluye planes para compartir ganancias, planes de bonificación de acciones, planes de compra de dinero, planes 401 (k) y otros. Los planes de beneficios de bienestar también deben presentarse a través del Formulario 5500, que incluye seguro médico, dental y de vida, aprendizaje y capacitación, fondos de becas, salarios de indemnización, discapacidad y más.

Algunos tipos de planes de jubilación y bienestar están exentos de presentar el Formulario 5500. Consulte las páginas 3-4 de las instrucciones para el Formulario 5500 para estas excepciones.

Versiones del Formulario 5500

Hay dos versiones adicionales del Formulario 5500 para circunstancias especiales:  

• El Formulario 5500-SF es el rendimiento/informe anual de forma corta para los planes de beneficios de los empleados pequeños con menos de 100 participantes al comienzo del año del plan.
• El Formulario 5500-EZ es para planes de jubilación de un solo participante (propietario/socio y cónyuge de negocios) o para planes extranjeros.

Puede usar esta herramienta de selección de versión del Formulario 5500 del DOL para encontrar el formulario correcto para su situación.

Cuándo y cómo presento el formulario 5500? 

El Formulario 5500 debe presentarse antes del último día del séptimo mes calendario después del final del año del plan. Por ejemplo, si el año del plan de jubilación de su empresa finaliza el 31 de diciembre de 2021, debe presentar el Formulario 5500 antes del 31 de julio de 2022.

Los formularios 5500 y 5500-SF deben archivarse electrónicamente utilizando el sistema EFast2 de ERISA, que le brinda dos opciones:

1. El sistema ifile basado en la web de EFAST2
2. Un proveedor aprobado por EFAST2 (que puede cobrar una tarifa)

Antes de presentar, debe registrar una cuenta con el sistema EFast2. 

Si está presentando el Formulario 5500-EZ, también debe usar el sistema EFast2 con una excepción. Si, durante el año en curso, presenta menos de 250 devoluciones de cualquier tipo con el IRS, puede presentar el Formulario 5500-EZ en papel. Estas declaraciones incluyen formularios W-2, formularios 1099-R e ingresos, empleo y declaraciones de impuestos especiales.

A partir del 1 de enero de 2021, un plan de un solo participante o un plan extranjero pueden presentar el Formulario 5500-EZ utilizando electrónicamente el sistema EFast2 o en papel con el IRS con el IRS. Sin embargo, no puede hacer lo mismo con el Formulario 5500-SF. 

Solicitar una extensión para el Formulario 5500

Puede obtener una extensión única de hasta 2 ½ meses presentando el Formulario 5558 del IRS con el IRS. Si presenta la solicitud de extensión en el formulario adecuado, en o antes de la fecha de vencimiento, la solicitud se aprueba automáticamente.

Envíe la solicitud de extensión a:

El departamento del tesoro
Centro de Servicio de Impuestos Internos
Ogden, UT 84201-0045

Alternativamente, puede solicitar una extensión a través de uno de los servicios de entrega privados designados por el IRS.

¿Cómo completo el Formulario 5500?? 

Aquí están las partes del Formulario 5500. Toda la información es para un año de plan específico:

Parte I: Información de identificación del informe anual Incluye el tipo de plan.

Parte II: Información básica del plan Incluye:

• El nombre del plan 
• Información sobre el patrocinador del plan (generalmente un empleador) y el administrador del plan 
• El número de participantes, jubilados y beneficiarios al principio y fin de año
• Arreglos de financiación del plan
• Horarios incluidos con el formulario

Estos son algunos de los horarios principales para el Formulario 5500:

• Planificar una: Información del seguro, incluida la cobertura del contrato, las tarifas y las comisiones (proporcionadas por la compañía de seguros del plan)
• Anexo C: Información del proveedor de servicios para alguien que recibe solo una compensación indirecta elegible (no confunda este horario con el Anexo C para informes de impuestos de propietario único.)
• Anexo G: Transacciones financieras, incluidos préstamos o obligaciones de renta fija que están en incumplimiento o clasificadas como incobrables
• Anexo H: Información financiera, incluidos los activos y pasivos al comienzo y al final del año y un estado de cuenta de ingresos/gastos para el año, con algunas preguntas de cumplimiento y la opinión de un contador
• Programa I: Información financiera para planes pequeños, incluidos los resúmenes de los activos y pasivos del plan, los ingresos, los gastos y las transferencias para el año del plan, con una lista de preguntas de cumplimiento
• Anexo R: Información del plan de jubilación, incluida la información sobre distribuciones (pagos de beneficios), financiación y planes de pensiones de beneficios definidos por un empleador y múltiples empleadores y múltiples

Puede usar el software en línea gratuito de Ifile para completar el Formulario 5500 y luego firmar electrónicamente y enviarlo a través de EFast2. 

Preguntas frecuentes (preguntas frecuentes)

¿Qué pasa si necesito hacer un cambio después de presentar el formulario?? 

Puede refilar el formulario y marcar la casilla en la línea B en la Parte I después de recibir un aviso de que EFast2 recibió su envío. 

¿Qué pasa si pierdo una fecha límite de presentación?? 

ERISA penaliza los planes de informes incompletos, informes inexactos, no presenta a tiempo y no solicita una extensión. Por ejemplo, se impone una multa administrativa de hasta $ 2,233 para cada día que un administrador del plan falla o se niega a presentar un informe completo y preciso. 

Si no ha presentado su Formulario 5500 a tiempo, puede calificar para el programa de cumplimiento voluntario del Filer Dol del Dol (DFVCP). Esto permite que los archivadores tardíos paguen una multa calculada y realicen el pago electrónicamente, pero no está disponible para los planes de un solo participante.

¿Cuáles son los planes "calificados fiscales"?? 

Un plan "calificado fiscal" cumple con los requisitos del IRS que permiten al empleador deducir las contribuciones hechas al plan para los empleados. Los empleados que participan en un plan calificado (como un 401 (k), por ejemplo) pueden optar por aplazar el impuesto sobre las contribuciones de su plan a efectos fiscales. El IRS tiene requisitos específicos y complicados para la calificación.

 ¿Dónde puedo obtener más información y ayudar con este formulario?? 

El DOL e IRS tienen información más detallada sobre todos los informes de ERISA. Si ha contratado a un administrador del plan, deberían poder completar este formulario. Si lo está haciendo por su cuenta, obtenga ayuda de un proveedor de servicios de plan de beneficios.