Cómo las organizaciones benéficas corroboran las donaciones y sus divulgaciones requeridas

Las organizaciones sin fines de lucro caritativas, que se designan como 501 (c) (3) s por el IRS, deben cumplir con las reglas de dicha agencia a cambio de sus considerables ventajas fiscales. Entre esas reglas se encuentran las regulaciones sobre cómo verificar las donaciones a los donantes y las divulgaciones que deben proporcionar.

Aunque la Ley de recortes y empleos de impuestos (TCJA) aprobado en 2017 probablemente dio como resultado que muchos menos donantes utilizan la deducción de impuestos caritativos, las obligaciones de las organizaciones sin fines de lucro para corroborar adecuadamente las donaciones y proporcionar ciertas divulgaciones a los donantes no han cambiado.

El TCJA elevó el umbral para la deducción estándar, por lo que la mayoría de los donantes lo usarán en lugar de detallar sus deducciones.

Aunque el donante es responsable de garantizar que tenga la documentación adecuada para corroborar una donación, el IRS sugiere fuertemente que las organizaciones de caridad ayudan a los donantes al proporcionar los reconocimientos apropiados de manera oportuna.

Ya sea que los donantes finalmente reciban una deducción de impuestos por su donación o no, es importante que las organizaciones sin fines de lucro proporcionen las revelaciones adecuadas y las trate a todos por igual.

Estas son las reglas más relevantes que rigen este aspecto de su recaudación de fondos. 

Contribuciones de quid pro quo de más de $ 75

"Quid pro quo" significa un intercambio de bienes y servicios. El donante, en el caso de una organización sin fines de lucro, da algo y obtiene algo más a cambio. Por ejemplo, su donante puede darle $ 250 y luego recibir una cena en su gala anual. Pero la comida solo cuesta $ 150. El resto de los $ 250 se considerará una donación.

Es importante informar al donante cuánto se designó como donación y cuánto se recibió el pago por el artículo. Los donantes necesitan saber cuánto pueden deducir de sus impuestos sobre la renta si eligen detectar deducciones.

Si su organización recibe una contribución de más de $ 75, por ejemplo, y luego le da a los bienes o servicios de donantes a cambio (a veces llamado "prima de regalo"), debe proporcionar al donante una declaración de divulgación escrita que incluya lo siguiente:

• Una declaración que el donante puede deducir, a efectos fiscales, solo la diferencia entre el valor de la donación y el valor de cualquier prima de regalo recibida.
• Una estimación de buena fe del valor justo de mercado de la prima de regalo dada al donante a cambio de la donación. Puede usar cualquier método razonable para determinar el valor justo de mercado de la prima, siempre que lo haga de buena fe.

Ejemplo de declaración de divulgación

Su organización recibe $ 150 de un donante, y usted les proporciona dos boletos para una actuación musical por valor de $ 50. Su declaración de divulgación diría:

"Gracias por su generosa donación de $ 150. Tenga en cuenta que solo la parte de su contribución que excede el valor de cualquier donación que reciba es deducible de impuestos. El valor de mercado justo estimado de su regalo, dos entradas para conciertos, es de $ 50 en total."

Debe proporcionar la divulgación cuando solicite un donante o cuando el contribuyente realice el regalo.

En algunos casos, el regalo recibido podría ser de "beneficio insustancial" según lo definido por el IRS. Tal beneficio "token" debe cumplir con varios umbrales, como:

• El valor justo de mercado del beneficio es inferior al 2% de la donación o $ 106.00, lo que sea menor, o el pago es de al menos $ 53.
• Los elementos proporcionados (como un calendario, taza o póster) deben soportar el nombre o el logotipo de la organización.
• Y el costo de estos artículos está dentro del límite de "artículos de bajo costo", que cuesta $ 10.60.

Por ejemplo, puede proporcionar una taza de café o calendario con su logotipo por un regalo de $ 100 o más. El valor del regalo será de "beneficio insustancial."Asegúrese de consultar el sitio web del IRS para obtener información actualizada sobre esto, ya que la cifra puede cambiar en línea con la inflación.

Contribuciones de $ 250 o más

Los donantes que le dan a su organización $ 250 o más pueden deducir una contribución caritativa de esa cantidad solo si tienen un reconocimiento por escrito de su donación de su organización sin fines de lucro. Se espera que las organizaciones benéficas proporcionen una divulgación de estos regalos. Los reconocimientos pueden estar en papel o electrónicos.

Su declaración de divulgación debe contener:

• El nombre del donante
• El nombre de la organización y su dirección
• Una confirmación de que la organización es una organización registrada 501 (c) (3) y su número de identificación fiscal federal
• La fecha de la contribución
• La cantidad de contribución en efectivo
• Una descripción detallada (pero no el valor) de una contribución no monetaria
• Una declaración de que la organización no proporcionó bienes ni servicios a cambio de la contribución si ese fuera el caso
• Para las organizaciones religiosas, se proporcionó una declaración de que se proporcionaron "beneficios religiosos intangibles", pero que no tienen valor monetario para fines fiscales
• Una descripción y una estimación de buena fe del valor de los bienes o servicios, si corresponde, que una organización proporcionó a cambio de la contribución
• La firma de una persona autorizada o representante de la organización benéfica

Los reconocimientos escritos deben ser oportunos, llegando a los donantes cuando presenten sus declaraciones de impuestos para el año en que se realizó la donación. Una mejor práctica es que las organizaciones benéficas envíen reconocimientos inmediatamente después de que se realice la donación o no después del 31 de enero del año después de la donación.

¿Qué sucede si no sigue las reglas de sustanciación y divulgación??

Si no sigue las reglas de sustanciación y divulgación, puede perder la confianza de sus donantes. Necesitan la verificación de sus donaciones y revelaciones a efectos fiscales. Los recibos o las cartas de reconocimiento deben ser precisos e incluir toda la información necesaria.

Si a un donante se le niega una deducción de impuestos porque la organización benéfica no proporcionó una verificación adecuada, ese donante probablemente no regresará para apoyar a la organización benéfica y puede contarles a otros sobre los errores.

Además, las divulgaciones escritas son obligatorias para las contribuciones de quid pro quo de más de $ 75. Su organización benéfica podría enfrentar una multa de $ 10 por donación o hasta $ 5,000 por evento de recaudación de fondos o correo.

La justificación de donaciones y divulgaciones es relativamente compleja. Asegúrese de que su personal de desarrollo y su contador comprendan las reglas por completo. 

Preguntas frecuentes (preguntas frecuentes)

¿Cómo pueden los donantes corroborar sus donaciones al IRS cuando presentan sus impuestos??

Para donaciones de menos de $ 250, puede usar un cheque cancelado, un recibo de tarjeta de crédito, su registro bancario o un reconocimiento de la organización benéfica que establece la fecha y el monto de la contribución. Al donar a través de la deducción de la nómina, mantenga su trozo de pago que muestre las contribuciones que ha hecho.

Para donaciones de $ 250 o más, debe tener un reconocimiento por escrito de la organización benéfica. La declaración puede ser para cada donación de esa cantidad o un resumen que la organización benéfica proporciona al final del año. La declaración debe incluir el monto y la fecha de su donación y las palabras, "No se reciben bienes ni servicios."Tan pronto como reciba cada reconocimiento por escrito, colóquelo en un lugar seguro hasta que presente sus impuestos. No tiene que incluir la carta con su formulario de impuestos, pero debe producirla si se audita.

En buena medida, también mantenga el cheque cancelado, el recibo de su tarjeta de crédito o un extracto bancario que muestre fechas y montos.

Consulte la publicación 561 del IRS, determinando el valor de la propiedad donada, para obtener más detalles.

¿Pueden los voluntarios tomar una deducción de impuestos por su trabajo voluntario??

Las personas que se ofrecen como voluntarias para una organización benéfica calificada (501C3) pueden deducir ciertos gastos. Los gastos deben ser reembolsados, conectados directamente con el servicio prestado, incurrido solo por el servicio voluntario y no ser gastos personales, vivos o familiares.

Dichos gastos pueden ser gastos de viaje, como los viajes por transporte público o gas y mantenimiento de un automóvil. Algunos voluntarios también pueden deducir el costo de los viajes necesarios para fuera de la ciudad, como comidas y hoteles.

No puede deducir el costo del tiempo de uno o el valor de mercado de los servicios proporcionados.

Los voluntarios deben mantener buenos registros de kilometraje y gastos. Es posible que necesiten recibir una carta de la organización benéfica sobre su papel voluntario y la verificación de los viajes de larga distancia y su necesidad. Se puede requerir un reconocimiento de la organización benéfica para los gastos de viaje que exceden los $ 250.