¿Cuánto cuesta un típico sistema de implementación del sistema ERP??

Hay muchas razones por las que las empresas comienzan la búsqueda de un nuevo software de planificación de recursos empresariales (ERP).

ERP VS. QuickBooks y otro software de contabilidad 

Muchas compañías superan sus paquetes de software de contabilidad de nivel de entrada, como QuickBooks o Peachtree. Otros encuentran que su software existente no se integra con otros sistemas de software de terceros y crea la necesidad de hacer más trabajo. Cualquiera sea la razón, la primera pregunta que probablemente se haga al comprar un nuevo sistema ERP es "¿cuánto costará??"

Costos ocultos en el precio del software

El costo total de propiedad incluye una variedad de costos, no solo las tarifas de licencia de software. Un documento técnico de paneles ERP indica que hay cuatro costos para la implementación de ERP:

• Tarifas de licencia de software
• Cuotas de mantenimiento
• Hardware
• Servicios de implementación 

Sin embargo, otros especialistas en implementación sugieren que estos costos funcionan mucho más altos que los citados en el Whitepaper ERP. IQMS, que ha estado ofreciendo sistemas de software ERP desde 1989, citó numerosos otros costos ocultos en su experiencia de realizar implementaciones de ERP que los propietarios de negocios deberían considerar. Según IQMS, los costos totales de la propiedad ERP incluyen estos costos ocultos:

• Implementación
• Capacitación
• Desarrollo para la personalización
• Rediseño de procesos
• Mantenimiento
• Actualización
• Apoyo

IQMS recomienda que se asegure de que su proveedor de software incluya todos estos costos en su propuesta para usted y que tenga una estimación razonable de los costos totales si están "colocándolos sobre la mesa" para que vea.

Planificar en consecuencia para el costo de implementación

Los costos totales de implementación nunca se conocerán hasta que complete su proyecto porque la retrospectiva es 20/20. Sin embargo, dicho análisis retrospectivo le hará poco bien al evaluar su presupuesto que se prepara antes de completar la implementación de su nuevo sistema ERP. Si bien nunca puede saber con ninguna precisión lo que sus costos finales terminarán teniendo en cuenta, puede asegurarse de que su presupuesto sea al menos razonable.

No hay peores sentimientos en el mundo de los negocios que estar por encima del presupuesto, y muchos proyectos son superiores al presupuesto porque están subfuncionados. Así que asegúrese de hacer algunos cheques simples para ver que todos los costos están incluidos y que los costos presupuestados parecen razonables.

Esto plantea la pregunta de "¿Cuáles son los costos razonables??"El mejor consejo proviene de J. Carlton Collins, CPA, quien escribió que "la realidad es que el costo de implementar un sistema de software de contabilidad de mercado mediano a alta gama generalmente oscilará entre 1: 1 a 2: 1 en comparación con el costo del software."

Esta simple regla general puede guiarlo en sus costos totales. Los excesos de costos totales suelen ser mucho más altos que el de la planificación, la preparación y las pruebas adecuadas.

Debe esperar gastar del 20 por ciento al 25 por ciento de sus costos en esta fase de planificación y preparación, y Collins indica que solo el 10 por ciento de los costos se gastan en implementar realmente el software, mientras que la participación del león en los costos de implementación de ERP son los costos de capacitación.

¿Es ERP la mejor opción para su empresa??

La conclusión aquí es que debe considerar que sus costos totales de implementación de ERP incluyen todos los costos y que estas estimaciones de costos son razonables si desea obtener una imagen precisa de lo que gastará en su nuevo sistema.

También debe dedicar recursos adecuados a la planificación, la preparación, las pruebas y la capacitación porque si no gasta dinero en estas áreas, es probable que termine pagando más de lo previsto para la implementación de su sistema ERP.