Cómo los datos de respaldo de las empresas exitosas de respaldo

La copia de seguridad de datos es crucial para proteger la continuidad de su negocio. Si su única copia de seguridad está en una sola computadora de escritorio/computadora portátil o dispositivo móvil y se pierde o se roba, sus datos comerciales se han ido. Y tener copias en papel de datos comerciales no es una protección de datos adecuada; ¿Qué pasa si sus instalaciones comerciales se queman al suelo o experimentan inundaciones graves?? Una vez más, los datos que necesita llevar a cabo su negocio podrían estar irremediablemente perdidos.

Pérdida de datos

Parafraseando a Paul Simon, hay 50 formas de perder sus datos:

• Un bloqueo de disco duro de escritorio/computadora portátil o daños en su dispositivo móvil puede hacer que sus datos no sean no recuperables
• Se puede robar su computadora o teléfono: los robos comerciales son comunes y, según las estadísticas del FBI, el 97% de las computadoras portátiles/escritorios robadas nunca se recuperan
• Los datos pueden ser eliminados accidentalmente (o deliberadamente eliminados por un empleado descontento)
• Su computadora puede ser secuestrada por malware
• Sus cuentas de almacenamiento en línea pueden ser pirateadas
• Un ataque de ransomware podría hacer que sus archivos sean inaccesibles hasta que se pague una tarifa sustancial

Un régimen de copia de seguridad de datos es imprescindible

Para una protección de datos adecuada, debe establecer un sistema de respaldo de datos que siga estos tres pasos:

• Hacer una copia de seguridad de datos comerciales regularmente
• Crear copias de seguridad en medios confiables o en la nube
• Si el uso de medios para copias de seguridad, mantenga los dispositivos en una ubicación segura y fuera del sitio

La regla básica para la protección de datos comerciales es que si perder los datos interferirá con hacer negocios, respalde. Los programas de software de escritorio se pueden reinstalar si es necesario, pero la recuperación de los detalles de las transacciones o la correspondencia comercial es imposible si esos archivos se pierden o se dañan más allá de la reparación. 

Archivo de datos vs copia de seguridad de datos

Las copias de seguridad son imágenes de datos a corto plazo normalmente periódicas para fines de recuperación ante desastres. El archivo, mientras tanto, generalmente se refiere al almacenamiento a largo plazo de datos que ya no están en uso regular pero que se pueden restaurar si es necesario (por ejemplo, un proyecto o datos terminados de un antiguo cliente).

Copia de seguridad de datos comerciales críticos

Hay dos pasos para una copia de seguridad de datos exitosa;

• Identificar los datos críticos que deben ser respaldados
• Implementación de copias de seguridad de los datos en un horario regular

Lo que debe estar en una copia de seguridad de datos? Todos los archivos que ha creado y/o modificado deben estar respaldados regularmente. Para muchas empresas, esto incluye todo, desde archivos contables hasta correo electrónico.

Cada vez hay más aplicaciones comerciales disponibles a través de la nube. Sin embargo, si está utilizando aplicaciones de escritorio (no traficantes), se pueden reinstalar desde los medios o descargar, por lo que no es necesario que se respalde.

Almacenamiento en la nube

El uso de servicios de copia de seguridad en línea facilita la copia de seguridad de sus datos, que es solo una de las razones por las que la computación en la nube es ideal para pequeñas empresas. Pero los servicios en la nube aún pueden ser vulnerables a la pérdida de datos a través de piratería o sabotaje de los empleados (considere el caso reciente del Colegio de Educación Americano de la Americana de Indianápolis que, después de despedir, un empleado de tecnología de la información descubrió que antes de irse había cambiado las contraseñas administrativas a en línea cuentas, evitando que la universidad acceda a sus datos). No es una mala idea tomar copias de seguridad locales ocasionales de datos en la nube.

Copias de seguridad de datos locales

Si guarda sus datos localmente (e.gramo. No está utilizando el almacenamiento en la nube) puede simplificar sus copias de seguridad manteniendo todos los archivos que deberán archivarse en una sola unidad en su computadora. Por ejemplo, suponga que necesita hacer una copia de seguridad de los archivos contables, documentos de procesamiento de palabras, hojas de cálculo, fotos y correo electrónico.

Poner la contabilidad, Microsoft Office (incluida Outlook) y Paintshop Pro, todo en una unidad separada o en una carpeta separada, hace que sea más fácil archivar todos los archivos que ha creado o modificado utilizando esos programas. Todo lo que tienes que hacer es hacer una copia de seguridad de la unidad o la carpeta. Una vez que haya seleccionado los datos críticos para archivarse, es una cuestión simple instalar y usar un programa de software de respaldo para archivar sus datos comerciales en un horario regular.

Se recomienda hacer una copia de seguridad de sus datos nocturnos. Hay muchos programas de software de respaldo disponibles que le permiten establecer un horario que realice una copia de seguridad de sus datos automáticamente. El software de copia de seguridad que también zips y cifra de archivos guarda espacio en disco y aumenta la seguridad de los datos.

Solo mantenga sus copias de seguridad de datos en el sitio si se almacenan en una caja fuerte indestructible a prueba de fuego. Invertir en una unidad de cinta o un disco duro externo y adherirse meticulosamente a un programa de respaldo de datos regular no ayudará si todas sus copias de copia de seguridad de sus datos están en un solo lugar y ese lugar se ve afectado por un desastre. Para estar realmente seguro, sus copias de seguridad deben almacenarse fuera del sitio. (La copia de seguridad de la nube no elimina totalmente esta preocupación, pero ciertamente es mejor que muchas ubicaciones físicas.)

Algunas empresas mantienen sus copias de seguridad de datos en cajas de seguridad en Banks. La tarifa para un cuadro de seguridad es deducible de impuestos si necesita un incentivo adicional. Otros propietarios de pequeñas empresas mantienen múltiples copias de respaldo de datos de sus registros en las casas de diferentes amigos o familiares. Realmente no importa dónde elija mantenerlos, siempre que el sitio que elija para la copia de seguridad de datos fuera del sitio sea segura y tiene acceso regular a ella.

Servicios de copia de seguridad en línea

Para obtener seguridad definitiva, asegúrese de usar contraseñas seguras, cambiarlas regularmente y asegúrese de que los archivos de copia de seguridad estén encriptados (dado que el almacenamiento en la nube es compartido, los proveedores de la nube normalmente cifran los datos del usuario) en cifrado).

Unidades USB (pulgar)

Los palos USB aumentan constantemente en capacidad y son ideales para copias de seguridad de datos rápidos. Si bien no tienen la capacidad de discos duros externos, tienen velocidades de transferencia de datos rápidas y son altamente portátiles. Puede hacer una copia de seguridad de los datos de una unidad USB y llevarlos fuera del sitio. Como no tienen partes móviles, las unidades USB son muy confiables.

Discos duros externos

Para las pequeñas empresas, la compra y el uso de un disco duro externo para copias de seguridad de datos es el método recomendado. Los discos duros externos son económicos en comparación con los sistemas de transmisión de cintas. También son fáciles de usar; Simplemente conecte el disco duro al puerto USB de su computadora. La mayoría de los discos duros externos vienen con software de respaldo.

Almacenamiento de la Red de Área Local (LAN)

Si tiene una red de área local (LAN), también puede hacer una copia de seguridad de los archivos a otra computadora o servidor. Sin embargo, si la máquina de respaldo reside en la misma ubicación, puede ser vulnerable al robo o dañada por incendio o inundación. Para evitar el robo, se puede instalar un servidor en una jaula, gabinete o armario bloqueados.

Almacenamiento de cinta

Si tiene grandes cantidades de datos para hacer una copia de seguridad (o desea hacer y retener archivos de datos completos regulares para el almacenamiento a largo plazo) Las copias de seguridad de la cinta son la mejor opción. Son altamente confiables y pueden almacenar grandes cantidades de datos.

Respaldarlo o arriesgarse a perderlo

No corra el riesgo de perder sus datos comerciales. La mejor defensa contra tal desastre es la protección de datos adecuada. Al crear un sistema de respaldo que incluya archivar y respaldar los datos de su negocio regularmente y adecuadamente, se asegurará de que su negocio pueda resistir cualquier tormenta que enfrente y continuar. Recuerde: nunca puede tener demasiadas copias de seguridad de datos!