Cómo responder una solicitud de propuesta (RFP) de manera efectiva

Responder una solicitud de propuesta (RFP) es similar a la presentación de una propuesta comercial en el sentido de que el objetivo es convencer al cliente potencial de que su empresa es la correcta para resolver su problema particular. Una respuesta efectiva a una RFP requiere una redacción precisa y conocimiento y experiencia demostrados manejando el tema en cuestión. Las solicitudes de propuestas generalmente son evaluadas por un grupo de directores o miembros de la junta del comité con suficiente experiencia para confirmar o rechazar rápidamente las credenciales de las empresas que compiten por el proyecto específico. Al responder a una RFP, desea concentrarse en su comprensión de las necesidades del cliente mientras destaca la capacidad de su empresa para satisfacer esas necesidades.

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Comprender qué servicios se requieren

Debe comprender y responder las preocupaciones y la expectativa de su cliente por completo. Recuerde que no puede responder de la misma manera por cada RFP que reciba. Asegúrese de enfatizar lo que el cliente quiere y cómo puede ofrecerlo al cliente.

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Identificar el problema y la solución

Se emite una solicitud de propuesta cuando se ha producido un problema o un problema o desafío está por delante. En su respuesta a una RFP, debe describir las habilidades, recursos y metodologías que utilizará para resolver o enfrentar el problema. La mayoría de las agencias que emiten una solicitud de propuesta tienen requisitos específicos que deben cumplirse. Asegúrese de presentar un plan claro y conciso para cumplir con esos requisitos.

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Considere el alcance del proyecto

Comprender el alcance del proyecto le permitirá preparar el mejor equipo, recursos y plazos necesarios para lidiar con el problema. Teniendo el alcance siempre en mente, su respuesta puede ofrecer ideas y describir la logística para resolver el problema, así como ofrecer ejemplos y descripciones de cómo su empresa ha superado desafíos similares en proyectos pasados ​​o, si corresponde, en los proyectos actuales.

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Ser realista

No cree escenarios idealistas con soluciones y metodologías improbables. En cambio, proponga soluciones reales que involucren a miembros del equipo reales. Debe incluir un cronograma y las expectativas sobre cuándo comenzará y concluirá el proyecto. Si corresponde, su respuesta puede incluir ideas para soluciones temporales mientras tanto.

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Ofrecer múltiples opciones

Siempre que sea posible, trate de presentar formas alternativas de resolver el problema. Sugerir múltiples opciones transmite al cliente que puede tratar con condiciones inesperadas que pueden surgir del problema.

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Enfrentar la competencia

No piense que usted es el único que responde a la propuesta. Además de complacer al cliente, también debe prevalecer sobre la competencia. Presente ideas reales de los beneficios de seleccionarlo contra los de las otras empresas. Destaca tus fortalezas e intenta minimizar tus debilidades. Y recuerda: se trata de ti; No hables directamente de tus competidores.

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Proporcionar valor agregado

Presente al cliente alternativas más amplias que complementarán la cuestión específica de la RFP. Sugerir otras cosas y acciones que representarán ahorros adicionales al cliente. Por ejemplo, enumere las opciones de ingeniería de valor que puede usar o describir formas de ahorrar dinero mientras logra el objetivo general establecido en la RFP.

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Presenta tu equipo

Identificar personas clave que tienen experiencia trabajando en proyectos similares a la meta de RFP. Siempre que sea posible, incluya miembros del equipo con actividades extracurriculares relevantes, capacitación y otras experiencias de aprendizaje. Presente una tabla de organización sobre los recursos, la cantidad de tiempo dedicada al proyecto, cuando el equipo participará y cuando los recursos se retiren del proyecto.

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Discuta un marco de tiempo

Presente un marco de tiempo y contine los horarios específicos de cómo se resolverá el problema o cuánto tiempo durará el proceso de implementación. Un programa de proyecto P6 o MS demostrará su comprensión del proyecto. Si está cargado de recursos, aún mejor.

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Provee referencias

Identificar agencias similares con problemas similares en los que ha trabajado y los problemas y soluciones específicos y los problemas que ha abordado. Describa los jugadores clave, el tamaño del proyecto, los horarios, los costos y los problemas abordados en cada caso.