Cómo cerrar la oficina para las vacaciones

Preparar su oficina antes de cerrar las vacaciones requiere una preparación cuidadosa. La mensajería adecuada asegurará que sus clientes, proveedores y empleados puedan planificar alrededor del cierre, y eso significa que no tendrá que lidiar con muchas quejas enojadas antes y después del descanso. Eso debería ser unas vacaciones sin preocupaciones y un descanso bien merecido. 

Aquí hay una simple lista de verificación de pasos, desde el establecimiento de mensajes de las vacaciones hasta el reverso hasta el reinicio de los termostatos, que hará que sus vacaciones cierren suaves y rentables. 

Notificar a los empleados, clientes y proveedores

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Asegúrese de notificar a las partes interesadas en su empresa al menos dos o cuatro semanas de anticipación. Los empleados pueden ser notificados y recordados a través de sistemas de calendario en el consultorio, notificaciones por correo electrónico, letreros y publicaciones en la oficina, e insertos en sus cheques de pago. Y no olvides esos recordatorios de seguimiento; No todos los mensajes lo hacen por primera vez.

Puede notificar a los clientes a través de su sitio web y el mensaje asistente automatizado en su sistema telefónico.

Notifique a los proveedores (especialmente aquellos con horarios de entrega recurrentes) por correo electrónico, teléfono o correo postal regular. 

Notificar al personal o los servicios de seguridad

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Notifique a su personal de seguridad o servicio de seguridad sobre sus próximas fechas de cierre. Asegúrese de que sus proveedores de seguridad tengan una lista actualizada de contactos de emergencia que contenga la información de contacto, incluidos los números de teléfono, para usted y sus empleados clave. Deben saber a quién contactar en caso de un problema de seguridad, incluso cuando la oficina está cerrada por negocios y quién está autorizado para estar en el edificio durante el cierre.

Cambiar saludo automatizado de asistente

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Una o dos semanas antes del cierre, registre un saludo automatizado de asistente en su sistema telefónico que explica que la oficina estará cerrada por un período prolongado. Incluya la fecha en que cierre y cuando espere reabrir. Justo antes de irse, registre un segundo saludo automatizado que enfatice cuándo regresará y, cuando sea apropiado, a quién las llamadas deben dirigir cualquier consulta en su ausencia.

Si proporciona servicios de emergencia, como calefacción y enfriamiento, fontanería u otros servicios esenciales al cliente, asegúrese de decirle a sus personas que llaman cómo llegar a su servicio de respuesta o su teléfono celular en caso de emergencia.

Notifique su servicio de respuesta

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Notifique a su servicio de respuesta de las fechas que la oficina estará cerrada y actualice su lista de contactos con los números de teléfono de los empleados que estarán de guardia. Asegúrese de que sepan con quién contactar en situaciones específicas; No desea que los gerentes de nivel superior se hayan alertado en caso de un problema de entrega, por ejemplo.

Cambiar saludos de correo de voz

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Si su sistema telefónico permite a los empleados recibir llamadas externas en sus escritorios, les indique que graben un mensaje de "Cerrado para las vacaciones" o un saludo de correo de voz "fuera de la oficina" que le da detalles esenciales de las personas que llaman sobre el cierre. Los empleados deben informar a las personas que llaman cuándo regresarán a la oficina y qué hacer si necesitan asistencia inmediata mientras la oficina está cerrada. En la mayoría de los casos, no desea que los empleados dan información de contacto personal. 

Reducir termostatos, apagar el equipo de la oficina

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Ahorre energía y dinero estableciendo o reprogramando los termostatos de su oficina durante el cierre. Se sorprenderá de los ahorros de costos que puede acumular, y puede ser una buena oportunidad de relaciones públicas; Demuestre que su empresa está comprometida a preservar recursos.

También puede ahorrar energía y dinero apagando todos los equipos de oficina no esenciales, incluidas lámparas de escritorio, copiadoras, impresoras y computadoras.

Servidores de respaldo

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Si tiene computadoras y servidores, asegúrese de que el ciclo de copia de seguridad se ejecute adecuadamente antes y después del cierre. Reduzca su exposición a un desastre programando su copia de seguridad fuera del sitio para una recolección temprana. Es un área donde desea tener instrucciones claras para quién contactar en caso de un problema, así que asegúrese de que su servicio de respuesta esté correctamente informado.

No apagar

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Hay algunos equipos de oficina que no debe cerrar, incluyendo:

• Máquinas de fax
• Sistema telefónico
• Servidores y sistemas de respaldo
• Unidades de refrigeración
• Sistemas de seguridad