Cómo crear un manual de políticas y procedimientos de un empleado

Incluso si su negocio tiene solo un empleado, necesita un manual de empleados que incluya todas sus políticas, procedimientos y beneficios. Las políticas aseguran que está tratando a todos los empleados de manera equitativa y de manera justa, mientras que los procedimientos son los "cómo" que lo ayudan a ejecutar operaciones sin problemas.

Recopilar todo en un manual y requerir que sus empleados lo lean puede hacer que su vida sea más fácil y que sus empleados sean más claros, contenido y asegurado.

Asegúrese de tener un abogado que sea un experto en el campo de la ley de empleo que lo ayude con su manual para asegurarse de que no haya nada que pueda causarle problemas. Pagar a un abogado para proporcionar esta revisión podría evitar que se incluya algo que un lector podría malinterpretarse.

Creación de un manual de empleados

Su manual debe tener varias secciones, incluidas:

• Introducción
• Políticas
• Beneficios
• Procedimientos

Introducción

La introducción al manual de su empleado debe contener más que unas pocas palabras sobre su empresa. Permite a sus empleados comprender la importancia del manual e incluye un área para que firmen para reconocer que han leído el manual. Es posible que desee incluir:

• La historia de su negocio
• Su declaración de propósito o declaración de misión
• Una carta de bienvenida
• Declaraciones de la Compañía, incluida una declaración de empleo a voluntad, igualdad de oportunidades de empleo, no solicitación y política contra el acoso en el lugar de trabajo

Incluir un documento de firma de empleados separado del manual. Asegúrese de que cada empleado firme el documento que indique que ha leído y comprende el manual. Incluir el reconocimiento en el archivo de personal de cada empleado.

No intente escribir estas declaraciones usted mismo, copiarlas desde Internet o usar un formulario legal gratuito. Haga que su abogado escriba estas declaraciones y el documento de firma de los empleados para asegurarse de que cumplan con todas las leyes estatales y federales.

Políticas de empleados

La primera sección importante de su manual de empleados contiene políticas de empleados. Estas políticas brindan información a los empleados sobre sus expectativas sobre ellos.

Asistencia y puntualidad

Incluya una sección que indique que se espera que los empleados trabajen todos los días y a tiempo. Definir el absentismo "excesivo" y la tardanza "habitual".

Descansos, horarios de almuerzo, salón de personal

¿Pueden los empleados tomar descansos en cualquier momento, o hay tiempos de descanso específicos?? Qué pasa con el almuerzo? Describa los protocolos para descansar y el uso de la sala de personal.

Software y documentos de computadora

Hacer que los empleados sean conscientes de las leyes de derechos de autor relacionadas con documentos. Qué documentos pueden no ser copiados? ¿Qué software se puede copiar?? ¿Dónde están las licencias de software y qué dicen??

Confidencialidad

Indique las políticas relacionadas con los asuntos comerciales y los secretos comerciales de su empresa.

Regalos

Los empleados no deben tomar regalos de los clientes, excepto los tokens muy pequeños.

Disciplina y terminación

Describa los procedimientos para la disciplina, incluidas las advertencias, tanto escritas como verbales. Incluya un proceso de apelaciones, incluso para una pequeña oficina, por lo que los empleados sienten que tienen un lugar al que recurrir. Describa circunstancias bajo las cuales se puede terminar el empleo. Cuánto aviso se da? ¿Cómo se paga las vacaciones acumuladas??

Drogas y consumo de alcohol; Política de fumar

Afirmar que el uso de drogas o alcohol en las instalaciones de la empresa es causa de despido inmediato. ¿Permites fumar en las instalaciones de la compañía?? si es así, donde?

Evaluaciones

Dígale a los empleados cómo y cuándo realiza revisiones de desempeño.

Estado del empleado: tiempo completo, a tiempo parcial

Describa las horas semanales requeridas para el empleo a tiempo completo (32? 35? 40?). ¿Los empleados a tiempo completo tienen beneficios (como el seguro de salud) que los trabajadores a tiempo parcial no? ¿Los trabajadores a tiempo parcial reciben vacaciones pagas??

Código de vestimenta de la oficina/instalación

Es posible que desee incluir una declaración general sobre la adhesión a las políticas de vestir, ya sea un negocio casual o más formal. Y si los empleados deben usar uniformes específicos, quién paga por estos? Quien paga por la limpieza?

Orientación y capacitación de nuevos empleados

Describa el programa de capacitación y orientación en el trabajo de su empresa. ¿Se paga el tiempo de orientación??

Períodos de pago/hojas de tiempo/cheques de pago/tiempo extra

¿Con qué frecuencia se les paga a los empleados?? (Los períodos de pago pueden ser diferentes para los empleados asalariados y por hora.) Enfatizar que las hojas de tiempo/tarjetas de tiempo deben ser mantenidas por todos los empleados; ¿Cuándo deben entregarlos?? Indique cuando los empleados son elegibles para horas extras.

Estacionamiento para empleados

Describa su estacionamiento y cualquier restricción sobre su uso. ¿Los empleados necesitan una tarjeta de estacionamiento para ingresar a los lotes?? ¿Cómo se monitorean los lotes??

Llamadas telefónicas personales, uso de redes sociales y visitantes

Describa sus políticas en los visitantes y sobre el uso de las redes sociales y hacer llamadas telefónicas personales a la hora de la empresa.

Período de prueba

Es una buena idea incluir un período de tiempo, generalmente no más de 90 días, durante el cual se evalúa a un nuevo empleado y el empleo es "temporal" o "a voluntad."Puede ajustar el pago después de este período de prueba para proporcionar un incentivo a un nuevo empleado.

Renuncia

Puede riñonalEquest que un empleado que desea renunciar para darle al menos dos semanas de aviso.

Días meteorológicos

Describa cómo y cuándo notificará a los empleados si el negocio está cerrado por mal tiempo. Incluya una declaración sobre cómo tratará el tiempo libre de los empleados para el clima cuando el negocio permanezca abierto.

Beneficios para empleados

Tiempo libre pagado (vacaciones, tiempo personal, días de enfermedad)

No existe una ley federal que requiera que le pague a un empleado por tiempo libre, incluidas vacaciones, tiempo personal o tiempo de enfermedad, pero algunos estados tienen requisitos para dar tiempo libre a los empleados. Hay varias formas de decidir cómo manejar estos problemas de tiempo libre. Hable con un especialista en recursos humanos o su abogado.

Vacaciones

Ninguna ley federal requiere salario de vacaciones; Si su negocio está cerrado por unas vacaciones, no necesita pagar por este tiempo. ¿Qué vacaciones pagas proporcionas?? Lista de vacaciones específicas para cada año. Puede decidir cambiar las vacaciones de año en año, pero por lo general, deberá mantener el mismo número. Si requiere que los empleados trabajen el día anterior y el día después de unas vacaciones para recibir el pago de vacaciones? No necesita pagar a los empleados a tiempo parcial por vacaciones, incluso si los empleados a tiempo completo los reciben.

Servicio de jurado

La Ley de Normas Laborales Justas no requiere el pago por tiempo libre, incluido el deber del jurado. Algunos estados requieren que los empleadores paguen a los empleados a los que se les pide que sirvan en jurados.

Permisos de ausencia

Aunque no tiene que proporcionar licencia pagada bajo las disposiciones de la Ley de Licencia Médica Familiar. Pero algunas hojas están protegidas por FMLA si están para fines específicos.

Licencia militar

¿Cómo lidiará con los empleados que están llamados al servicio activo?? Consulte este artículo sobre la Ley de Derechos de Empleo y Reemploz de Servicios Uniformes (USERRA) y hable con su abogado sobre los requisitos del empleador.

Períodos de espera

¿Deben los empleados esperar cierta vez para recibir beneficios?? ¿Pueden los empleados de libertad condicional comenzar a acumular (acumular) beneficios??

Procedimientos de empleados

En esta sección, enumere todos los procedimientos comunes en los que participan los empleados, que incluyen:

• Financiero y contabilidad
• Procesamiento de nómina
• Administrativo
• Ventas
• Marketing y publicidad
• Inventario, envío y compras

Dos pasos finales

Vuelva a consultar con su equipo legal para asegurarse de que todo sea correcto y que cumpla con todas las leyes estatales y federales.

Luego, imprima copias de su manual y distribuyas a todos los empleados. Asegúrese de obtener una firma de todos afirmando que han leído y entienden todo. Mantenga esas firmas en el archivo.