Cómo pronosticar un presupuesto de beneficios para empleados

Los empleadores pueden encontrar fácil presupuestrar formas fijas de compensación de empleados, como salarios de los empleados. Pero es más difícil poner un número en beneficios no salariales, como seguro de salud, licencia pagada y planes de jubilación.

Calcule los costos estimados de los beneficios de los empleados para el próximo año con estos consejos.

Por qué es importante pronosticar un presupuesto no salario

Hay algunas razones por las cuales los empleadores deben determinar un presupuesto de beneficios para los empleados antes de cada nuevo año de plan:

Mantenerse con el presupuesto y evitar lapsos de cobertura

Conocer el costo estimado de los beneficios para un empleado es vital para cualquier organización porque ayuda a asegurar los presupuestos de beneficios de recursos humanos y garantizar que las empresas tengan suficiente dinero en el banco para pagar los beneficios y mantener la cobertura activa de los planes en los que confían sus empleados.

Cuanto más profundo sea el pronóstico, mejor preparado será una empresa y menos sorpresas financieras enfrentará.

Cumplir con las leyes de atención médica

Según la provisión de responsabilidad compartida del empleador de la Ley de Cuidado de Salud a Bajo Precio (ACA), los empleadores clasificados como empleadores grandes aplicables (ALES) deben proporcionar a los empleados de tiempo completo (y sus dependientes) cobertura de seguro de salud que:

• Es asequible
• Proporciona "valor mínimo" (un estándar mínimo aceptable para servicios médicos)

De lo contrario, deben pagar un pago de responsabilidad compartida del empleador al IRS. 

Avanzar el costo estimado de los beneficios para un empleado permite a los empleadores evaluar si su plan de seguro propuesto cumple con los requisitos de ACA. Si no es así o optan por no ofrecer un plan, esto ayuda a los empleadores a dejar de lado el dinero para pagar cualquier penalización incurrida.

Evaluar y fortalecer los beneficios actuales

Estimación de los costos de los beneficios de los empleados cada año ayuda a las empresas a determinar qué hay en su paquete de beneficios, si es competitivo y si satisface las necesidades de su fuerza laboral.

Si una empresa determina que su paquete no es lo suficientemente robusto, puede reemplazarlo con otros planes que se adaptan al presupuesto de beneficios.

Determinar la clasificación de empleados a tiempo completo

Uno de los primeros pasos que debe tomar una empresa cuando pronostican un presupuesto de beneficios para el próximo año del plan es determinar cuántas personas emplea a tiempo completo. Esto ayuda a la empresa a determinar aspectos importantes de sus ofertas de beneficios y posibles pasivos fiscales.

¿Es una cerveza debajo de la ACA??

Si una empresa determina que tiene suficientes empleados a tiempo completo para ser considerados un gran empleador aplicable (ALE), sabrá que está sujeto a las disposiciones de responsabilidad compartida del empleador si no proporciona una cobertura de seguro de salud adecuada a su tiempo completo. empleados.

En general, las ceras son empleadores que tenían al menos 50 empleados a tiempo completo en promedio durante el año anterior.

Cuántos empleados necesitan seguro

La ACA requiere que ALE ofrezca una cobertura de seguro adecuada a los empleados a tiempo completo para evitar pagar uno de los dos posibles pagos de responsabilidad compartida.

En general, el IRS define a un empleado a tiempo completo como alguien que trabaja al menos 30 horas por semana o 130 horas por mes.

Las cervezas que desean evitar hacer que los pagos de responsabilidad compartida del empleador deben proporcionar una cobertura esencial mínima al 95% o más de sus empleados a tiempo completo (y dependientes). Además, ningún empleado a tiempo completo debería haber recibido un crédito fiscal de prima al comprar un seguro a través del mercado de seguros de salud.

Se puede obtener una multa al Servicio de Impuestos Internos (IRS) si no se cumple ninguno de estos Términos.

Sanciones bajo la ACA

Los pagos de responsabilidad compartida del empleador se calculan sobre la base de cuántos empleados tiene una empresa. Conocer la cantidad de empleados a tiempo completo puede ayudar a las empresas a predecir el pago que deben al IRS. El IRS generalmente notificará a una empresa si se debe un pago.

Una vez que una empresa sabe cuántos empleados a tiempo completo tiene, puede comenzar a analizar su gasto en beneficios.

Calcule el costo promedio de los beneficios de los empleados

Al organizar un presupuesto de beneficios, tenga en cuenta los beneficios obligatorios y opcionales. Entre las dos categorías de beneficios, los costos del empleador promediaron $ 12.18 por hora que un empleado trabajaba y representaba 31.2% de la compensación total de los empleados, según u.S. Datos de la Oficina de Estadísticas Laborales (BLS).

Sin embargo, es útil hacer referencia a los costos promedio del empleador por ventajas en estas dos categorías como punto de partida para un presupuesto de beneficios.

Costo estimado de beneficios obligatorios para un empleado

Los beneficios obligatorios son aquellos que los empleadores generalmente deben proporcionar a los empleados bajo la ley federal o estatal, incluida:

• Impuesto sobre fica:Esto incluye la contribución del empleador del Seguro Social y el impuesto de Medicare.
• Seguro de desempleo:Los empleadores generalmente deben contribuir al seguro de desempleo federal y estatal.
• Compensación de trabajadores: La mayoría de las empresas tienen que pagar en este tipo de seguro que ayude a los trabajadores que se enferman o se lesionan en el trabajo.

Según los datos de BLS, el gasto medio de los empleadores es de $ 2.26 Por cada hora, un empleado trabajó para estos beneficios legalmente requeridos que abarcan empresas en todo el sector privado y los gobiernos estatales y locales. Esto representa casi 8.4% de los costos totales de compensación de empleados.

Pronosticar el presupuesto de beneficios opcionales

Los beneficios opcionales son las ventajas que un empleador no está legalmente obligado a proporcionar a sus empleados, incluidos:

• Seguro: El seguro de salud constituye la mayor parte de los costos de seguro, pero el seguro de vida y la discapacidad a corto y largo plazo también son beneficios comunes de los empleados.
• Vacaciones pagadas: Vacaciones pagadas, vacaciones legales, licencia por enfermedad y tiempo personal en esta categoría.
• Jubilación y ahorro: Esto incluye planes de beneficios definidos como los planes 401 (k) y las contribuciones asociadas del empleador.
• Salario suplementario: Esto incluye pago de horas extras, diferenciales de turno y bonos.

Los empleadores gastan aproximadamente $ 5.71 por hora un empleado trabajó para estos beneficios opcionales, según datos de BLS. Esta cifra asciende a aproximadamente el 21% de la compensación total de los empleados.

Impuesto

Otro gasto a tener en cuenta es el impuesto de Cadillac, un impuesto sobre los planes de atención médica de alto valor que podrían entrar en vigencia en 2022. Los proveedores de cobertura tendrían que pagar un impuesto especial de hasta un 40% sobre el valor de los beneficios del seguro de salud que excede los $ 11,200 para los planes solo y $ 30,150 para los planes completos de cobertura familiar.

Determinar costos de beneficios versus costos de sanciones

Las empresas pueden determinar si costará más proporcionar a los empleados beneficios o pagar las sanciones incurridas al violar el empleador las disposiciones de responsabilidad compartida de la ACA.

Hay dos tipos de sanciones de responsabilidad compartida del empleador bajo la ACA:

• Cobertura esencial mínima: Las empresas generalmente deben este pago si no proporcionan una cobertura esencial mínima al 95% o más de los empleados (y dependientes) a tiempo completo y si uno o más empleados a tiempo completo obtienen el crédito fiscal de prima al comprar un seguro a través del mercado. El pago asciende anualmente a $ 2,000 por empleados a tiempo completo, excluyendo los primeros 30 empleados a tiempo completo.
• Cobertura esencial mínima asequible con un valor mínimo: Las empresas que ofrecen cobertura esencial mínima a los empleados generalmente aún deben este tipo de pago por cada empleado a tiempo completo que obtenga un crédito fiscal premium al comprar un seguro de mercado. El pago anual es de $ 3,000 por cada empleado a tiempo completo que obtuvo el crédito fiscal.

En contraste, la cobertura de seguro de salud cuesta a los empleadores aproximadamente $ 2.55 por hora que trabaja un empleado, según datos de BLS.

Para algunas empresas, especialmente las compañías con una pequeña fuerza laboral a tiempo completo, podría ser más asequible pagar las multas que pagar los beneficios para los empleados a tiempo completo.

Actualizar el presupuesto con adiciones o cambios de beneficios

El siguiente paso de pronosticar un presupuesto no salario es revisar el paquete de beneficios que la compañía ofrece actualmente a sus empleados. Un departamento de recursos humanos debe determinar si el paquete es suficiente para sus empleados o si algo necesita ser reemplazado o agregado.

Si agrega o cambia cualquier artículo en el paquete de beneficios (por ejemplo, es posible que desee ahorrar dinero con un plan de atención médica de alto deducible o agregar un plan de seguro dental), asegúrese de recortar los números para el plan y el cambio o Agregue los elementos de línea correspondientes en su presupuesto de beneficios para el año que viene.

Otros beneficios que su paquete podría estar que se falta hoy incluye:

• Seguro de visión
• Cuentas de gastos flexibles
• Programas de beneficios voluntarios
• Ventajas de bienestar

Como beneficios opcionales, ninguno de estos artículos debe ser ofrecido por la compañía, pero debe considerarse al armar un presupuesto integral para los beneficios de los empleados para el próximo año.

Consulte con un asesor de recursos humanos

El pronóstico de un presupuesto de beneficios para empleados a menudo es manejado por alguien en el departamento de recursos humanos de una empresa. Si ese individuo tiene problemas al pronosticar los beneficios de los empleados, ya sea en seleccionar un plan de atención médica adecuado o planificar para los próximos años, puede consultar con el asesor de recursos humanos interno de la compañía o un asesor externo.

Sin embargo, un asesor de recursos humanos será más accesible. Los asesores de recursos humanos pueden responder cualquier pregunta que una empresa pueda tener cuando se trata de beneficios para los empleados, lo que facilita crear un presupuesto a prueba de balas.

Presentar el pronóstico

Una vez que se ha creado el presupuesto de beneficios de los empleados, se puede presentar a la persona de la compañía que tiene la última palabra sobre el presupuesto, ya sea un primer momento o uno de los ejecutivos de la compañía. Revisarán el presupuesto, realizarán cualquier adición o sustracencia, y luego se registrarán para que los empleados puedan utilizar el paquete de beneficios nuevo y mejorado en el próximo año.