Cómo leer y aprobar una orden de evento de banquetes (BEO)

Los lugares quieren estar seguros de que grandes eventos salgan sin problemas o, si hay un enganche, quieren asegurarse de que no sea su culpa. Con eso en mente, proporcionan órdenes de eventos de banquetes cuidadosamente elaborados (beos) que los coordinadores de eventos deben firmar. Si bien puede ser difícil demandar si no se sigue un beo a la carta, es un contrato legal y debe leerse cuidadosamente antes de firmarlo.

¿Qué es una orden de evento de banquete??

Casi todos los eventos importantes planeados en un hotel o instalación de eventos especiales requieren un BEO, que es un contrato que describe cada detalle del evento. Si usted es un planificador de eventos, querrá familiarizarse con Beos para que pueda asegurarse de que todos los detalles estén cubiertos correctamente.

El acuerdo a menudo se describe en un formulario que detalla las selecciones de alimentos y bebidas, audio/visual, configuración de habitaciones, centros de mesa de mesa, requisitos de personal y todos los demás elementos relacionados con su evento. Se incluye en el BEO una lista detallada de costos que deberá pagar. La información anterior generalmente se agrupará en subtítulos, junto con información de contacto, cronograma, términos y condiciones del acuerdo, y los bloques de firma.

Leyendo el beo

Si bien es obvio que necesita leer el Beo y aceptar los términos descritos en el acuerdo, asegúrese también de leer la letra pequeña. Es importante estar completamente informado sobre lo que está de acuerdo, incluidos todos los costos.

Compruebe que lo siguiente se describe en la sección general del BeO:

• Información del contacto en el sitio, incluido un número de teléfono celular
• Uso del espacio para el día del evento (verifique dos veces para asegurarse de que los espacios mencionados son los espacios que recorrió)
• Configuración, inicio y finalización para el evento
• El número total de invitados esperados

Arreglos de alimentos y bebidas

Una sección del Beo se dedicará a los arreglos de alimentos y bebidas. Desea asegurarse de que se detallen lo siguiente en esta sección:

• Todo el menú, incluidos todos los cursos
• Cada elemento en un buffet, y cómo se establecerá y se colocará cada estación en la habitación
• Cómo el lugar tiene la intención de abordar las necesidades de los huéspedes que tienen preocupaciones dietéticas especiales (como dietas sin gluten o vegetarianas)
• Tiempos de servicio
• Artículos especiales relacionados con el servicio, como el vino y el agua espumosa en las mesas
• Un desglose de todos los precios de los alimentos
• Lista detallada de alcohol, incluidas marcas de alcohol y cerveza disponibles en el bar

Configuración de la habitación

El beo debe describir específicamente toda la configuración de la habitación. Esto incluye:

• Colocación de mesas
• El número de asientos por mesa
• Colocación de estaciones de comida
• Ubicación del entretenimiento (y detalles sobre el alojamiento de los artistas si es apropiado, incluido el almacenamiento de equipos, el acceso a la comida y la bebida, el cambio de espacio, etc.)
• Ubicación de la (s) bar (s)

Algunos beos incluso pueden incluir un diagrama de la configuración de la habitación.

Audio/proveedores visuales y externos

Los arreglos de audio/visuales a veces aparecerán en un BEO, pero dado que muchos lugares contratan servicios de A/V con un tercero, puede haber un contrato separado. Si se incluye en el BEO, asegúrese de que todos los detalles se finalicen antes de firmar el contrato.

Términos y condiciones

Todos los contratos, incluidos beos, tienen términos y condiciones a los que debe adherirse. Asegúrese de estar al tanto de todos los términos y condiciones antes de firmar el documento. Por ejemplo, ¿cuáles son los términos del acuerdo en caso de cancelación?? ¿Cómo se resolverán las disputas si, por ejemplo, un invitado se resbala y cae??

Es importante hacer cualquier pregunta al administrador de la instalación y confirmar detalles con su cliente antes de firmar. Una vez que haya firmado el beo, es un contrato vinculante.