Cómo reducir el costo de los viajes de negocios de los empleados

Con algo de simpatía por los empleadores que intentan controlar los costos de viaje, pedir a los empleados que compartan habitaciones no es dónde comenzar, o terminar.

Estas ideas son menos estresantes y ofensivas para el empleado promedio que viaja por negocios para su empleador. Los empleados son humanos normales que desean algo de privacidad y distancia de los compañeros de trabajo mientras están en un viaje de negocios, especialmente si han pasado el día con los compañeros de trabajo. Los empleadores no necesitan pedir a los empleados que compartan habitaciones.

Otras formas de ahorrar en el costo de los viajes de negocios de los empleados

• Requiere que los empleados viajen el mismo día siempre que sea posible.
• Desarrollar e implementar una política de viaje firme que proporcione detalles específicos sobre los pagos por día diE en varios destinos, las cadenas hoteleras preferidas donde el empleador puede haber establecido una tasa de descuento, reembolsos de gastos y límites que requieren la firma de un gerente por adelantado si se excede si se excede si se excede si se excede.
• Mantenga a los empleados a la carta de la ley como se indica en la política de viaje sin autorización previa de excepciones. No reembolsen los gastos que no estaban permitidos por la política o la excepción.
• Renegociar o negociar tarifas corporativas con cadenas hoteleras comunes a sus destinos. Busque hoteles que ofrezcan servicios como desayuno de cortesía, una hora de cóctel de cortesía, bocadillos y aperitivos de la tarde, y refrigeradores y cafeteras en las habitaciones. Requiere que los empleados usen estos hoteles y servicios cuando estén disponibles.
• Use una cadena hotelera menos costosa al hacer reservas. La mayoría de los empleados regalarían una estrella para una habitación privada. No espere estándares más bajos en áreas como la limpieza y otras comodidades de confort de los empleados de los hoteles clasificados con menos estrellas. Encuesta a los empleados que viajan periódicamente para asegurarse de que las ubicaciones seleccionadas satisfagan sus necesidades.
• Utilice un servicio constante de reserva de viajes como American Express Global Business Viaje para ayudar a controlar los costos. Le ayudarán a planificar, adoptar políticas, ahorrar costos y limitar el gasto de los empleados. Incluso los servicios locales de viaje pueden ayudarlo a ahorrar en viajes de negocios. Pero, la ventaja para una compañía American Express es su alcance a nivel nacional e internacional y sus servicios en línea.
• Haga arreglos con una aerolínea para usar sus servicios siempre que sea posible para recibir un descuento corporativo en cada vuelo. Requerir que los empleados usen el servicio de reserva de la aerolínea, por ejemplo, Southwest Airlines Corporate Travel. Los empleadores también pueden ahorrar cuando los aviones se reservan con mucha anticipación.
• Hacer que los empleados que tomen decisiones de viaje de último minuto obtengan autorización. En un caso, en una empresa cliente, un boleto de avión que habría costado $ 300 si se reservara unas pocas semanas por adelantado, costó más de $ 1200 cuando el empleado hizo la reserva dos días antes del evento. Esto solo debería suceder en una emergencia, ya que la mayoría de los boletos son transferibles, incluso si no son reembolsables.
• Reduzca los costos de viaje en otras áreas, como la comida y el alcohol por diems y el transporte. Varía las periódicas por la ubicación. La ciudad de Nueva York es costosa en comparación con Las Vegas, por ejemplo. Las áreas más pequeñas y no resortes son aún más asequibles. Su política de viaje debe reflejar los costos que experimentarán sus empleados a medida que viajen a diferentes estados y locales.
• Experimentar con reuniones virtuales, servicios como Skype para negocios y videos. Si bien es inicialmente incómodo, las reuniones no en persona son una habilidad adquirida. Los empleados se sienten más cómodos a medida que usan estos servicios con el tiempo. Los seminarios web funcionan bien para varios tipos de capacitación, especialmente seminarios que permiten que múltiples empleados asistan.
• Requiere que sus empleados usen servicios de transporte público y transporte público menos costosos, cuando estén disponibles, en lugar de taxis, especialmente cuando los empleados viajan entre aeropuertos y hoteles. La mayoría de las grandes conferencias ofrecen servicio de transporte gratuito entre los hoteles y el centro de conferencias. Menos uso del taxi o el requisito de que los empleados se reúnan para pagar un taxi grupal pueden ahorrar mucho dinero.

Pedir a los empleados adultos que realicen reservas oportunas, gastos presupuestarios en sus viajes de negocios y explorar opciones que no sean viajes para reuniones y capacitación es el enfoque correcto para racionalizar los costos de los viajes de negocios. Son respetuosos con los empleados.

Benefician al empleador porque los empleados se sienten respetados y preocupados, lo que produce una moral positiva. Mantienen el ciclo de relación positivo en movimiento en la dirección correcta.