Cómo seleccionar el altavoz principal perfecto

Uno de los elementos de entretenimiento más importantes para un evento es seleccionar un gran orador principal y otros presentadores para la agenda. Al contratar a un orador externo para desempeñar el papel, los planificadores de eventos pueden contratar directamente con un orador profesional o confiar en la experiencia de una oficina de oradores. Ya sea que se trate de un ejecutivo interno, líder de la industria o un orador profesional, un programa exitoso identificará oradores temprano en el proceso de planificación.

Consejo de un experto

Diane Goodman, presidenta de la oficina de oradores de Goodman, incio. En Windsor, CT es un líder reconocido de la industria en la proporcionar oradores y artistas de reconocimiento profesional y reconocido a nivel nacional para eventos corporativos y de organización. Ella es la autora experta de Sobrevivir a la búsqueda: cómo apuntar y elegir el mejor altavoz profesional, una manual de 12 páginas para planificadores de reuniones y eventos.

Goodman estructuró la guía como una lista de verificación de consejos útiles y preguntas que los planificadores de reuniones iniciales y experimentados deben abordarse internamente antes de comunicarse con contratar o seleccionar un altavoz.

Qué hacer antes de seleccionar un orador principal

En primer lugar, como con cualquier evento, la planificación anticipada siempre es útil y, a veces, crítica, para obtener el mejor orador para su evento. Es mucho más fácil asegurar los mejores oradores planificando al menos seis a 12 meses antes del evento. La norma para reservar un orador profesional o conocido solía ser un año. Por supuesto, esto no siempre es razonable o realista, y hoy en día, se sabe que las reservas se han realizado con solo unos meses de anticipación. Si puedes ayudarlo, no te dejes en pánico durante el tiempo de crujido. Te lo agradecerás más tarde.

Entonces, para estar lo suficientemente preparado como para comenzar la búsqueda de altavoces principales, Goodman aconseja que los siguientes pasos sean en cada evento y la lista de verificación interna inicial del planificador:

1. Determinar la logística/programación de reuniones
2. Entender a la audiencia
3. Capturar el objetivo de la reunión
4. Defina las expectativas del orador
5. Éxito de referencia

Solo una vez que se piensen estas tareas (y quizás otras específicas de su evento o reunión), si comienza la búsqueda del altavoz principal. Un orador principal puede desempeñar varios roles diferentes para una conferencia o reunión. ¿Su reunión requiere un orador corporativo o su audiencia sería mejor atendida por un orador inspirador o motivador?? Pasar por esta lista de verificación no solo proporcionará un mejor marco para realizar la búsqueda de su altavoz, sino que le ahorrará tiempo en el back-end para obtener la aprobación interna de su primera elección de altavoz.

Qué hacer durante la búsqueda del altavoz principal

Una vez que conozca la dirección conceptual de la reunión, tendrá una mejor experiencia en encontrar un orador principal apropiado. Donde la mayoría de los planificadores de eventos se atascan no está en el proceso de búsqueda y selección en sí, sino en la negociación de tarifas de altavoces principales.

Los oradores profesionales con un libro publicado pueden administrar empresas más de $ 10,000 a $ 20,000 sin incluir los costos de viaje para un evento. Un autor más vendido del New York Times, por otro lado, puede recolectar hasta $ 40,000 por compromiso de habla. Si bien estos números pueden sentirse extraordinariamente altos para los planificadores de eventos nuevos en el espacio de los altavoces principales, debe abordar las tarifas relativamente. ¿Cómo se compara la tarifa del orador para decir el costo del desayuno de la mañana??

La línea de fondo

Dado que los planificadores de eventos sirven como la cara interna y externa de la reunión de negocios, este tipo de enfoque estructurado para la selección de oradores ayudará a obtener las aprobaciones internas necesarias para un presupuesto, así como a avanzar un programa.

Al planificar una reunión, uno de los dos escenarios tiende a ocurrir: la fecha de la reunión de negocios se aprueba sin contenido, o la fecha de la reunión de negocios no está aprobada sin contenido confirmado.

El enfoque de Goodman recomienda que los planificadores de eventos tengan un conocimiento profundo de la reunión, quién asistirá, qué mensajes se están comunicando, qué tipo de orador se necesita y qué ha funcionado en el pasado.

Estos pasos, combinados con cierta flexibilidad de programación y planificación anticipada, darán como resultado un programa exitoso.