Cómo seleccionar el proveedor adecuado para su negocio

El proceso de selección de proveedores puede ser una empresa muy complicada y emocional si no sabe cómo abordarlo desde el principio. Aquí hay seis pasos para ayudarlo a seleccionar el proveedor adecuado para su negocio. Esta guía le mostrará cómo analizar sus requisitos comerciales, buscar a los posibles proveedores, dirigir al equipo a seleccionar el proveedor ganador, proporcionarle información sobre las negociaciones de contratos. y evite los errores de negociación.

Analizar los requisitos comerciales

Antes de comenzar a recopilar datos o realizar entrevistas, ensamble un equipo de personas que tienen un interés personal en este proceso de selección de proveedores en particular. La primera tarea que el equipo de selección de proveedores necesita lograr es definir, por escrito, el producto, el material o el servicio para el que está buscando un proveedor. A continuación, defina los requisitos técnicos y comerciales. Además, defina los requisitos del proveedor. Finalmente, publique su documento en las áreas relevantes para este proceso de selección de proveedores y busque su opinión. Hacer que el equipo analice los comentarios y cree un documento final. En resumen:

• Ensamblar un equipo de evaluación
• Definir el producto, material o servicio
• Definir los requisitos técnicos y comerciales
• Definir los requisitos del proveedor
• Publicar un documento de requisitos para su aprobación

Búsqueda de proveedores

Ahora que tiene un acuerdo sobre los requisitos comerciales y de proveedores, el equipo ahora debe comenzar a buscar posibles proveedores que puedan entregar el material, el producto o el servicio. Cuanto más grande sea el alcance del proceso de selección de proveedores, más proveedores deberían poner sobre la mesa. Por supuesto, no todos los proveedores cumplirán con sus requisitos mínimos y el equipo tendrá que decidir de qué proveedores buscan más información. A continuación, escriba una solicitud de información (RFI) y envíela a los proveedores seleccionados. Finalmente, evalúe sus respuestas y seleccione un pequeño número de proveedores que hagan la "lista corta" y pasarán a la siguiente ronda. En resumen:

• Compilar una lista de posibles proveedores
• Seleccione proveedores para solicitar más información
• Escriba una solicitud de información (RFI)
• Evaluar las respuestas y crear una "lista corta" de proveedores

Solicitud de propuesta (RFP) y solicitud de cotización (RFQ)

Los requisitos comerciales se definen y tiene una breve lista de proveedores que desea evaluar. Ahora es el momento de escribir una solicitud de propuesta o solicitud de cotización. Cualquiera que sea el formato que decida, su RFP o RFQ debe contener las siguientes secciones:

• Detalles de presentación
• Introducción y resumen ejecutivo
• Descripción general del negocio y antecedentes
• Especificaciones detalladas
• Suposiciones y Restricciones
• Términos y condiciones
• Criteria de selección

Evaluación de propuestas y selección de proveedores

El objetivo principal de la fase de evaluación de propuestas y selección de proveedores es minimizar la emoción humana y el posicionamiento político para llegar a una decisión que sea lo mejor para la empresa. Sea exhaustivo en su investigación, busque aportes de todas las partes interesadas y use la siguiente metodología para llevar al equipo a una decisión de selección de proveedores unificados:

• Hacer una revisión preliminar de todas las propuestas de proveedores
• Registre los requisitos comerciales y los requisitos del proveedor
• Valor de importancia de asignación para cada requisito
• Asignar un valor de rendimiento para cada requisito
• Calcule una puntuación de rendimiento total
• Seleccione el proveedor ganador

Estrategias de negociación de contratos

La etapa final en el proceso de selección de proveedores es desarrollar una estrategia de negociación de contratos. Recuerde, desea "asociarse" con su proveedor y no "llevarlos a los limpiadores."Revise sus objetivos para la negociación de su contrato y planifique las negociaciones cubriendo los siguientes artículos:

• Lista/clasifique sus prioridades junto con alternativas
• Conoce la diferencia entre lo que necesitas y lo que quieres
• Conozca su resultado final, para que sepa cuándo alejarse
• Definir limitaciones de tiempo y puntos de referencia
• Evaluar posibles responsabilidades y riesgos
• Confidencialidad, no competencia, resolución de disputas, cambios en los requisitos
• Haz lo mismo para tu proveedor (yo.mi., Camina una milla en sus zapatos)

Errores de negociación de contratos

El error más pequeño puede matar un proceso de negociación de contratos de contrato. Evite los errores de negociación del contrato y evite poner en peligro un proceso de negociación de contratos productivo de otro modo productivo