Cómo establecer un calendario de impuestos de nómina anual

Hacer un seguimiento de los informes y pagos de impuestos de nómina requiere una atención cuidadosa a los detalles. Configurar un calendario de impuestos de nómina anual puede ayudarlo a evitar multas y multas y mantenerlo en el camino.

Incluso si tiene un CPA o un servicio de contabilidad, sus impuestos a la nómina, debe saber cuándo se deben estos impuestos e informes. 

Lo que se incluye en los impuestos de nómina? 

Los impuestos de la nómina incluyen estos informes y pagos, según los montos salariales de los empleados:  

• Impuestos federales sobre la renta
• Impuestos FICA (Impuestos de Seguridad Social y Medicare)
• Impuestos federales de desempleo

Los impuestos federales sobre la renta y los impuestos de FICA a veces se denominan "Impuestos 941", porque se incluyen en el Formulario 941 del IRS, el informe trimestral de salario e impuestos.

Los impuestos estatales sobre la renta también se retienen del pago de los empleados y se informan a su estado, si su estado tiene impuestos sobre la renta. 

Impuestos de nómina para contratistas independientes

Si paga a los no empleados, no está obligado a retener los impuestos sobre la renta o los impuestos de FICA de los pagos que les hace.

Debe completar un informe anual para los contratistas y presentarlo con el IRS. 

Cuándo hacer depósitos federales de impuestos de nómina

Antes de comenzar a usar este calendario, deberá determinar qué programa de depósitos de impuestos de nómina se aplica a su negocio para 941 impuestos. El cronograma de depósito que debe usar depende del tamaño de su nómina. 

Bisemanal

Si tiene una nómina grande, debe hacer depósitos de impuestos de nómina semi-vekly (dos veces por semana). 

Si esa fecha es un fin de semana o feriado, la fecha de vencimiento es el siguiente día hábil. Entonces, si el final del mes cae un sábado, la fecha de vencimiento es el lunes siguiente.

Obtenga más información sobre la regla de depósito semifiratal para ver si debe realizar estos pagos.

Mensual

Los depósitos de impuestos de la nómina deben hacerse antes del 15 de cada mes para el mes anterior a menos que se aplique la regla semi-vekly. (Véase más arriba.)

Trimestral

Los informes de impuestos trimestrales de la nómina en el Formulario 941 deben presentarse al final del mes después del final de cada trimestre. Si ha realizado todos los depósitos de impuestos de nómina a tiempo y en su totalidad, tiene hasta el décimo del mes siguiente para enviar el Formulario 941.

Los depósitos federales de impuestos de desempleo se deben a fin de mes después de cada trimestre si la responsabilidad tributaria de su empresa excede los $ 500.

Anual

Las declaraciones de salario e impuestos anuales a los empleados (en el Formulario W-2) y los trabajadores contractuales (en el Formulario 1099-MISC y el Formulario 1099-NEC) se deben a fines de enero para el año anterior.

Informe federal de impuestos de desempleo sobre el Formulario 940 y el depósito de impuestos se debe a fines de enero para el año anterior. Si todos los depósitos fiscales se han realizado a tiempo completo y a tiempo, la fecha límite es la décima del próximo mes.

Las transmisiones al Seguro Social en el Formulario W-3 (junto con todos los W-2) y en el Formulario 1096 (junto con los 1099) se deben a principios de febrero para el año anterior.

Uso de EFTPS para depósitos de nómina

Los depósitos de impuestos de la nómina deben hacerse utilizando el sistema electrónico de pago de impuestos federales (EFTPS). Los cupones de depósito (Formulario 8109) ya no son aceptados por el IRS.

Fechas de vencimiento del impuesto de nómina general (varía según el año)

El programa de pago de impuestos e informes a continuación es para impuestos federales a la nómina. Consulte la autoridad tributaria de su estado (Departamento de Ingresos u otro) para los requisitos de impuestos sobre la nómina estatales y locales. Las fechas de vencimiento de los pagos semideconmentales para los impuestos 941 no están incluidas en este cronograma. 

El IRS establece estas fechas de vencimiento, pero pueden cambiar en un año específico. Si una fecha de vencimiento cae en un fin de semana o feriado, el informe o el depósito se deben entregar el siguiente día hábil. Entonces, si un informe vence el 15 de enero, y ese es un sábado, el informe vence el 17 de enero. Consulte este calendario de impuestos comerciales para fechas de vencimiento específicas para los impuestos sobre la renta y los impuestos sobre la nómina para el año fiscal actual.

Enero

15 de enero: Realice depósito de impuestos de nómina mensual para diciembre (si paga mensualmente).
31 de enero: Depositar el impuesto federal de desempleo (FUTA) adeudado hasta diciembre si $ 500 o más.
31 de enero: proporcionar a los empleados informes de salarios e impuestos del año anterior (Formulario W-2 para los empleados.
31 de enero: File Informe de salario y impuestos trimestrales en el Formulario 941 para el trimestre que finaliza el 31 de diciembre.
31 de enero: File Informe anual de impuestos de desempleo en el Formulario 940 para el año anterior.

Febrero

1 de febrero: Envíe formularios de transmisión de empleados de fin de año (Formulario W-3) a la Administración del Seguro Social, junto con todos los W-2s.

15 de febrero: hacer depósito de impuestos de nómina mensual para enero (si paga mensualmente).

Marzo

15 de marzo: Realice depósito de impuestos de nómina mensual para febrero (si paga mensualmente).

Abril

15 de abril: Realice depósito de impuestos de nómina mensual para marzo (si paga mensualmente).
30 de abril: Deposite el impuesto federal de desempleo (FUTA) adeudado hasta marzo, si $ 500 o más.
30 de abril: Archree el informe trimestral de salario e impuestos sobre el Formulario 941 para el trimestre que finaliza el 31 de marzo.

Si su negocio se encuentra en Texas u otra área donde FEMA emitió una declaración de desastres debido a las tormentas de invierno en 2021, el IRS ha extendido los plazos de presentación y pago para los impuestos trimestrales de nómina que se vencerían el 30 de abril de 2021. Ahora tiene hasta el 15 de junio de 2021, para presentar y pagar estos impuestos. El IRS ha extendido la fecha límite de presentación de impuestos para las personas, incluidas las personas que pagan el impuesto sobre el trabajo por cuenta propia, que no se encuentran en estos estados, pero esta extensión no se aplica a los impuestos de nómina de las empresas.

Puede

15 de mayo: Realice depósito de impuestos de nómina mensual para abril (si paga mensualmente).

Junio

15 de junio: Realice depósito de impuestos de nómina mensual para mayo (si paga mensualmente).

Julio

15 de julio: Realice depósito de impuestos de nómina mensual para junio (si paga mensualmente).
31 de julio: Depositar el impuesto federal de desempleo (FUTA) adeudado hasta junio si $ 500 o más.
31 de julio: Archree el informe trimestral de salario e impuestos sobre el Formulario 941 para el trimestre que finaliza el 30 de junio.

Agosto

15 de agosto: Realice depósito de impuestos de nómina mensual para julio (si paga mensualmente).

Septiembre

15 de septiembre: Realice depósito de impuestos de nómina mensual para agosto (si paga mensualmente).

Octubre

15 de octubre: Realice depósito de impuestos de nómina mensual para septiembre (si paga mensualmente).
31 de octubre: Deposite el impuesto federal de desempleo (FUTA) adeudado hasta septiembre si $ 500 o más.
31 de octubre: Archivo Informe de salario y impuestos trimestrales en el Formulario 941 para el trimestre que finaliza el 30 de septiembre.

Noviembre

15 de noviembre: Realice depósito de impuestos de nómina mensual para octubre (si paga mensualmente).

Diciembre

15 de diciembre: Realice depósito de impuestos de nómina mensual para noviembre (si paga mensualmente).

También es posible que desee revisar este calendario de impuestos comerciales de mes a mes. que incluye las fechas de vencimiento del pago del impuesto sobre la renta comercial.