Cómo usar el método de ruta crítica para administrar un proyecto

Los gerentes de proyecto usan el término "ruta crítica" para describir la secuencia de actividades que tienen poco o ningún espacio para la demora en un proyecto. De manera crucial, incluye la suposición de que cada una de las tareas en la ruta debe completarse antes de que pueda comenzar la siguiente, por lo que un retraso en cualquier tarea retrasará todo el proyecto.

El método de ruta crítica, o CPM, se utiliza para planificar un proyecto definiendo cada paso necesario y estimando cuánto tiempo llevará cada uno. El objetivo es evitar el tipo de cuellos de botella que pueden afectar a cualquier plan complejo.

Definición de los pasos

Los gerentes de proyecto trabajan con los miembros del equipo para definir todo el trabajo requerido para completar un proyecto o lograr el alcance del proyecto.

El trabajo generalmente se descompone en unidades llamadas paquetes de trabajo. Estos paquetes de trabajo son lo suficientemente pequeños como para asociarse con un propietario y administrados por riesgo. Luego se pueden controlar el tiempo, el costo y los materiales. Un punto de referencia común es que los paquetes de trabajo deben tomar no menos de ocho horas y no más de 80 horas para completar. 

Cada equipo de trabajo define y estima el tiempo y el costo necesarios para entregar sus paquetes de trabajo.

Diagramando los resultados

El gerente del proyecto luego agrupa los paquetes y los secuencia en el orden en que deben completarse.

El resultado es un diagrama de red que identifica medidas clave: 

• Inicio temprano (s): lo más temprano puede comenzar un paquete de trabajo
• Acabado temprano (EF): el primer paquete de trabajo se puede completar
• Inicio tardío (LS): lo último que se puede iniciar un paquete de trabajo y no retrasar el proyecto
• Final tardío (LF): lo último que se puede terminar un paquete de trabajo y no retrasar el proyecto
• Slack o Float: la cantidad de tiempo que un paquete de trabajo o actividad puede retrasarse y no afectar el proyecto

Estas métricas se utilizan para calcular las diversas rutas posibles a través de esta red de paquetes. Se puede identificar cualquier tiempo flojo.

El gerente del proyecto y los miembros del equipo ajustan las diversas rutas y analizan las diferentes opciones hasta que estén seguros de que hayan encontrado el plan de proyecto más eficiente, oportuno y menos riesgoso. Para usar las siguientes fórmulas, los valores se sustituyen por el día que ocurre el valor, como el quinto día del proyecto.

El flotador total es la cantidad que una tarea puede moverse sin interrumpir la fecha de finalización del proyecto.

LF - EF o LS - ES = Total Float

Free Float es la cantidad que una tarea puede mover y no interrumpir ninguna otra tarea.

Cepalle₂ - EF₁ = Flotador libre

Donde es₂ es el inicio temprano de la tarea directamente después del final temprano de su tarea anterior, EF₁. Entonces, si la tarea cinco termina temprano en el día cuatro, y la tarea seis comienza el día cinco, tiene un día de flotación libre (5 - 4 = 1).

La ruta crítica del proyecto se puede determinar eligiendo las tareas y creando un diagrama de red de tareas. Este diagrama muestra todas las tareas por orden de finalización. Si tuviera cinco tareas, podría etiquetarlas V, W, X, Y y Z.

La tarea V es la tarea inicial. La tarea Y necesita que se complete W y V, pero la Tarea X no. La tarea Z necesita que Y y X se completen, mientras que X solo necesita V para proceder. Determinar una duración para cada una de las tareas.

Es importante tener en cuenta que la ruta crítica puede cambiar en función de la programación de recursos, incluso durante la ejecución de un proyecto.

Si la tarea V comienza temprano el primer día y requiere 3 días para completarse, calcule su inicio tardío de V usando:

LS = ES + Duración - 1

Luego, puede usar el LS de la Tarea V para calcular el ES de su próxima tarea, W.

Cepalle₂ = LS₁ + 1, o 1 + 3 - 1 = 3

Debe completar esto para cada tarea que tenga, lo que le da las fechas de inicio temprano para sus tareas. Para calcular las fechas de finalización temprana, use esta fórmula, comenzando con su última tarea:

EF = LF - Duración + 1

Luego calcula el final tardío de la tarea anterior:

LF₂ = EF₁ - 1

Trabaja hacia atrás hasta tu primera tarea. Una vez que haya completado eso, debe calcular el flotador total para sus tareas utilizando la fórmula para el flotador total desde arriba.

Las tareas con cero flotante están en su camino crítico. Esto significa que un final tardío para cualquier tarea con cero flotante afecta la fecha de finalización del proyecto. Las tareas no son iguales a cero pueden flexionar el número de días calculados por el flotador total y no afectar el proyecto.

Por qué usar este método

La ruta crítica ayuda al gerente y el equipo del proyecto a enfocar sus esfuerzos en los paquetes de trabajo más importantes.

También sirve como una herramienta de referencia para monitorear e informar el progreso y ajustar los recursos según sea necesario. Los gerentes de proyecto pueden usar este método a mediados del proyecto para identificar el trabajo que se puede seguir rápidamente para evitar demoras en el proyecto general.

Proyectos complicados

Cuando un proyecto es grande y complejo, el gerente del proyecto puede terminar con un diagrama de red que tiene múltiples rutas críticas o una ruta crítica y varias rutas casi críticas. Esto se describe como una red de proyectos "sensible". Cuanto más sensible es, mayor riesgo hay de retrasos.

Software de creación de ruta crítica

Los pequeños proyectos pueden calcularse manualmente la ruta crítica. Las iniciativas más grandes pueden contener literalmente miles o decenas de miles de paquetes de trabajo.

En esos casos, los gerentes de proyecto generalmente confían en el software de gestión de proyectos para calcular y describir el diagrama de red de proyectos y la ruta o rutas críticas.