Cómo dar la bienvenida a los clientes que visitan su oficina

Un día, un cliente muy importante visitó la sede de una empresa con la que habían estado trabajando. Nunca antes habían estado en la oficina y querían ver a dónde iban sus millones de dólares en compras. Entonces hicieron una cita para visitar. Hasta entonces, el cliente generalmente conocía a un representante de la empresa en la oficina del cliente, lo que tendía a ser más fácil para ellos.

El negocio ocupa dos pisos en un edificio de oficinas. El personal ocupa el segundo piso, y la recepción se encuentra en el tercer piso. Cuando llegó el cliente, fueron directamente al segundo piso. Cuando llegaron, no había nadie allí para saludarlos, mientras los recepcionistas ocupan otro piso. El cliente deambuló por los pasillos y cubículos, y nadie se levantó de su escritorio para preguntar: "¿Puedo ayudarlo??"No era su trabajo.

No hace falta decir que este cliente de un millón de dólares no estaba muy contento cuando finalmente rastrearon a su representante. Ya habían tenido una primera experiencia pobre en su oficina. Como a algunos políticos les gusta decir, nunca dejes que un desastre se desperdicie. Eso puede sonar un poco extremo, pero también está alienando a un cliente importante. Aquí hay algunos consejos para asegurarse de dar la bienvenida de manera adecuada (y wow) a su cliente cuando visite su oficina.

• Capacitación: Capacite a todos los empleados que todos los visitantes son sus clientes personales, incluso si no tienen un papel funcional con ese visitante. Esto significa hacer contacto visual, sonreír, saludar y preguntar a los visitantes desatendidos si pueden ayudar. Esto solo puede marcar una gran diferencia entre tener una experiencia terrible y un cliente potencial que se sienta lo suficientemente bienvenido como para considerar hacer negocios con su empresa.
• Recuerde al personal de recepción que está atento: Los empleados más importantes de la oficina son el personal de recepción.¿Qué se están comunicando cuando alguien entra? Incluso si están ocupados respondiendo a los teléfonos, aún pueden hacer contacto visual amigable, usar gestos con las manos para indicar que tendrán razón con el visitante y ofrecerán ayuda inmediatamente después de salir del teléfono. Asegúrese de instruir a su personal de recepción para no mirar constantemente sus teléfonos, ya que esto puede ser un gran desvío cuando un invitado espera pacientemente, tratando de no ser grosero.
• Creando un saludo personalizado: Tener una junta de lobby que diga: "Bienvenido, Joe Smith de XYZ Company."Este gesto increíblemente simple no te lleva más de un par de minutos para armar y paga dividendos al mostrar a tus visitantes que pensaste conscientemente sobre ellos antes de su llegada. Y si es un cliente potencial en el que está teniendo, este pequeño gesto de bienvenida que muestra cuánto le importa su experiencia, lo que puede marcar la diferencia entre su elección de hacer negocios con usted o un competidor que hace Dales una experiencia memorable.
• La importancia de mantener un ambiente limpio y acogedor: Mantenga un lugar de trabajo limpio en cada área que un visitante pueda ver, especialmente cerca de la entrada. Haga que alguien que no sea usted mismo mire su entrada de trabajo y la critique desde el punto de vista de un cliente potencialmente valioso que venga a visitar. ¿Está la pintura astillada?? Está usado la alfombra? ¿Están las revistas jirones de dos años esparcidas por el lobby de los visitantes?? Haga que sea parte del trabajo de alguien asegurar que la estética visual de su lugar de trabajo brille y refleje la profesionalidad que desea transmitir para dar la bienvenida a clientes y perspectivas.
• Ofreciendo refrescos de autoservicio: Invierta en un buen sistema de café y agua que no esté enterrado en el área de la cocina. Póngalo donde los clientes puedan encontrarlo y servirse mientras esperan o se preparan para su reunión. Tener un poco de fruta fresca o bocadillos saludables y envueltos disponibles (no baratos, dulces rancios).

Para puntos de bonificación después de que su cliente se vaya, considere enviar a todos sus visitantes más importantes una tarjeta de agradecimiento o un pequeño regalo para mostrarles que les agradeció que se tomaran el tiempo para entrar a su oficina y visitar. Si bien este es otro gesto pequeño, puede contribuir en gran medida a sorprender a un cliente y darles una razón para elegirlo sobre la competencia. Recuerde, si su empresa es grande o pequeña, cada uno de sus empleados está vendiendo, todo el tiempo.