Cómo escribir una carta de bienvenida para un viaje de incentivos

Si bien los planificadores de eventos generalmente están bien versados ​​en todos los aspectos de la planificación de eventos, a veces necesitan ayuda cuando se trata de escribir cartas formales, correos electrónicos u otros materiales para un evento próximo. Uno de los elementos más importantes que los planificadores de eventos intentarán es una carta de bienvenida para los invitados de un viaje de incentivos.

La carta de bienvenida hace exactamente lo que dice: da la bienvenida a los invitados al evento. No tiene que ser percibido como complicado de ninguna manera. De hecho, si se escribe correctamente, la carta de bienvenida debe ser simple y al punto. Idealmente, una carta de bienvenida está escrita en el membrete oficial de una organización.

Detalles de un viaje de incentivos

Un viaje de incentivos es un evento o viaje planificado que se utiliza para persuadir a las personas de lograr objetivos comerciales específicos. A menudo, el viaje de incentivos es una recompensa para un vendedor u otro tipo de profesional para alcanzar un hito específico. Por lo general, los objetivos establecidos están relacionados con las ventas y el desarrollo comercial, pero los ejecutivos y gerentes han utilizado este tipo de incentivos para cualquier cantidad de objetivos comerciales rentables.

Elementos de una carta de bienvenida

Una carta de bienvenida para un viaje de incentivos no es tan diferente de otras cartas formales de bienvenida, pero después de leerla, un invitado debe saber qué esperar y a quién contactar con preguntas o con cualquier problema que surja.

Una buena carta de bienvenida incluirá la fecha en que está escrita y un saludo apropiado (cuán formal es dependerá de la relación de la empresa o el escritor de cartas con el destinatario). 

El primer párrafo de la carta debe transmitir la bienvenida, el segundo párrafo debe incluir información sobre la agenda y cualquier detalle importante sobre la ubicación o los requisitos que el invitado debe saber (por ejemplo, necesitarán tener su pasaporte?). 

Finalmente, el párrafo de cierre debe transmitir el aprecio (desde el escritor de cartas o la empresa) al invitado/destinatario. Una vez más, ya sea que sea formal o casual está determinado por las circunstancias. Este párrafo es seguido por una línea de firma del host del evento, incluido un título.

Por lo general, si elige personalizar la carta, es útil insertar el programa del evento en la carta. Esto es opcional. Si lo hace, asegúrese de que estos detalles se inserten y enumeren después del segundo párrafo y se haga referencia como tal.

Muestra de carta de bienvenida

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Uno de los errores más comunes con eventos de incentivos es una falta de seguimiento con los participantes después. Celebrar un evento de incentivo efectivo puede ser una táctica sólida para impulsar la moral y el desempeño de los empleados, no solo recompensando el buen trabajo del pasado. Por lo tanto, pedir comentarios es importante para garantizar que los viajes futuros sean exitosos.