Cómo escribir una carta de presentación de propuesta de subvención efectiva

Aunque las partes principales de su propuesta de subvención ocuparán la mayor parte de su tiempo y energía, no reduzca su carta de presentación. La atención a los puntos más sutiles de armar el paquete de propuesta puede hacer o romper una solicitud de financiación. No apague su financiador con una carta de presentación descuidada.

Mim Carlson y Tori O'Neal-Mcelrath, autores de Subvenciones ganadoras, paso a paso,señalar que la carta de presentación debe:

• Presente a su organización a la persona correcta.
• Asegure al financiador que este proyecto cuenta con el apoyo de su junta directiva.
• Indique lo que está pidiendo: cuánto y para qué.

¿Cuándo incluye una carta de presentación??

Use una carta de presentación para propuestas a corporaciones y fundaciones, pero no para las solicitudes de subvenciones federales o estatales. Esos financiadores solo quieren lo que piden, y rara vez piden una carta de presentación.

Atributos de una buena carta de presentación

Su carta de presentación debe:

• Ser breve
• Llega al punto rápidamente
• No repite la información que está en la propuesta
• Dígale al lector qué tan bien comprende el financiador y cómo su subvención cumple con los requisitos del financiador

Beverly un. Browning, el autor de Grant de escritura para tontos, sugiere que escriba la carta de presentación después de haber completado toda la propuesta, y cuando está de humor reflexivo. Browning dice:

"Al considerar su gran logro (la solicitud de financiación terminada), deje que el lado creativo y derecho de su cerebro se active y conecte sus sentimientos de logro con la persona que ayudará a hacer realidad sus planes."

Formateo de su carta de presentación

1. Use el membrete de su organización. Ponga la misma fecha en la carta de presentación que está en la solicitud de subvención completa. Esa es la fecha en que enviará la propuesta de subvención al otorgante. El uso de la misma fecha hace que todos los documentos de su paquete de propuesta sean consistentes.
2. Para la dirección interna (va en la parte superior de la carta), use el nombre y el título de la persona de contacto corporativo o de contacto corporativo, seguido del nombre, la dirección, la ciudad, el estado y el código postal de la fuente de financiación. Verifique dos veces esta información con una llamada telefónica o un correo electrónico. Dicha información cambia con frecuencia, así que asegúrese de tener el nombre y la dirección actuales.
3. En su saludo, use "querido" más el título personal (Sr., EM., Señora., Dr., señores., etc.), seguido del apellido. Es fundamental que aborde la carta a una persona en particular. Llame a la fundación o la oficina corporativa para asegurarse de tener la persona adecuada y el título personal correcto. Estos detalles pueden parecer sin importancia, pero sí son importantes.
4. Su primer párrafo debe ser corto y enfocado. Presente a su organización (su nombre legal, que será su nombre corporativo) y dígale al financiador cuánto dinero está solicitando y por qué. Incluya una oración o dos sobre lo que hace su organización, e incluya un punto basado en la investigación que demuestre que existe la necesidad de lo que hace su organización.
5. Escribe uno o dos párrafos breves más. Indique el propósito de su proyecto y cómo se ajusta a la misión del financiador o las prioridades de financiación. Incluya el hecho de que su junta directiva admite plenamente el proyecto.
6. Termine su carta con un párrafo de resumen. Agregue lo que esta asociación de financiación puede significar para el público objetivo de su proyecto. Es posible que desee incluir una invitación para una visita al sitio también.
7. Use un cierre como "sinceramente."
8. La carta debe ser firmada por el director ejecutivo o el presidente de la junta, o ambos. Debajo de la firma, escriba el primer nombre del firmante, la inicial media, el apellido y el título del trabajo. Aunque el presidente de urgencias o la junta debe firmar la carta, incluir la información de contacto para que la mejor persona responda preguntas al final del último párrafo.
9. En la parte inferior de la carta, incluya la palabra, "recinto" (en todos los límites).

¿Cuánto tiempo debe ser la carta de presentación??

Limite su carta de presentación a una página con tres o cuatro párrafos. Debería ser una lectura rápida.

El tono y los detalles de su carta de presentación pueden variar según si ha sido invitado a enviar una propuesta completa después de enviar una carta de consulta (LOI), o si este proyecto es el primer enfoque de su organización a esta base particular.

Carta de presentación de muestra

Mary Smith, PhD

Oficial de Programas

Fundación comunitaria

4321 Carril común

Alguna ciudad, yz 55555

querido doctor. Herrero:

El Centro Senior de Some City solicita respetuosamente una subvención de $ 50,000 para nuestro Proyecto Pilot de Alcance Comunitario Latino Senior.

Como el centro superior más grande de cualquier condado, que sirve a más de 450 personas mayores todos los días, somos conscientes de la demografía cambiante en nuestra área de servicio. Y estamos comprometidos a crecer y adaptar nuestro centro para satisfacer las necesidades emergentes. El Proyecto Piloto de Alcance Comunitario Latino Senior nos permitirá pilotar un esfuerzo de un año para determinar si nuestro centro puede efectivamente:

Proporcionar acceso integral a los servicios sociales y de salud a las personas mayores en las comunidades latinas atendidas por nuestro centro, y

 Elevar e integrar completamente la competencia cultural de la junta, el personal y los voluntarios del Centro Senior de la Ciudad.

Nuestra junta directiva está entusiasmada con este programa y está ansioso por lanzarlo para que podamos convertirnos en el centro más inclusivo y culturalmente competente para las personas mayores en todas nuestras comunidades que necesitan estos servicios. Si descubrimos al final de nuestro año piloto que este programa es, de hecho, exitoso, nuestra junta se ha comprometido a incluir una parte de los gastos anuales del proyecto en nuestro presupuesto operativo anual para que el programa se convierta en una parte integral de nuestros servicios principales.

A través de este proyecto, el Centro se convertirá en la principal derivación dada por Health Access Latinos, Familias de cualquier condado y tres clínicas comunitarias dentro de un radio de quince millas de nuestro centro. También aceptaremos referencias de personas mayores de habla hispana de cualquier otra agencia comunitaria en nuestra área de servicio inmediato.

Gracias por su consideración de nuestra solicitud. Seguiré con usted en la próxima semana para responder cualquier pregunta que pueda tener, así como para saber si podríamos reunirnos con usted para discutir los méritos de nuestra propuesta. Mientras tanto, si tiene alguna pregunta, no dude en comunicarse con Connie Jones, nuestra directora de desarrollo, al (555) 555-5555, x555 o [email protected].

Atentamente,

Jane encantadora

Director ejecutivo

RECINTO

*Carta reimpresa (con modificaciones) con permiso de subvenciones ganadoras, paso a paso, segunda edición, Tori O'Neal-Mcelrath, Jossey-Bass, 2008.

Errores a evitar en su carta de presentación

1. Escribiendo demasiado. Una carta de presentación no es una disertación, ni es una propuesta completa. Manténgalo breve y con el consejo: haga que alguien más lo lea. ¿Lo entienden??
2. Usando grandes palabras. Si has estado en la escuela de posgrado, aprendiste a escribir de manera complicada. No hagas eso aquí. No estás tratando de impresionar a alguien con tu erudición. Solo desea indicar su caso de la manera más natural posible. Si no sabe cuándo se complica en exceso su escritura, use una aplicación como Hemingway. Te dirá cuándo tus oraciones son difíciles de leer y cuándo eres demasiado prolijo.
3. Cometiendo errores gramaticales. Si no está seguro de su gramática, no se arriesgue. Use el cheque de gramática en la palabra y, también ejecute su borrador a través de una aplicación como Grammarly. Hay una versión gratuita, pero la versión paga va mucho más allá del cheque de gramática necesario.

Haga que su carta de presentación se destaque

Es triste decirlo, pero su propuesta de subvención puede estar entre cientos o miles que una base típica verá durante un año promedio. Su carta de presentación puede marcar la diferencia para llegar al siguiente paso hacia la financiación. Pero, ¿cómo puedes hacer que se destaque??

No intentes nada "lindo", ya que los funcionarios de la fundación no quedarán impresionados.

La carta de presentación no sería apropiada para una historia sobre un cliente, aunque debe tener una historia para otras partes de su propuesta, como la descripción del problema. Incluya un párrafo sobre por qué su organización es la que mejor puede lograr esta misión. Encuesta a sus organizaciones competitivas y evalúe cómo y dónde se destaca. Que puede estar con la fuerza de su personal y voluntarios, su experiencia con este problema en particular o el apoyo de la comunidad que disfruta.

No necesita mencionar los nombres de los competidores o criticarlos. Solo resalta tus fortalezas. Este sería un buen momento para consultar con otros en la oficina. Reúna a algunas personas y haga una lluvia de ideas sobre cómo se destaca su organización sin fines de lucro. 

Fundamentalmente, la carta de presentación debe ser avanzada, fácil de leer y obligar al lector a la propuesta más grande. No ponga ningún obstáculo en el camino del lector que pueda disuadirlos de leer más.