Implementación de una organización de compra de clase mundial

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Compra ejecutiva

Antes de implementar cualquier práctica de compras, debe haber un respaldo de ejecutivos de la compañía senior. Sin la compra de altos ejecutivos, incluidos el CEO y el CFO, cualquier intento de desarrollar una estrategia de compra de clase mundial será sofocada por la gerencia media. Los cambios que deben realizarse en cualquier empresa deben ser respaldados por altos ejecutivos para lograr resultados.

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Racionalización de los datos existentes

Cualquier empresa que haya estado adquiriendo datos durante un período de tiempo tendrá una base de datos de proveedores que contengan datos actuales, duplicados, desactualizados e incorrectos. Si su empresa tiene varios departamentos de compras geográficamente separados, el nivel de inexactitud se multiplica. Para implementar una estrategia de compra de clase mundial, los datos de cada departamento de compras deben actualizarse para reflejar los datos de proveedores actuales y racionalizar para eliminar los datos duplicados, incorrectos e innecesarios. El beneficio de tener datos precisos para su empresa es que permite que las decisiones se tomen con precisión. Permite que su departamento de compras analice el gasto en proveedores que se utilizan en más de un área de compra. Después de una mayor comprensión de dónde se gasta el dinero en toda la empresa, la compañía tendrá mayor influencia con los proveedores.

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Aproveche los programas de incentivos de proveedores

Ha sido la norma para las empresas pagar a los proveedores lo más tarde posible. Si el proveedor tiene un contrato durante 45 días, entonces nunca recibirían su pago antes de ese día 45. Para alentar a las empresas a pagar sus facturas antes de la fecha de contrato negociada, los proveedores han ofrecido reembolsos, descuentos y otros incentivos. Pero los proveedores han descubierto que a pesar de los incentivos, las empresas aún no están pagando temprano. Una teoría es que las empresas ingresan los términos de pago en su sistema ERP y se olvidan de él. Los controles se cortan según esos datos y los incentivos del proveedor nunca se realizan. Una estrategia de compra de clase mundial debe adoptar estos descuentos y las empresas deben asegurarse de que estén tomando cada incentivo posible. En estos tiempos económicos difíciles, las empresas no pueden darse el lujo de dejar pasar descuentos significativos. Además, las negociaciones con los proveedores también deben incluir la obtención de mayores descuentos para el pago de la recepción de bienes o incluso el pago por pago.

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Implementar evaluación de proveedores

Una buena estrategia de compra debe incluir un método por el cual se midan los proveedores. El proceso de evaluación debe incluir no solo el rendimiento de la entrega, sino también rastrear métricas menos obvias, como entrega inferior o sobre, calidad de los artículos entregados y el rendimiento del servicio al cliente del proveedor. Estas métricas pueden no ser siempre un valor medible, pero a veces la métrica es subjetiva. Si se implementan las directrices de la política para la evaluación subjetiva, entonces todos los proveedores se pueden medir por igual. No olvide hacer que los proveedores sepan que están siendo evaluados. Si saben que sus clientes los están mirando, tal vez elevarán su juego.

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Contratar profesionales de compras

Muchas compañías creen que las habilidades clericales básicas son el único requisito previo para un puesto en el departamento de compras. Esta opinión es increíblemente ingenua teniendo en cuenta que estos empleados están a cargo de gastar grandes cantidades de recursos de la empresa. El profesional de la compra es la clave para implementar una organización de compras de clase mundial. Las habilidades requeridas para las organizaciones de compra de clase mundial incluyen el conocimiento del negocio para el que están comprando, habilidades analíticas, habilidades de negociación y habilidades interpersonales. Al privar a su departamento de compras de empleados versados ​​en estas habilidades, su empresa puede encontrarse vinculada a los contratos, los proveedores equivocados, por el material equivocado y al precio incorrecto. Las organizaciones de compras incluyen el conocimiento del negocio para el que están comprando, habilidades analíticas, habilidades de negociación y habilidades interpersonales. Al privar a su departamento de compras de empleados versados ​​en estas habilidades, su empresa puede encontrarse vinculada a los contratos, los proveedores equivocados, por el material equivocado y al precio incorrecto.

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Reduciendo el número de proveedores

Las empresas tienen cientos de proveedores, algunas tienen miles, muchas tienen miles, incluso decenas de miles. Tener miles de proveedores en su sistema, no solo requiere una cantidad considerable de mantenimiento, sino que también puede ser extremadamente costoso. Si un departamento de compras ordena artículos de veinte proveedores diferentes cada día, eso puede significar veinte órdenes de compra que deben enviarse, veinte costos de envío que deben pagarse y veinte recibos de bienes que deben procesarse cuando llegan los bienes. Además de los costos agregados, probablemente hay ahorros que no se están realizando. ¿Cuántos de esos veinte proveedores venden los mismos productos o similares?. Si los veinte proveedores se reducen a cinco, los costos de procesamiento se reducirán y probablemente se ha negociado el costo del material más bajo.

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Compras centralizadas

Si su empresa tiene una serie de ubicaciones geográficamente dispersas, puede pensar que es imposible implementar una estrategia de compra de clase mundial. Es prudente que las empresas necesiten pensar en su gasto general como una función central. Al tener una organización de compras centralizada, una empresa puede revisar sus proveedores de compras y seleccionar totales que pueden proporcionar la mayoría de los artículos a los mejores costos. Este escenario no cubrirá todos los artículos utilizados en todas las ubicaciones y la organización de compras centrales tendrá que trabajar con las ubicaciones para identificar a los proveedores locales que facilitan las necesidades de la ubicación remota.

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Obteniendo el máximo de los vendedores

Negociar un acuerdo con un proveedor puede ser un asunto prolongado de ninguna de las partes felices con el resultado. Tener una mala relación con su proveedor al comienzo del contrato no es la forma en que operan las organizaciones de compra de clase mundial. Los proveedores son una parte importante de su cadena de suministro. Los materiales que proporcionan se requieren en fechas específicas para que su pedido se envíe al cliente en la fecha prometida. Hacer de su proveedor un compañero en lugar de solo otro proveedor ayudará a garantizar que sus pedidos sean correctos y a tiempo. Las negociaciones con sus proveedores deben centrarse en los beneficios de ser un proveedor; mostrándoles que si tienes éxito, tendrán éxito. Las negociaciones que se centran en cláusulas de penalización y multas por mala calidad y fechas de entrega perdidas dejarán al proveedor menos que dispuesto a acomodar sus requisitos.

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Maximización de la tecnología

Hay algunas compañías que todavía usan rolodexes, solicitudes de compra en papel y llaman sus órdenes de compra a los proveedores. La mayoría tiene algún tipo de software de compra, incluso si es una hoja de cálculo de Excel, que rastrea los pedidos y los gastos en general. Con la introducción del software de planificación de recursos empresariales (ERP), las empresas pueden integrar sus departamentos de compra en su cadena de suministro para aprovechar los datos en tiempo real. Sin embargo, ahí es donde se detienen muchas empresas. Las estrategias de compra de clase mundial van más allá para cosechar los beneficios que les ofrecen sus sistemas ERP. Las empresas pueden adoptar técnicas de flujo de trabajo dentro de sus sistemas ERP para automatizar las aprobaciones y pagos, reduciendo así el tiempo que el personal de compras debe intervenir. Los datos producidos por miles de transacciones de compra se pueden utilizar en almacenes de datos para ayudar a los profesionales de la compra con métricas en la evaluación de los proveedores y la negociación de contratos.