Preguntas de la entrevista sobre el manejo de alto volumen de llamadas

Cuando solicite un puesto administrativo, de recepcionista, servicio al cliente u otro puesto de oficina, una pregunta típica de la entrevista de trabajo será "¿se siente cómodo usando un sistema telefónico con múltiples líneas y manejo de un gran volumen de llamadas telefónicas?"

En su respuesta, desea expresar que se siente cómodo con múltiples líneas telefónicas.

Incluso si no ha manejado un alto volumen de llamadas en el pasado, todavía hay formas de dar una respuesta segura. 

Lo que la entrevista quiere saber 

Con algunas preguntas de la entrevista, puede sentirse un poco misterioso por qué el entrevistador está haciendo la pregunta y qué esperan averiguarlo.

En este caso, el objetivo del entrevistador es bastante directo: el entrevistador quiere saber cómo manejará muchas llamadas telefónicas a la vez. Los entrevistadores buscan tener una idea de su experiencia con el teléfono, su comodidad con la tecnología y su manera mientras hablan con las personas por teléfono. 

Cómo responder preguntas sobre los sistemas telefónicos 

Si ha respondido a los teléfonos en un papel anteriormente, asegúrese de decirlo de inmediato en su respuesta. 

No quieres dar una respuesta de una palabra de "Sí."

Después de confirmar que se siente cómodo con múltiples líneas telefónicas y un gran volumen de llamadas, proporcione algunos detalles. Puede mencionar qué sistemas telefónicos ha utilizado en el pasado o describir el volumen típico de llamadas que recibió. Y puede ser específico sobre las habilidades telefónicas que ha utilizado en el pasado, como: 

• Colocar a las personas que llaman en espera
• Llamadas de detección para supervisor
• Colocar llamadas para el supervisor
• Transferir y reenviar llamadas
• Llamadas de conferencia: configurarlos, colocarlos, administrarlos, participar en ellas
• Gestión de correo de voz
• Tomando mensajes

No se desespere si no ha tenido responsabilidades telefónicas en un rol anterior. En cambio, puede pivotar para describir por qué es importante tener una buena manera de teléfono. También puede discutir la importancia de las habilidades de servicio al cliente en su respuesta.

Ejemplos de las mejores respuestas

Aquí hay respuestas de entrevista de muestra que puede editar para adaptarse a sus experiencias personales y antecedentes.

Sí, me siento cómodo usando múltiples líneas telefónicas con un gran volumen de llamadas y lo he hecho en el pasado. Puedo mantener las conversaciones separadas y tratar con los clientes de una manera amigable y eficiente.

Por qué funciona: En esta respuesta, el entrevistado confirma que tienen la habilidad requerida, al tiempo que elabora cómo manejan la situación. 

No he manejado directamente varias líneas telefónicas, pero entiendo la importancia de ser cortés y eficiente, y estoy aprendiendo rápido.

Por qué funciona: Esta es una respuesta honesta. En un mundo ideal, tendrías la experiencia. Pero si no lo hace, ser por adelantado y luego explicar que sabe que las habilidades necesarias para manejar la tarea son la mejor solución.

Entiendo que el contacto telefónico es a menudo la primera interacción que un cliente tiene con la empresa, y la primera impresión es extremadamente importante. Es fundamental mantener una manera amigable y profesional en el teléfono en todo momento.

Por qué funciona: Esta respuesta muestra que el entrevistado entiende por qué la pregunta es importante. 

Consejos para dar la mejor respuesta

• Liderar con un "sí": Si tiene experiencia en esta área, asegúrese de decirlo en su respuesta. 
• Dar detalles: Ya sea que tenga o no tenga experiencia en esta área, vaya más allá de una respuesta de una palabra de "Sí" o "No."Querrá compartir su experiencia específica con el manejo de altos volúmenes de llamadas telefónicas o mostrar que comprende por qué esta habilidad es importante. 
• Mencionar modales: No se trata solo de operar la tecnología. Una gran parte de contestar el teléfono es cómo habla con alguien, así que asegúrese de incorporar detalles sobre cómo habla con las personas en su respuesta. 

Que no decir 

• No: Incluso si no tienes esta experiencia, todavía hay una manera de vender tus habilidades. Hable sobre la importancia del servicio al cliente, su capacidad para manejar un ambiente de trabajo ocupado, su comodidad aprendiendo nueva tecnología, etc. 
• No se descalifique: Si no tienes la experiencia, está bien! Como puede ver, hay muchas maneras de girar esto. Pero si dices: "No me gusta hablar por teléfono" o "Me abruman la nueva tecnología", entonces te hará parecer poco atractivo como candidato. 

Posibles preguntas de seguimiento 

• ¿Cuántas líneas telefónicas manejaste en cada?
• ¿Cuál era el volumen habitual de llamadas cada día??
• ¿Con qué frecuencia tenía más de una persona que llama a la vez??
• ¿Cómo manejarías a alguien que estaba frustrado por teléfono?? 
• ¿Qué significa para usted el servicio al cliente?? 

Control de llave

Responder a la pregunta Esto parece obvio, pero dado que esta es una pregunta que sí o no, es particularmente importante dar una respuesta a la pregunta en cuestión. 

Compartir detalles Vaya más allá de una respuesta de una palabra y comparta detalles sobre su experiencia con los sistemas telefónicos o su comprensión de cómo abordar los teléfonos.