Mantener registros financieros de la oficina legal

Si aspira a ser un abogado en ejercicio con su propia oficina legal, debe comprender qué registros necesita mantener. Puede ser un experto en la práctica de la ley, pero es posible que no se sienta tan seguro en su conocimiento contable. Comprender los fundamentos y el uso de un software de contabilidad especializado puede mantener su práctica segura.

Sistemas de contabilidad

Un buen sistema de contabilidad para cualquier pequeña empresa incluirá fuertes controles internos para monitorear tanto los ingresos como los gastos. Como abogado, debe asegurarse de que su sistema de contabilidad tenga fuertes controles internos, tanto las tarifas facturadas como los costos y los gastos avanzados, para los clientes.

Independientemente de si las facturas se basan en un retenedor específico, retenedor anual, tarifa contingente o tarifa de referencia, su tarifa se basa en el tiempo dedicado a los proyectos de sus clientes. Esa es la razón por la cual los abogados generalmente mantienen registros detallados para rastrear el tiempo dedicado a los casos.

Puede usar sistemas manuales o electrónicos para rastrear su tiempo y gastos de carga. Se utilizaron tarjetas de contabilidad del cliente para grabar esa información antes del advenimiento del tiempo legal y el software de facturación. Independientemente del método de mantenimiento de registros que prefiera, generalmente querrá registrar su tiempo dedicado a los asuntos del cliente, junto con cualquier gasto cargable.

De vez en cuando, puede pagar los gastos en nombre de su cliente por las tarifas de presentación u otros cargos. La mayoría de los abogados practicantes registran estos costos avanzados en el sistema de manera similar a otras cuentas por cobrar.

El software de contabilidad tendrá revistas especiales para registrar un solo tipo de transacción con frecuencia. Para los abogados, el Revista de recibos de efectivo mostrará un desglose de (1) tarifas recibidas y (2) reembolsos de gastos, incluida la asignación entre los gastos generales regulares pagados y los costos del cliente pagados. La complejidad de la revista de recibos de efectivo variará según el tamaño del bufete de abogados, el más básico de los cuales es solo el extracto bancario y verificar copias.

Registros esenciales

Además de los registros discutidos anteriormente, los abogados generalmente mantienen al menos lo siguiente:

1. Agenda: Un libro de citas contiene registros de citas, generalmente en formato de calendario.
2. Revista de cuentas por cobrar: El diario de cuentas por cobrar muestra las cuentas por cobrar facturadas pero no recopiladas.
3. Libradores de clientes de clientes individuales: Estas cuentas del libro mayor incluyen una descripción de los servicios prestados, cargos y créditos, un resumen de cargos no facturables y facturas finales.
4. Registros de tiempo del caso: Se registran los registros de tiempo para cada cliente.
5. Registro de casos en progreso: Este registro resume cualquier trabajo legal en proceso y generalmente está organizado por los nombres de los clientes.
6. Informes de resumen de tiempo: Los informes de tiempo generalmente pueden ser clasificados por el abogado o por el cliente y contener información como la hora, las fechas trabajadas, las facturas y otros gastos de carga.

Estos son los libros y registros básicos que la mayoría de los abogados, independientemente de su especialidad tendrán en el archivo de sus empresas. Muchos abogados utilizan software de contabilidad y software de gestión de prácticas legales para mantener sus libros y registros en formatos electrónicos. Mientras que algunas oficinas legales usan QuickBooks, muchas otras empresas utilizan programas de software específicos de la industria legal, como Abacus Next, Clio o Prolaw para administrar sus prácticas.

NOTA: Este artículo está destinado solo a fines educativos; Debe consultar con un profesional de impuestos para discutir cualquier pregunta o problema que tenga con su contabilidad, mantenimiento de registros o ingresos.