Consejos de gestión al construir un presupuesto de eventos

Equilibrar un presupuesto de eventos es uno de los principales desafíos que enfrentan los planificadores, y la raíz de la mayoría de los problemas de dinero se remonta a las etapas de discusión iniciales. Siempre es mejor comenzar a diseñar un evento sobre la cantidad de recursos financieros disponibles y no viceversa. Pasar solo unos minutos pasando por un presupuesto no solo le ahorrará dinero o lo asignará mejor, sino que ahorrará mucho tiempo al eliminar variables costosas.

Bosquear los gastos de planificación de eventos

Los gastos pueden provenir de una amplia gama de fuentes una vez que piense en todos los componentes involucrados en la organización de una función. Los más obvios son los gastos de alquiler de atención y el lugar, pero la lista solo crece a partir de ahí. La cuestión es que pasar por alto incluso una categoría de gastos puede tener un impacto desastroso en su gasto por persona. 

Cuestiona a tus clientes

Como planificador de eventos, su papel es proporcionar asistencia experta tanto con la coordinación como con la gestión financiera del evento. Tenga en cuenta que sus clientes sueñan con la perfección, y esto puede nublar fácilmente su juicio sobre lo que es fiscalmente posible. El tiempo para cerrar la brecha entre su presupuesto y las expectativas es justo desde el principio. Muchas veces es tan simple como hacer las preguntas correctas y redactar un presupuesto durante su primera reunión.

Construir un presupuesto básico para eventos

Una vez que tenga una visión del evento y una estimación de cuánto dinero tiene que trabajar, finalmente es hora de estructurar el presupuesto. Un paso importante aquí es decirle a sus clientes que los presupuestos de eventos son "borradores de trabajo" que probablemente cambien a medida que lleguen más detalles. Recuerde, muy pocos clientes tienen experiencia con los costos y tarifas asociadas con las fluctuaciones de asistencia, por lo que es mejor construir en una zona de amortiguación del 10% para evitar quedarse sin fondos. 

Calcular las tarifas del planificador de eventos

Por supuesto, debe incorporar sus tarifas de planificación en el presupuesto, y este puede ser un tema delicado para algunos. Los planificadores de eventos tienen varias formas de cobrar por sus servicios, desde tarifas rectas hasta comisiones porcentuales. Al final, se trata de encontrar un medio en el medio. Asegúrese de que su estructura de tarifas esté documentada en un contrato e incluya como un gasto en todos los borradores del presupuesto.

Recorte los costos del evento

Raramente trabajará en un evento que tenga un presupuesto ilimitado. Lo más probable es que llegue a un punto en el proceso de planificación donde se deben tomar decisiones sobre la reducción de los costos. Aquí es donde un planificador de eventos experimentado realmente puede brillar para ayudar a sus clientes. El objetivo es identificar qué opciones tienen la mayor impresión para los invitados. Por ejemplo, si gasta menos en centros de mesa para preservar el postre gourmet? En algunos casos, un planificador puede pasar por los gastos y renegociar o reducir las áreas donde los invitados nunca se darán cuenta. 

Controlar los gastos de audio y visual

El equipo de iluminación y sonido tiene un gran impacto en la presentación de su evento, pero también tiende a tener un gran impacto en el presupuesto. Cuando tiene en cuenta otros gastos de AV como proyectores, acceso a Internet y servicios de video, esta categoría no tarda mucho en convertirse en uno de los números más grandes en su presupuesto. 

Encuentra opciones de marketing de bajo costo en línea

El marketing es otro gasto que puede crecer exponencialmente si no obtiene resultados de inmediato. La captura, por supuesto, es que, a menos que comercialice efectivamente, no habrá suficientes asistentes para apoyar los costos del evento. Es por eso que tiene sentido utilizar tantas opciones gratuitas o de bajo costo para difundir la palabra inicial sobre una próxima ocasión.