Planificación de la lista de verificación para pequeños eventos

Los pequeños eventos tienen mucha más flexibilidad cuando se trata de oportunidades con lugares, actividades e interacción. Al final, es simplemente más fácil trabajar con las necesidades de un grupo más pequeño. Por supuesto, los planificadores aún necesitan ser creativos si quieres que el día fluya bien. Una lista de verificación de detalles importantes ayuda al flujo del evento y ofrece una visión valiosa de lo que puede funcionar mejor la próxima vez.

Empiece con lo básico

Las mejores ideas comienzan con una base sólida, por lo que es importante establecer el marco de su evento antes de mirar hacia el futuro demasiado lejos. Cosas como fechas, tiempos e itinerarios deben completarse antes de pasar a cualquier detalle intrincado. Asegúrese de utilizar las muchas aplicaciones y programas gratuitos utilizados para rastrear las fechas y las llamadas necesarias.

Elija el lugar correcto

Tendrás más fácil encontrar un espacio para un grupo más pequeño, pero los umbrales de capacidad serán más estrictos. Si su evento se expande de 50 personas a 100, es posible que tenga que mudarse a una habitación más grande dependiendo de las capacidades de su lugar. En términos generales, es más fácil volverse más pequeño en un apuro, por lo que comprar una habitación que pueda acomodar su mayor proyección de asistencia y escalar según sea necesario siempre que no afecte el presupuesto.

Mapear una estrategia de marketing

Incluso si está organizando un "evento gratuito", aún debe presentarlo de una manera que atraiga registros. Las personas quieren saber cómo se beneficiarán de asistir a la ocasión, y la forma en que le dan cuenta a sus invitaciones y materiales de marketing puede tener un gran impacto en si aparecerán o no. Si bien es probable que su evento le parezca emocionante, el verdadero desafío es emocionar a los demás también.

Presupuesto por persona

El único inconveniente de los pequeños eventos es que normalmente cuestan más por persona porque los precios del hotel y los de catering disminuyen a medida que aumentan las cantidades. Para hacer las cosas aún más complicadas, una caída del 20 por ciento en los números para un pequeño evento tiene el potencial de afectar el estado de precios de su grupo. Con eso en mente, desea presupuestar costos por persona bajo la cifra de asistencia proyectada más baja. Si hace esto con precisión, su margen de beneficio realmente aumentará para cada persona que agregue sobre la proyección.

Juega con tus fortalezas

Los grupos pequeños ofrecen más oportunidades para discusiones organizadas, así que use esto para su ventaja al planificar el itinerario. No es muy divertido "hablar con" todo el día, por lo que muchos eventos pequeños ofrecen sesiones grupales o opciones de ruptura. Incluso los proyectos grupales pueden integrarse en las circunstancias correctas. Piense en formas de involucrar a sus asistentes con el diálogo, ya que esto aumentará su tasa de retención de cada presentación.

Incluir sesiones de preguntas y respuestas y formularios de retroalimentación

La mejor manera de dar un salto en la planificación de su próximo evento es escuchar los comentarios de su actual. Deje mucho tiempo para las preguntas al final de cada segmento. También puede organizar preguntas de su personal para comenzar la conversación. Los formularios de retroalimentación son bastante fáciles de incluir en sus paquetes de información, pero asegúrese de instruir a los asistentes sobre cómo desea que se envíen.

Agregue oportunidades de redes posteriores a los eventos

Una buena función de red puede agregar un valor tremendo a todos los participantes. Si fueron efectivos para estimular el diálogo entre los asistentes, entonces todos deberían saber algo el uno sobre el otro al final del día. Siempre es útil hacer que la comida esté disponible en una función como esta, e incluso es posible que desee reclutar compromisos antes del día del evento. Como dicen, nada atrae a una multitud como una multitud, así que sea proactivo en la promoción de todas las funciones posteriores al evento.

Los pequeños eventos tienen el potencial de ser una experiencia rica y gratificante para todos, pero debe planificar cada minuto con la audiencia en mente. La buena noticia es que se vuelve más fácil cada vez porque comprenderá con precisión lo que sus invitados esperan.