Plan de proceso de gestión del tiempo del proyecto

La gestión del tiempo es una de las 10 áreas de conocimiento que los gerentes de proyectos deben dominar para obtener una certificación Profuly Management Professional (PMP) ® del Instituto de Gestión de Proyectos. Es parte esencial de administrar un proyecto porque ayuda a garantizar que el proyecto se complete a tiempo.

La Guía de Body of Knowledge of Knowledge (PMBOK) ® de Project ofrece un marco para la gestión del tiempo del proyecto que para aquellos que buscan obtener la certificación PMP®, y también puede ser útil para todos los gerentes de proyectos, también. Está compuesto por siete procesos:

1. Gestión del horario de planes
2. Definir actividades
3. Actividades de secuencia
4. Estimar recursos de actividad
5. Estimar la duración de la actividad
6. Desarrollar el horario
7. Horario de control

Echemos una mirada más profunda a cada uno de ellos.

Gestión del horario de planes

Este paso requiere que establezca todas las políticas, procedimientos y documentación requeridos para administrar el cronograma del proyecto. El objetivo es proporcionar orientación sobre cómo se administrará el horario del proyecto durante todo el proceso.

Sin embargo, probablemente no tendrá un plan separado para administrar su horario. Gran parte de lo que trabaja aquí terminará en su plan de gestión de proyectos.

Definir actividades

Aquí es donde identifica y enumera las tareas individuales que deben realizarse durante todo el proyecto para garantizar que se cumplan todos sus entregables. Puede hacer esto mirando cada hito importante del proyecto y dividiéndolo en actividades más pequeñas que deben hacerse para alcanzar ese hito. Necesitará la lista resultante de tareas del proyecto para pasar al siguiente proceso.

Actividades de secuencia

Este proceso lo ayuda a poner su trabajo de proyecto en el orden correcto para que pueda hacer un uso eficiente de los recursos del proyecto y entregar lo más rápido posible. Implica tomar la lista de actividades del proyecto que creó anteriormente y poner cada tarea en el orden correcto. Al final de este proceso, tendrá una visión de las relaciones entre las tareas del proyecto.

La Guía PMBOK® habla sobre la producción de un diagrama de red como salida de este proceso, pero eso rara vez es necesario, y ciertamente, nada que tendría que hacer a mano. Si desea hacer diagramas de red, puede usar su software de gestión de proyectos para hacerlo. Sin embargo, en última instancia, una lista de dependencias y posibles fechas de inicio y finalización para las tareas será igual de bueno y menos lento.

Estimar recursos de actividad

Una vez que tenga sus tareas en el orden correcto, el siguiente paso es descubrir qué recursos necesita para lograrlas, incluidos los recursos humanos, el equipo y los suministros, más la cantidad que necesita de cada uno. Por lo general, es una buena idea aprovechar un especialista en esta área para asegurarse de obtener una estimación precisa para el proyecto.

Estimar la duración de la actividad

Este paso es donde ocurre el trabajo duro de calcular cuánto tiempo lleva cada tarea. Durante este proceso, resolverá cuánto tiempo llevará hacer cada actividad utilizando los recursos que ha identificado. No olvide tener en cuenta la disponibilidad de recursos y las vacaciones. También sea realista: solo porque estime que una tarea tomará ocho horas no significa que se terminará por la mañana.

Desarrollar el horario

Finalmente, puede armar el horario de su proyecto. Desarrollar el horario es uno de los procesos más complicados en la guía PMBOK®. Hay 13 partes, incluido todo lo anterior, más los riesgos, el alcance y los elementos relacionados con el contexto del proyecto. Puede usar el software de gestión de proyectos para crear el cronograma.

Horario de control

Este proceso le brinda las herramientas que necesita para monitorear y actualizar el horario de su proyecto. Le ayudará a asegurarse de que los cambios se administren adecuadamente y que mantenga el control del momento de su proyecto.

Preparar el horario de su proyecto y rastrearlo después es mucho trabajo, pero vale la pena saber que tiene un horario sobre el que puede tener confianza.