Razones para considerar el procesamiento de la nómina de subcontratación

Ya sea que tenga un empleado o cientos de cientos, debe seguir los procedimientos formales que van a pagarles y tratar con impuestos a la nómina. Puede realizar estas tareas de nómina usted mismo, o puede externalizar el proceso entregándolo a un proveedor de servicios de nómina.

Opciones de procesamiento de nómina

Aquí hay dos opciones que tienen los dueños de negocios para administrar la nómina.

Software de nómina en línea

Puede usar el software de nómina, proporcionar la entrada usted mismo y hacer que el software haga los cálculos. Las aplicaciones de software de nómina en línea funcionan de manera similar al software de contabilidad empresarial. Le dan un puñado de indicaciones e información, pero usted o alguien en su negocio ingresa la información.

Servicios de nómina

Los servicios de nómina son empresas individuales que a veces están conectadas a las empresas de contabilidad o contabilidad. Puede externalizar su proceso brindando un servicio de nómina local o en línea la información básica sobre los empleados y permitiéndoles ejecutar la nómina, enviar cheques de pago y enviar informes y pagos de impuestos de nómina.

La outsourcing de la nómina no quita su responsabilidad por pagar e informar todos los impuestos de nómina a tiempo y en su totalidad y pagar a los empleados exactamente lo que se les debe. El IRS cobra sanciones por no depositar los impuestos a la nómina.

Razones para externalizar la nómina

Considere el costo de su tiempo

Su trabajo como propietario de un negocio es administrar su negocio, no procesar la nómina. Tratar de hacer la nómina usted mismo significa tomarse su tiempo de otras tareas clave, como adquirir clientes, hacer productos o realizar servicios.

Los impuestos de la nómina son complicados

Los impuestos de la nómina son complejos porque hay varios tipos diferentes de impuestos que debe recaudar y pagar y muchos formularios complicados para completar. Estos incluyen el impuesto federal sobre la renta, el impuesto estatal sobre la renta, el impuesto de FICA para el Seguro Social y Medicare, y el impuesto de desempleo federal y estatal.

Aquí hay un ejemplo; Los montos que se retiene de los cheques de pago de los empleados por impuestos federales sobre la renta y el impuesto FICA debe pagarse al IRS mensualmente o semiékal (dos veces por semana), dependiendo del tamaño del depósito. Hacer estos depósitos puede tomar mucho tiempo.

Todos los depósitos federales de impuestos de nómina deben hacerse en línea. La mejor opción para hacer depósitos es inscribirse en el Sistema de pago de impuestos federales electrónicos del IRS (EFTPS). Luego le dé a su proveedor de nómina su información de inicio de sesión para que puedan hacer depósitos para usted.

Las leyes fiscales cambian todo el tiempo

Cada año, puede haber cambios en las leyes fiscales, las tasas fiscales o los plazos para presentar informes. Es difícil para un negocio individual estar al tanto de todos estos cambios. Un servicio de nómina o aplicación de software trata de estos cambios para muchas empresas y pueden hacer estos cambios de manera rápida y fácil.

¿Qué hacen los servicios de procesamiento de nómina??

Puede encontrar un software de nómina o un servicio de nómina que pueda ayudarlo con algunas o todas estas tareas de impuestos de nómina y nómina.

Tareas de nómina

El software de nómina o un servicio de nómina pueden calcular el pago de los empleados, la retención y las deducciones para crear cheques de pago. La mayoría también calculará y pagará a los contratistas independientes (no empleados) también. Ambos también pueden enviar cheques de pago, generalmente a través de depósito directo.

Tareas impositivas de nómina

Dependiendo del nivel de servicio que pague, el software y los servicios de nómina:

• Recaudar e informar los impuestos de nómina adeudados
• Calcule los informes anuales de salario e impuestos, Formulario W-2 para empleados y Formulario 1099-MISC para no empleados
• Envíe el Formulario 941 de informes de impuestos de nómina 941
• Informar y pagar impuestos de desempleo

Aquí hay una lista de algunos de los mejores software de nómina disponibles con detalles para cada.

¿Cuánto cuesta un servicio de nómina??

Los procesadores de nómina en línea y los servicios de nómina cobran diferentes tarifas según el número de empleados pagados. También tienen diferentes niveles de servicios, incluido el soporte.

Servicios de procesamiento de nómina en línea

La mayoría de los servicios de nómina en línea se cobran mensualmente, y el precio más común es un precio mensual base con un monto adicional por empleado por mes.

Varias compañías de software tienen precios escalonados, con una cantidad mensual más alta y costos por empleado en función del nivel y los tipos de servicio.

Por ejemplo, el software Patriot Payroll cobra $ 10 al mes más $ 4 por empleado por servicio básico donde la compañía administra su propia nómina e impuestos con la ayuda de Patriot. Por $ 30 al mes más $ 4 por empleado, los archivos de opción de nómina de servicio completo de Patriot y depósitos locales, estatales y federales de nómina y presentaciones de fin de año.

INTuit's QuickBooks ofrece tres niveles de servicio. Actualmente, el nivel básico es de $ 22.50 por mes más $ 4 por empleado. El segundo nivel ofrece nómina automática, depósito directo del mismo día, seguimiento de tiempo sobre la marcha y apoyo de recursos humanos por $ 37.50 por mes más $ 8 por mes por empleado. Mientras tanto, el nivel más alto incluye protección de multa fiscal y un asesor de recursos humanos personales (recursos humanos) por $ 62.50 al mes más $ 10 al mes por empleado.

Servicios de procesamiento de nómina fuera de línea

Teresa Ray, la propietaria del departamento de nómina, explicó en un correo electrónico al saldo de cómo funcionan los servicios de nómina de su empresa. Según Ray, su compañía cobra una tarifa base por período de nómina (semanal, quincenal, semi-mes o mensual) de $ 54 más $ 2 por cada empleado pagado. Entonces, si hubiera 10 empleados pagados durante ese período de pago, el cargo sería de $ 74 ($ 54 más $ 20). Esa tarifa incluye procesar la nómina, cobrar y pagar todos los impuestos de nómina adeudados, y preparar y presentar todos los informes de impuestos de nómina mensuales, trimestrales y anuales.

Preguntas que hacer antes de la nómina de outsourcing

A medida que habla con posibles servicios de nómina y evalúa las aplicaciones de software de nómina, lee reseñas y solicite referencias. Aquí hay algunas preguntas para hacer:

• ¿Qué tan seguro es su sistema?? ¿Alguna vez ha tenido una violación de datos??
• ¿Con qué frecuencia actualiza su sistema?? ¿Tiene copias de seguridad en caso de pérdida de datos o bloqueo del sistema?? 
• ¿Cómo se mantiene al día con los cambios en las leyes fiscales?? ¿Con qué frecuencia actualiza sus datos para los cambios de impuestos?? 
• Cuánto tiempo has estado en el negocio? 
• ¿Cómo maneja el servicio al cliente?? ¿Puedo llamar y hablar con una persona real?? ¿Qué tan rápido responde a las solicitudes urgentes?? 
• Si tengo que hacer correcciones, ¿qué tan rápido puedes hacer estas??
• ¿Cómo sé que está enviando informes y realizando pagos antes de que se vencan?? ¿Qué confirmaciones me envías??

Si recién está comenzando con la nómina, tómese un tiempo para leer esta descripción general de cómo configurar un sistema de impuestos de nómina. Luego haga una lista de lo que está dispuesto a hacer usted mismo y lo que quiere que haga un servicio de nómina.

Preguntas frecuentes (preguntas frecuentes)

¿El número de empleados afecta la elección de una opción de procesamiento de nómina??

La mayoría de los servicios de procesamiento de nómina basan su precio en la cantidad de empleados, por lo que no se le cobrará mucho por unos pocos empleados con la opción de menor precio. Luego, puede agregar servicios como depósito directo cuando su negocio crezca. Los proveedores de servicios de nómina locales también tienen un precio en función de la cantidad de trabajo, como la cantidad de cheques de pago de los empleados procesados.

¿Cómo funciona el soporte para diferentes tipos de servicios de nómina??

Las empresas de nómina en línea ofrecen diferentes niveles de apoyo; Cuanto mayor sea el nivel, más directo se incluye el soporte en la persona. El nivel más bajo de soporte suele ser videos, preguntas frecuentes o chat, mientras que el más alto es el servicio VIP con la ayuda de una persona en vivo. El apoyo rápido es esencial, especialmente cuando comienza, así que busque el servicio que tenga el mejor soporte en el nivel más bajo o esté dispuesto a pagar más.

¿Cuáles son algunas aplicaciones comunes que funcionan con el software y los servicios de nómina??

La integración del software de nómina más común es con el software de contabilidad o de contabilidad, como QuickBooks. El software de recursos humanos también se puede vincular a su sistema de nómina para el seguro de salud, el tiempo de descuento en la gestión y la gestión de documentos de los empleados.

Los servicios de nómina también tienen solicitudes adicionales. Teresa Ray dijo que su compañía ofrece un servicio llamado empleado web que permite a los empleados iniciar sesión, obtener trozos de cheque y formularios W-2, y cambiar sus subsidios de retención.

Tengo empleados que trabajan de forma remota en varios estados. ¿Cómo maneja un servicio de nómina esta situación??

Todos los servicios de software de nómina ejecutan impuestos estatales para los empleados. Teresa Ray dijo que su servicio procesa pagos para empleadores que hacen negocios en unos 18 estados distintos de Indiana, donde se encuentra su empresa. Procesamiento de impuestos de nómina y nómina para estados después de que el estado de origen tiene tarifas adicionales.