Los conceptos básicos de construir un presupuesto de eventos

Como planificador de eventos, permanecer dentro del presupuesto de su cliente es clave. Y para hacer eso, necesita un presupuesto detallado para el evento que usted y su cliente estén de acuerdo. Ya sea que sea nuevo en la planificación de eventos o un profesional experimentado, mantener un presupuesto de eventos lo ayudará a mantenerse organizado y preparado para cualquier consulta del cliente, todo mientras lo ayuda a evitar pasar por el presupuesto.

Aspectos importantes de un presupuesto de eventos

Para un evento básico, como un seminario o una cena, Excel u otros programas de hoja de cálculo pueden ser útiles. Enumere las siguientes cuatro categorías en la parte superior: elemento, gasto proyectado, gasto real, detalles. A partir de ahí, simplemente complete la hoja de cálculo y la administra como lo haría con cualquier otra parte de su negocio.

1. Seguimiento de los costos de alquiler del sitio. A medida que planea el evento en sí y a medida que se reúne con el gerente de ventas de su lugar, rastree todas las tarifas de alquiler proyectadas para el espacio de eventos y funciones, limpieza, manejo de equipaje y gastos relacionados.
2. Estimar los costos de catering. Esto incluye todos los cargos de alimentos y bebidas, incluidas consejos y propinas, que pueden representar hasta un 30 por ciento. Los presupuestos de catering pueden globo o encogerse, y administrarlos con cuidado es una buena idea, ya que pueden ser una gran fuente de ahorros.
3. Documentar cargos de transporte. Esto incluye transbordadores, entrenadores, transferencias de eventos y cualquier gasto relacionado. No olvide el seguro, el combustible, los peajes o los remolques si son necesarios.
4. Agregar gastos de decoración. La mayoría de los eventos incluyen gastos de decoración, como centros de mesa, florales, alquileres de carpas, etc. Aquí es donde enumeras esos costos.
5. Documentar las tarifas de entretenimiento y equipo. Los gastos comunes en esta categoría incluyen el equipo A/V, pero también es un buen lugar para enumerar los honorarios a los oradores o si está contratando artistas.
6. Resumir los cargos de impresión. Varios cargos de artículos pequeños realmente se combinan para hacer una línea de línea de gastos más grande. Estos incluyen invitaciones, insignias de nombres, folletos de programas, señalización de eventos y pancartas.
7. Crea una línea de pedido para regalos. Un consejo de evento común es nunca permitir que un invitado deje con las manos vacías. Entonces, sea cual sea el regalo o los regalos que proporcione, rastree el costo para ellos por separado; Te sorprendería cuánto pueden costar estos artículos.
8. Identificar gastos de actividades. Si su evento incluye actividades como golf, tenis, spa, rafting, ciclismo u otras actividades, querrá tener en cuenta el costo de estas tarifas por separado. Considere resumir el costo total en su hoja de cálculo y adjuntar un desglose.
9. Publicar otros gastos. Si un gasto no cae en ninguna de las categorías anteriores, enumere como un elemento de gastos misceláneos aquí.
10. Date una categoría de Fondo de Contingencia. Dependiendo del tamaño o complejidad de un evento, es posible que desee darse hasta el 20% del presupuesto del evento aquí. A pesar de la mejor planificación, los cargos van a exceder los planes proyectados con gastos que nunca considera. Esto le impedirá pasar por el presupuesto cada vez.
11. Resumir los gastos proyectados. A medida que cree su programa de eventos, tendrá una buena proyección de los gastos totales. Esta es la información que compartirá con el cliente del evento para asegurarse de que conozca el presupuesto del evento para que no haya sorpresas más adelante.
12. Resumir los gastos reales. Esto sucede después de que el evento ha concluido. Subtotal las facturas en las 10 categorías anteriores y documentar el presupuesto real. Si es extremadamente favorable, identifique los ahorros en el presupuesto real vs. el presupuesto proyectado, demostrando el valor que aportó al rol.