El maestro de artículos es el ADN de su empresa

Los genetistas pueden mirar tu ADN y decirte de qué estás hecho, de dónde vienes e incluso a qué enfermedades podrías ser propenso. De esa misma manera, los profesionales de la cadena de suministro pueden analizar los maestros de los artículos de sus productos y descubrir:

• Quienes son sus proveedores
• Qué materias primas y componentes usan
• ¿Cuánto inventario debes llevar?
• Cuáles deberían ser sus márgenes de beneficio

La gestión del maestro de artículos cuidadosos es esencial para comprender la salud general de su empresa.

El maestro de artículos

Cada uno de los productos que su empresa fabrica y vende debe tener un maestro de artículos. El maestro de elementos es un archivo o registro que generalmente se encuentra dentro de su sistema de planificación de recursos empresariales (ERP).

El maestro de artículos debe configurarse cuando se introduce un producto en su empresa. El maestro de artículos debe construirse cuidadosamente (a menudo, las empresas tendrán una persona cuyo único trabajo es el mantenimiento del maestro de artículos) y contendrá, como mínimo, la siguiente información:

• Nombre del árticulo
• Descripción del Artículo
• Llama de materiales (BOM)
• Costo de bienes (COGS)
• Enrutadores de fabricación
• Tiempos de entrega de fabricación y suministro
• Niveles de stock de seguridad (si corresponde)
• Cantidades mínimas de pedido (MOQ)
• Ordenar múltiplos

Pero no se limite a esas entradas. Su ERP tendrá campos estándar para que se complete para su maestro de artículos, pero también habrá campos personalizados que puede usar para adaptar el maestro de artículos a las necesidades específicas de su empresa.

Del maestro de elementos, su ERP tomará información para generar datos para:

• Valor de inventario
• Compra de colas
• Trabajo de producción o órdenes de trabajo
• Variaciones de fabricación
• Variaciones de precio de compra (PPV)
• Análisis financieros

La información que se mantiene dentro de un maestro de elementos es similar a los hilos de genes dentro de una molécula de ADN. Tu ADN te dirá de qué estás hecho. Su maestro de artículos le dirá de qué está hecha su empresa. 

Usando un maestro de elementos

Aunque es un repositorio de información increíblemente valioso, es posible que en realidad nunca abra un maestro de elementos. A menos que su trabajo sea para mantener el maestro de artículos de su empresa (de manera bastante inteligente, los trabajos a menudo se llaman maestros de elementos), en realidad se le puede evitar que entre y realice cambios en un maestro de artículos.

Sin embargo, si su trabajo está dentro de la función de la cadena de suministro de su empresa (planificación, compras, control de inventario, gestión de la demanda, etc.), las finanzas o en otro área de gestión están utilizando información que encuentra su hogar dentro del maestro de artículos de su empresa.

El costo de los bienes de sus productos se encuentra dentro del maestro de artículos. Entonces, si desea saber el valor de su inventario, tomará la cantidad de elementos que tiene a mano y multiplica ese número por los costos en el artículo maestro.

Y, por cierto, si su producto es un ensamblaje que está compuesto por múltiples niveles de subconjuntos y componentes, todos los subconjuntos y componentes también tendrán un maestro de elementos.

Variaciones de precio de compra y variaciones de fabricación

¿Está pagando la cantidad correcta por los artículos que compra?? Use el maestro de elementos para averiguar. Tome sus precios de compra reales y compárelos con el costo (a menudo llamado costo estándar) que se encuentra en el maestro de su artículo. 

La belleza de su maestro de artículos es que es un archivo vivo. Si su maestro de artículos dice que compra el producto X por $ 10 y descubre que ha estado comprando el producto X durante el año pasado por $ 9, entonces alguien de su empresa (tal vez no usted) puede revisar su maestro de artículos para que el costo estándar es igual al precio de compra. 

Lo mismo es cierto para los tiempos de fabricación. Si su maestro de artículos se ha configurado con 45 minutos como tiempo de fabricación para el producto Y, después de ejecutar un informe de varianza de fabricación, descubre que en realidad le toma 55 minutos hacer el producto Y (usted o alguien más en su empresa) puede revisar el maestro de artículos.

Cola de compra

Además de pagar a sus empleados, comprar su inventario es una de las actividades de mayor costo que usted y su empresa realizan regularmente. Debe confiar en su ERP para decirle qué comprar y cuándo comprarlo, y adivina a dónde va su ERP antes de que le envíe sus señales de compra? 

Lo adivinaste tu maestro de artículos. 

Su artículo maestro alberga estos puntos críticos de datos de compra:

• Tiempo de espera
• Moq
• Ordenar múltiplos
• Niveles mínimos de stock
• Niveles máximos de stock
• Costo de la compra

Su ERP utiliza esa información y la concilia con los niveles de inventario actuales y la demanda de la producción del cliente para impulsar los requisitos de compra. 

Si el maestro de su artículo es inexacto, entonces podría estar comprando demasiado tarde (yo.mi. El tiempo de entrega de su proveedor es realmente 6 semanas, pero su maestro de artículos dice que solo son 3 semanas). O podría estar ordenando demasiado (si su MOQ dice que las unidades mínimas que puede comprar del producto X es de 100 unidades, pero su proveedor realmente le venderá 50). O su nivel de stock máximo no le permitirá comprar la cantidad que necesita para cubrir la demanda de sus clientes.

Y, nuevamente, las variaciones de precio de compra (PPV) es una métrica que muchas compañías rastrean y su métrica de PPV puede informarse incorrectamente si la compra (i.mi. estándar) Costo en su maestro de artículos es incorrecto. 

Quienes son los maestros de los artículos?

Sí, a veces el trabajo de una persona se llama maestro de artículos. Esos trabajos son para personas que administran maestros de artículos, pero no se les llama gerentes maestros de artículos (en su mayor parte). El artículo maestro se ve mucho más fresco en una firma de correo electrónico. 

Los maestros de ítems generalmente informan sobre un administrador de la cadena de suministro, gerente de materiales, gerente de control de inventario o incluso un gerente de finanzas. 

Si eres un maestro de artículos, debes tener una atención meticulosa al detalle. Debe ser obsesivamente compulsivo sobre su propiedad del maestro de artículos de su empresa. Y debe poder asegurarse de que cada detalle dentro del maestro de elementos de su empresa sea preciso. 

Porque la única administración del tiempo se preocupa por el ADN, el artículo maestro es cuando hay algo malo en. Y ese pequeño detalle aparentemente equivocado impulsó una compra o inventario o planificación de dinero que se gastara en los errores para gastar cuando no era necesario.