El precio de la conferencia y el precio del paquete del lugar de las reuniones

A diferencia de los Estados Unidos, es una práctica común para los hoteles europeos ofrecer paquetes de conferencias y reuniones corporativas como opciones para los planificadores de eventos que tienen seminarios, conferencias y otras reuniones en el hotel.

La idea detrás de ofrecer servicios de sede de eventos corporativos empaquetados es combinar todos los diversos elementos del espacio de la sala de reuniones, alimentos y bebidas, y necesidades de audio visuales en un paquete de reuniones para una tarifa diaria plana por asistente. Esta práctica no solo puede ser generalmente más eficiente para aquellos involucrados en la planificación del evento, sino que hace que la gestión y la predicción de los costos asociados con el lugar sea un proceso mucho más sencillo.

Conferencias en la u.S. 

En los Estados Unidos, por otro lado, todavía es mucho más común que los hoteles construyan costos de conferencia pedido por línea de pedido basado en las necesidades detalladas y personalizadas de cada reunión o evento. Aunque la práctica permite que el planificador de eventos tenga un mayor control sobre cada detalle del evento, también con frecuencia crea pedidos complicados de eventos de banquetes y más dificultad para administrar los costos y el presupuesto general del evento.

Aunque los principales actores en la industria continúan cambiando la forma en que hacen negocios, el modelo europeo y el modelo estadounidense aún tienden a reflejar estas diferencias en su enfoque de conferencias y eventos corporativos. Para una inmersión más profunda, echemos un vistazo a dos ejemplos de paquetes de eventos corporativos y de la conferencia: uno del antiguo Palacio Fira en Barcelona (ejemplo europeo) y el otro en Wynn Resorts en Las Vegas (ejemplo estadounidense).

Ejemplo de paquetes de conferencias y reuniones

Las tarifas empaquetadas diarias son populares en el Reino Unido y también han trabajado hacia Europa continental. "El u.K. Market fue el primero en solicitar este tipo de paquete, y siempre tratamos de adaptar nuestras propuestas para satisfacer las necesidades de nuestros clientes ”, explica el ex gerente general de Fira Palace (ahora Crowne Plaza Barcelona), un hotel de negocios que es popular entre planificadores de eventos corporativos y reuniones que organizan reuniones internacionales.

Clientela del hotel

Cuando la Crowne Plaza Barcelona todavía estaba funcionando como el Palacio Fira, alrededor del 20 por ciento de los clientes del hotel eran de España. El resto de la clientela anual vino de la U.K. (19 por ciento), el u.S. (17 por ciento), Francia (7 por ciento), Italia (6 por ciento), Japón (4 por ciento) y Alemania (4 por ciento). Además, aproximadamente la mitad de los eventos comerciales organizados allí había de la industria farmacéutica con el resto, incluida la tecnología, los alimentos y las bebidas, la banca y los clientes de la industria automotriz.

Demanda de precios de paquetes de conferencia

Durante este tiempo, el paquete diario de reuniones en el Palacio de Fira incluyó el uso de la sala de reuniones, saltos de café, almuerzo, pantalla y más. El paquete (s) de reunión disponible esencialmente incluía todo lo que un planificador necesitaría incluir en una reunión.

A medida que la industria evolucionó, las solicitudes de paquetes de conferencias y reuniones han seguido cambiando con el tiempo. Inicialmente, los planificadores de eventos corporativos solicitaron precios de conferencia planos para salas de reuniones y alimentos y bebidas. Con el tiempo, estas solicitudes se expandieron para incluir otros elementos, como pantallas, acceso a Internet, grietas y sistemas de sonido. Pero la demanda aún era para precios empaquetados y de tarifa plana.

Para aquellos que requerían habitaciones de invitados durante la noche, también solicitaron una tarifa especial/negociada para alojamientos en las tarifas generales de su conferencia. Si bien estos paquetes cubrirían la mayoría de las necesidades de eventos, los planificadores aún negociarían otros requisitos de eventos, como el área de exhibición, las cenas de gala, las recepciones de cócteles y otros artículos de la agenda de eventos.

Pros y contras del enfoque europeo

Está claro que el enfoque principalmente europeo para la planificación y los precios de las conferencias puede ser útil para los planificadores de eventos por varias razones, incluida la percepción de los ahorros de costos, la previsibilidad de los costos y la facilidad de la presentación y las aprobaciones del cliente.

Dicho esto, tal enfoque coloca una mayor carga en el hotel para predecir las necesidades de sus clientes mientras se las arregla en su propio resultado final. "Desde nuestro punto de vista, es mucho más fácil hacer eventos 'a la carta'. De hecho, la operación es mucho más complicada. Pero el beneficio para nosotros es la satisfacción del cliente ”, dice el ex gerente general de Fira Palace.

Ejemplo de paquetes de conferencia y reunión estadounidense

Si bien el mercado europeo es relativamente maduro con la aceptación y el uso de paquetes de conferencias o reuniones, más u.S. Los hoteles pueden comenzar a considerar cambiar la forma en que empaquetan y las conferencias y reuniones de precios también. Es especialmente importante ahora cuando se requiere que los planificadores de eventos tomen decisiones de reunión bajo plazos más cortos cada vez con más frecuencia.

En mayo de 2009, Wynn Las Vegas tomó la iniciativa de introducir tres tipos de lo que llaman Conferencias todo incluido y tarifas de paquetes de reuniones para el mercado de reuniones más pequeñas, lo que significa aquellos con menos de 80 asistentes. Hoy todavía están ofreciendo esos paquetes. Incluyen:

• Paquete de delegado de la conferencia de día completo
• Paquete de delegado de la conferencia de "soy" de medio día
• Paquete de delegado de la conferencia de "PM" de medio día

Justo como los planificadores europeos de eventos esperan, las opciones empaquetadas de Wynn tienen un precio por delegado (i.mi., Asistente) Tarifa, incluida la sala de reuniones, comida y bebida, refrigerios para descansos y proyector LCD y pantalla.

La idea de que Wynn desarrolle sus opciones de paquetes de conferencias surgió del enfoque del mercado europeo. De hecho, André Link, ex gerente de ventas nacional de Wynn, vino previamente de Europa. "En su mayor parte en Europa, esta es la única forma en que vendimos reuniones ... Era muy raro que preparáramos las propuestas de la carta que enumeraron los costos de F&B, alquileres de habitaciones, cargos por AV, etc.,"Link explica.

Un cambio de industria estadounidense

Con el lanzamiento de su programa de paquetes de reuniones pequeñas, Wynn Resorts anticipó que las tarifas de la conferencia envasada serían más populares entre sus clientes corporativos porque la mayoría de las reuniones de asociación son de mayor tamaño. Ellos tenían razón. Desde entonces, varias cadenas hoteleras estadounidenses de alto perfil han comenzado a ofrecer paquetes de reuniones y conferencias corporativas que reflejan mejor el modelo europeo si la planificación de eventos corporativos.

Sin duda, las tarifas de paquetes de reuniones y de conferencia no satisfarán las necesidades de cada evento. De hecho, la mayoría de los planificadores reconocen que renunciarán a algunas preferencias detalladas para su programa o requerirán que el lugar personalice el paquete para incluir elementos adicionales. Siempre existe la precaución de confiar en las tarifas de los paquetes si los planificadores anticipan que sus programas pueden durar más de lo previsto inicialmente, lo que puede desencadenar tarifas adicionales. Pero para aquellos planificadores de reuniones y eventos que observan de cerca su presupuesto, estos paquetes de reuniones y conferencias ofrecen una previsibilidad clara para el presupuesto de la conferencia.