Uso de hitos en la gestión de proyectos

Una de las características definitorias de un proyecto es que dura un período de tiempo fijo. Eso podría ser desde unas pocas semanas hasta varios años, y en algunos casos, para proyectos de construcción a gran escala o obras públicas, décadas.

Para rastrear el progreso en el camino y garantizar que los entregables clave se logren de acuerdo con la línea de tiempo, los gerentes de proyecto usan hitos.

Un hito del proyecto es una tarea con una duración de cero que significa rendimiento en el proyecto. Se usan como una forma de mostrar el movimiento y el progreso hacia adelante y mostrar a las personas lo que está sucediendo, incluso si no tienen un conocimiento detallado de las tareas involucradas para llegar allí. En ese sentido, son muy útiles para la comunicación de las partes interesadas y la configuración de las expectativas.

Cuándo usar hitos del proyecto

Los hitos en la gestión de proyectos se utilizan para marcar:

• El inicio de las fases significativas del trabajo
• El fin de las fases significativas del trabajo
• Plazos
• Cuando se toma una decisión importante
• Otros puntos fijos en el tiempo que necesitan llamar específicamente

Con qué frecuencia poner hitos en su plan

Un curso de capacitación podría recomendar poner hitos en su plan aproximadamente una vez al mes. Esto está bien y una buena regla general, pero debe usar su juicio profesional. Algunos meses pueden tener mucha actividad con reuniones importantes marcadas como hitos, decisiones que se toman y el cierre de una fase y el comienzo de otra.

En otros meses, puede centrarse en la ejecución, con muy poco, en todo caso, que pueda colgar un hito en.

Para fines de informes, es útil crear una razón para tener un hito al menos una vez en cada ciclo de informes.

Cómo se representan los hitos en su tabla Gantt

Los hitos son uno de los componentes de una tabla Gantt y se muestran en la tabla como un diamante. No se muestran como una tarea normal porque tienen una duración de cero: en otras palabras, no toman en ningún momento. A los fines de planificar una tabla de gantt, simplemente suceden.

Si no está usando gráficos Gantt, aún puede usar hitos. Aquí hay 5 alternativas a los gráficos de Gantt: aún puede incorporar hitos en su plan utilizando estos.

Si desea mantenerse organizado personalmente y su software de gestión de proyectos no está completamente integrado en su calendario, puede copiar y pegar las fechas clave en su diario. Dependiendo de cómo te guste trabajar, esto puede recordarte lo que debería estar surgiendo.

Cómo nombrar hitos

Los hitos deben tener una descripción clara en el horario de su proyecto, pero no una que implique que sean una tarea. Por lo tanto, no deberían llamarse 'obtener acuerdo para pasar a la fase 2' pero 'comienza la fase 2'. Si desea reflejar el esfuerzo de llegar a un acuerdo para pasar a la Fase 2, agregue una tarea justo antes del hito para cubrirlo.

Los hitos deben describir el punto en el tiempo que representan como este:

• Fase de prueba completa
• PID aprobado
• Contrato firmado

Muchos gerentes de proyecto eligen numerar sus hitos para facilitar la referencia también. Si usa una estructura de desglose de trabajo, puede usar la numeración de eso. De lo contrario, está bien usar M1, M2, etc. para dejar en claro a qué se refiere. Una estructura de nomenclatura clara se vuelve más importante a medida que aumenta la cantidad de hitos, así que piense en cómo va a hacer esto si su proyecto se ejecuta durante varios meses.

Cómo obtener hitos firmados

Los hitos forman parte del horario de su proyecto, por lo que cuando su horario está en general, debe considerar sus hitos firmados.

Si necesita cambiar las fechas de sus hitos, debe usar su procedimiento de control de cambio estándar para hacer ajustes a su plan. Esto podría ser tan fácil como charlar con el patrocinador de su proyecto y dejarles saber por qué las fechas deben cambiar, o tan formal como organizar un nuevo horario recomendado y llevarlo a un comité de planificación para haber ratificado.

Es mejor calcular cuál será su proceso de inicio de sesión de hito, si es que hay alguno, antes de necesitar usarlo, para que no pierda ningún tiempo cuando tenga que hacer un cambio.

Uso de hitos para la comunicación

Los hitos son útiles para la comunicación y los informes porque representan los puntos mínimos de control en el plan. En otras palabras, si sacó todas las demás tareas, aún podría ver lo que estaba sucediendo y mantener el proyecto en el futuro usando solo los hitos.

Debería poder sacar los hitos y ponerlos en un tablero o informe del proyecto. Deben contar la historia del proyecto con suficiente detalle para satisfacer a las personas a las que informa, normalmente el patrocinador de su proyecto u otro grupo ejecutivo, como el grupo de dirección (o la junta del proyecto). Cada mes, o en la frecuencia de informes que usa, puede mostrar qué hitos se han logrado.

Informar contra hitos es bastante sencillo y a menudo se hace como una tabla. Usted enumera la descripción del hito, la fecha en que se debió y luego la nueva fecha prevista. Cuando se logra el hito y se puede marcar como completo, también agrega esa fecha. Con suerte, será lo mismo que la fecha prevista, pero los proyectos no siempre funcionan así.

Una mesa como esta hace obvio lo que se ha completado y lo que es sobresaliente. Podrá planificar la respuesta a la pregunta: "¿Por qué no alcanzamos ese hito??"Antes de ir y reunirse con su patrocinador o enviar el informe.

Cuando su plan de proyecto sea muy largo y tiene muchos hitos, le resultará más fácil dejar hitos completos cada ciclo de informes. Solo informe los hitos que son próximos o completados ese mes: el próximo mes retire todo lo que se completó el mes pasado, por lo que no se suma constantemente a la duración del informe diciéndole a las personas sobre el trabajo que ya saben que está terminado.

Los hitos son una herramienta de gestión de proyectos realmente útil para planificar, programar e informar y son fáciles de usar. Ponga algunos en su próximo plan de proyecto, rastree contra ellos y se encontrará aprendiendo qué frecuencia funciona mejor para usted.

Al igual que con todo en la gestión de proyectos, úselos de manera flexible para entregar el resultado que desea, utilizando estos consejos y pautas para informar sus propias decisiones.