¿Cuáles son las pautas para planificar un evento público o comunitario??

Las organizaciones vecinales en ciudades de todo el país organizan eventos públicos y comunitarios especiales como festivales al aire libre, ferias callejeras y carnavales. Muchos de estos eventos públicos, particularmente los exitosos, se convierten en festividades anticipadas y, a veces, un punto de orgullo para la comunidad de anfitriones. Si bien hay aspectos de la planificación y ejecución de eventos que se comparten en todo tipo de eventos, desde bodas hasta conferencias corporativas, los eventos públicos tienden a tener sus propias necesidades y desafíos. Uno de estos factores de planificación de eventos públicos únicos es trabajar y recibir permiso de las agencias gubernamentales.

A veces, la mejor manera de aprender es saltar directamente. Otras veces, vale la pena aprender de las lecciones y experiencias de los demás. En este caso, vamos a aprender de la ciudad de Chicago. Experimentado con la organización de unos 350 eventos especiales en toda Chicago, la Oficina de Eventos Especiales del Alcalde ha creado su Guía de Recursos de Eventos Especiales y su paquete de permiso de permiso de eventos especiales, que incluye ideas prácticas que otras ciudades y ciudades pueden desear incorporar a sus eventos comunitarios. Aquí están los mejores consejos para planificar eventos comunitarios exitosos de los maestros.

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Tener un proceso de solicitud formal

En Chicago, el Código Municipal requiere que las organizaciones que deseen organizar un evento comunitario presenten una solicitud formal que acepte ciertas pautas de eventos, tales como:

• No se puede cobrar ninguna tarifa por la admisión (establezca un monto de donación).
• Los proveedores de alimentos deben tener licencia y poseer certificación.
• Los vendedores de licores deben tener licencia (solo cerveza y vino).
• Los vendedores de mercancías deben tener licencia.
• La autoridad de tránsito de Chicago debe ser notificada.

Tener un proceso de solicitud formal para eventos especiales públicos y comunitarios puede reducir la carga de trabajo y optimizar las aprobaciones, que es un beneficio mutuo para todos.

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Requiere un permiso de evento especial

Además del proceso de solicitud de eventos, la Ciudad de Chicago también requiere que los organizadores presenten una solicitud de permiso de evento especial, que conlleva sus propios requisitos como:

• La solicitud debe presentarse un mínimo de 45 días antes del evento.
• Las aplicaciones deben ser notariadas.
• Los organizadores deben producir un certificado de seguro por $ 1 millón en responsabilidad general comercial que nombre a la ciudad de Chicago como un asegurado adicional.

Si bien al principio, puede parecer que Chicago simplemente crea bastantes aros burocráticos para saltar cuando se trata de eventos comunitarios, sin hacer que las aplicaciones sean demasiado difíciles, la ciudad ha asegurado que todos los eventos públicos cumplan con su conjunto de requisitos, muchos de los cuales relacionado con la seguridad.

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Requiere un mapa de eventos con aplicación de permiso

Los organizadores deben presentarse como parte de cualquier solicitud de permiso de eventos especiales, un mapa de eventos que identifica las áreas de cierre de la calle propuestas y el plan de red. El mapa también debe considerar los espacios de garaje público, el acceso a la entrada y el espacio para el carril de fuego. Los letreros y barricadas de desvío deben cumplir con los requisitos de la ciudad, y los organizadores deben obtener estos suministros directamente. Se consideran los siguientes elementos al emitir un permiso:

• Seguridad Pública.
• La proximidad de otro evento en el área al mismo tiempo.
• Emisión anterior de un permiso para otro evento en el mismo mapa de ubicación.

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Requiere permisos de carpa y dosel

En Chicago, las carpas o toldos mayores de 240 pies cuadrados en eventos públicos requieren permisos de la ciudad. Si es de más de 600 pies cuadrados, los dibujos deben ser estampados por un arquitecto o ingeniero estructural con licencia, y la salida y los planes de emergencia que incluyen letreros e iluminación deben ser presentados. Si el tamaño excede los 4.000 pies cuadrados, la Compañía debe presentar la solicitud de permiso responsable de erigir la estructura. Este proceso asegura que las medidas de seguridad se tomen en serio.

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Requerir asociaciones con funcionarios de seguridad pública

Los eventos especiales en Chicago deben involucrar tanto a los departamentos de policía como a los bomberos. Los organizadores deben reunirse con el comandante de la policía (y/o su representante) para abordar problemas como un carril de tráfico para vehículos de emergencia, planes de seguridad y un puesto de comando designado en el evento. Los organizadores deben designar a una persona que actúe como enlace con el departamento de policía, el departamento de bomberos, las calles y los departamentos de saneamiento, la oficina de eventos especiales y otros. Ayudará tener al menos una persona con conocimientos y experimentados en su equipo que sirva como punto de coordinación para todos estos departamentos públicos.

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Proporcionar una lista de verificación del código de seguridad contra incendios

Los organizadores del festival y los eventos al aire libre en Chicago reciben una lista de verificación y se requieren que cumplan ciertos requisitos del código de seguridad contra incendios, que incluyen:

• Las carpas deben estar hechas de material retardante de fuego (se requiere certificación).
• Se requieren extintores de incendios en cada stand.
• Las filas de asientos temporales deberán asentar de 5 a 14 personas (máximo).
• Los pasillos de asientos temporales deben ser un mínimo de 36 pulgadas.
• Los líquidos inflamables no se almacenarán en ninguna tienda de campaña, dosel o cabina.
• La basura no se permitirá acumularse.
• Los cables eléctricos se deben grabar y se recomiendan múltiples salidas.
• Se recomiendan carriles contra incendios para vehículos de emergencia (carril de fuego de 10 pies).
• C BASIC.PAG.Riñonal. y se recomiendan cursos de primeros auxilios para los miembros del personal.

Los planificadores de eventos públicos experimentados y nuevos aprecian una buena lista de verificación.

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Asegurar prácticas seguras de manipulación de alimentos

La Ciudad de Chicago requiere que los proveedores asistan a una clase del Departamento de Salud antes de presentar cualquier solicitud. Además, los proveedores deben obtener una capacitación y certificación de saneamiento del festival de verano (ofrecido por la Asociación de Restaurantes de Illinois). El oficial de salud, que determina si un proveedor recibirá un permiso para la operación, mantiene la autoridad para suspender cualquier permiso en cualquier momento.

La ciudad describe reglas detalladas para alimentos, contenedores, etiquetas, protección de alimentos, higiene de personal personal, equipos de alimentos, desechos, construcción de stand y material tóxico. También requiere que los proveedores asistan a un seminario de saneamiento obligatorio.

En una nota relacionada,Las licencias de licores de eventos especiales deben ser recibió 20 días antes del evento.

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Tener un plan para contratar los servicios de la ciudad

Los contratistas públicos o privados deben ser contratados para una variedad de servicios, incluida la publicación No estacionar Signos, proporcionar barricadas, remolque, basura de tambores, tambores de reciclaje, revestimientos, barrido, recolección de basura, servicios eléctricos y/o equipos de sonido. En Chicago, el Departamento de Calles y Saneamiento está disponible para proporcionar dichos servicios en un horario de tarifas por hora basado en la experiencia.

Además, se requiere un programa de reciclaje como parte del paquete de permisos de eventos especiales en Chicago. Con el aumento de la popularidad de los eventos verdes, esta no es una mala idea!

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Requerir permisos de animales

Si los animales están involucrados en el evento de alguna manera, la ciudad de Chicago requiere la presentación con la aplicación del evento del nombre de un veterinario local que estará presente en el evento. Esta persona será responsable de proporcionar animales enfermos o heridos. Además, la Comisión de Cuidado y Control de Animales puede inspeccionar a los animales antes de su uso en actividades públicas.

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Administrar la señalización y la promoción del evento

Los organizadores de eventos públicos en Chicago tienen la oportunidad de obtener exposición adicional a eventos con pancartas de la pole de luz. Por supuesto, la ciudad administra estas solicitudes que requieren que los organizadores completen una solicitud de permiso de banner, incluida una copia de los gráficos de banner propuestos, la fecha del evento y cualquier otro aspecto significativo de la solicitud. El departamento de calles y saneamiento gestiona este tipo de solicitudes.

Gracias especiales

Un agradecimiento especial a la Oficina de Eventos Especiales del Alcalde en Chicago por extender el permiso para resaltar su guía de recursos y los requisitos de solicitud de permiso.