¿Qué hace un asistente administrativo??

Los asistentes administrativos, incluidas las secretarias, son la columna vertebral de la funcionalidad de la oficina. Escriben y preparan documentos, programan citas y mantienen archivos. Responden teléfonos y llamadas directas y ayudan con las reuniones del personal. En algunas oficinas, pueden manejar tareas de contabilidad fundamentales, y pueden aceptar el pago de clientes y clientes.

Un asistente administrativo que trabaja de forma remota se conoce comúnmente como asistente virtual.

Aproximadamente 3.6 millones de asistentes administrativos y secretarios estaban trabajando en la U.S. en 2019.

Deberes y responsabilidades de asistente administrativo

Las responsabilidades de los asistentes administrativos pueden variar según el tipo de oficina en el que trabajen, pero algunas tareas comunes incluyen:

• Responder teléfonos y tomar mensajes.
• Generar documentos.
• Presentaciones de diapositivas juntas
• Crear hojas de cálculo.
• Administrar bases de datos.
• Crear y/o mantener sitios web.
• Realizar contabilidad básica.
• Actuar como gerente de oficina, planificar eventos del personal, como cenas de premios y eventos de recaudación de fondos, programar reuniones de clientes y organizar horarios para compañeros de trabajo.

Salario de asistente administrativo

El salario puede depender de la naturaleza del negocio donde se emplea un asistente administrativo, así como del alcance de los deberes. Aquellos que sirven ejecutivos reciben el pago superior.

• Salario anual medio: $ 40,990 ($ 19.71/hora)
• Salario anual del 10% superior: Más de $ 67,510 ($ 2.46/hora)
• Salario anual del 10% inferior: Menos de $ 26,880 ($ 12.92/hora)

Educación, capacitación y certificación

Esta ocupación no requiere ninguna educación avanzada específica, pero puede ser útil.

• Educación: Necesitará un diploma de escuela secundaria o el equivalente, y puede obtener una ventaja en el campo inscribiéndose en un programa de grado asociado o asistiendo a un programa de capacitación secretaria después de la escuela secundaria. Los secretarios a menudo poseen títulos de licenciatura o obtienen certificaciones centradas en la especialidad como el secretario legal acreditado o el asistente administrativo médico certificado en un número creciente de sectores. Los asistentes ejecutivos y los secretarios deben tener algunos créditos universitarios como mínimo, si no una licenciatura.
• Capacitación: Considere comenzar con una agencia de empleo temporal. Estos a veces ofrecen capacitación a nuevos reclutas. De lo contrario, si tiene algunas habilidades básicas de secretaría o administrativa, se puede proporcionar una capacitación en el trabajo en el trabajo a medida que aprende las cuerdas de un negocio o campo en particular.

Habilidades y competencias de asistente administrativo

Necesitará varias habilidades esenciales para tener éxito en convertirse en un asistente administrativo.

• Habilidades de computadora y software: Debe sentirse cómodo usando Microsoft Office, correo electrónico e Internet. Es posible que deba estar familiarizado con QuickBooks u otros programas de software de contabilidad si trabaja para una pequeña empresa.
• Habilidades multitarea: Esto puede ser especialmente importante si también actúa como gerente. Deberías poder hacer malabarismos con varias demandas a la vez.
• Habilidades de comunicación verbal y escrita: Estos son esenciales. Debe tener un comando sólido del idioma inglés y poseer buenas habilidades de revisión.
• Habilidades interpersonales: Trabajará con otros, incluidos clientes y otro personal de oficina. Buenos modales y un comportamiento tranquilo pueden ser muy importantes.
• Habilidades organizativas: Debe estar orientado a los detalles y organizado, capaz de localizar un documento o recordar el protocolo en cualquier momento.
• Habilidades para la toma de decisiones: A menudo se encontrará manejando varias tareas casi simultáneamente, particularmente en oficinas ocupadas, por lo que debería poder priorizar y tomar decisiones efectivas. Un cliente puede querer una cita de inmediato, pero realmente tiene una emergencia o puede esperar unos días?

Perspectiva laboral

Desafortunadamente, este puesto no tiene una perspectiva laboral alentadora. El u.S. Proyectos de la Oficina de Estadísticas Laborales de que los avances tecnológicos comenzarán a asumir muchos deberes de asistentes administrativos desde 2019 hasta 2029, lo que resulta en una disminución del 9% en el crecimiento del empleo.

Ambiente de trabajo

Esta posición es requerida por casi todas las industrias. Es posible que trabaje en una oficina médica, una oficina de abogados, una oficina gubernamental o para un pequeño contratista de vecindario. En cualquier caso, es probable que se encuentre en un entorno de oficina.

Los asistentes virtuales se están volviendo cada vez más demandados, por lo que es posible que pueda trabajar desde casa.

Horario de trabajo

Este es casi invariablemente un trabajo a tiempo completo durante el horario comercial normal, pero la naturaleza del negocio podría exigir algún trabajo de fin de semana, como si sea empleado por una clínica médica. Además, aquellos en la profesión legal pueden encontrar que se espera que pasen largas horas antes de los juicios y plazos.

Cómo conseguir el trabajo

Obtenga recomendaciones brillantes

Los empleadores que contratan a una secretaria o un asistente administrativo están buscando un individuo con el que puedan trabajar cómodamente, que se mezclará bien con otro personal y que se pueda confiar en la información confidencial. Las cartas de recomendación fuertes pueden demostrar estas cualidades.

Usa tu red

Toque su red para obtener clientes potenciales en las aberturas de trabajo. Comuníquese con Facebook y LinkedIn Contactos, amigos de la familia, vecinos y ex empleadores. Hágales saber que apreciaría las presentaciones a cualquiera que pueda estar contratando.

Rastrear las aberturas

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Clavar ese currículum

Este currículum de muestra puede guiarlo y ayudarlo a asegurarse de que todas las mejores palabras clave estén incluidas. Y no pases por alto el poder de una gran carta de presentación para acompañarlo.

As tu entrevista

Saber de antemano lo que es probable que le pregunten puede contribuir en gran medida a realizar su entrevista. Considere algunas preguntas de muestra comunes y decida sus respuestas con anticipación.

Comparación de trabajos similares

Algunos trabajos similares y su salario anual medio incluyen:

• Reportero de la corte: $ 61,660
• Empleado de información: $ 36,920
• Transcriptor médico: $ 44,090