Qué información se almacena en los registros médicos de los empleados?

El archivo médico del empleado es el repositorio de todo lo que tiene que ver con la salud, los beneficios de salud, la licencia relacionada con la salud de los empleados y las selecciones y cobertura de beneficios para el empleado. El empleador mantiene un archivo médico por separado para cada empleado. El contenido de estos archivos nunca se entremezcla con ningún otro archivo de empleados, como el archivo de personal.

Dado que el archivo médico contiene información confidencial y confidencial, debe residir en una ubicación segura, bloqueada e inaccesible. El archivador que alberga los archivos médicos de los empleados también debe bloquearse y el personal de recursos humanos debe tener las únicas claves. El acceso a los archivos médicos de los empleados está restringido solo al personal de recursos humanos.

La Ley de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro de Salud de 1996 (HIPAA) requiere que los empleadores protejan los registros médicos de los empleados como confidenciales; Los registros médicos deben almacenarse por separado y aparte de otros registros comerciales. Nunca almacene los registros médicos de los empleados en el archivo de personal general del empleado.

Debido a la confidencialidad de la información, los registros deben aislarse de los archivos a los que los empleados como supervisores o gerentes pueden acceder. (En realidad, esto también se recomienda para archivos de personal en general, solo el acceso al personal de recursos humanos.)

Contenido del archivo médico del empleado

Estos son los tipos de artículos que deben almacenarse de forma segura en el archivo médico del empleado. En caso de duda, errar por proteger la información médicamente relacionada de sus empleados. 

• Aplicaciones y formularios de seguro de salud
• Aplicaciones y formularios de seguro de vida
• Información de beneficiaria designada
• Solicitudes para cualquier otro beneficio para empleados que pueda requerir información médica como el seguro de visión
• Solicitudes de ausencia médica pagada o no pagada
• Informes de la Ley de Medicina y Licencia Familiar (FMLA) y aplicaciones y documentos relacionados
• Papelaje FMLA firmado por el médico
• Documentación sobre las enfermedades de un familiar o hijo para quien solicita el tiempo de FMLA para brindar atención continua
• Documentación de licencia médicamente relacionada para empleados que no son elegibles para el trabajo de tiempo libre de FMLA
• Exámenes del médico, notas, correspondencia y recomendaciones
• Excusas médicamente relacionadas con el absentismo o la tardanza de un médico
• Restricciones de trabajo médico con documentación del médico recomendable
• Informes de accidentes y lesiones, incluidos los documentos requendidos de OSHA
• Informes de compensación de trabajadores de lesiones o enfermedades
• Cualquier otro formulario o documento que contenga información médica privada sobre un empleado

Si mantiene estos archivos confidenciales, sus empleados confiarán en usted y mantendrá el espíritu y la importancia de la ley. 

Tenga en cuenta que la información proporcionada, aunque autorizada, no está garantizada para su precisión y legalidad. El sitio es leído por una audiencia mundial y las leyes y regulaciones de empleo varían de estado a estado y país a país. Busque asistencia legal o asistencia de los recursos gubernamentales estatales, federales o internacionales, para asegurarse de que su interpretación legal y las decisiones sean correctas para su ubicación. Esta información es para orientación, ideas y asistencia.