¿Qué es una reunión previa??

Una reunión previa a la conferencia es la abreviatura de una "reunión previa a la conferencia."Es una oportunidad para reunir a los jugadores clave en una conferencia juntos para que todos puedan revisar su plan para ejecutar una conferencia exitosa. Esta reunión generalmente tiene lugar en el espacio de la conferencia.

Esto es lo que necesita saber sobre una reunión previa a la conciencia antes de organizar su próximo evento.

¿Qué es una reunión previa??

Dependiendo del tamaño de la conferencia, puede haber docenas, incluso cientos de personas responsables de la ejecución exitosa del evento. La reunión previa a Con-Con, o simplemente "el precon", es una oportunidad para que todas estas personas se reúnan en un solo lugar y discutan los detalles del evento planificado. Esta es una oportunidad para que los proveedores hagan preguntas, para que los organizadores preparen al personal para cualquier peculia.

La reunión previa a la convención generalmente se lleva a cabo unos días antes del evento. El día de un evento, un tutorial más corto puede actualizar a los participantes del plan justo antes de las puertas de la conferencia.

Algunas personas pueden asociar reuniones previas a la conferencia de planificación más grandes, convenciones, congresos y programas de incentivos. Sin embargo, también es común celebrar una reunión previa a los seminarios y otros eventos especiales. Incluso pequeñas reuniones en una sala de conferencias de hotel deben ser precedidas por una reunión previa.

¿Cómo funciona una reunión previa??

Para aquellos que pueden no planificar reuniones frecuentes, una reunión previa a la conde puede parecer incómoda o incómoda al principio porque puede incluir nuevos términos o lenguaje, como "currículum vitae" o "orden de eventos de banquete."Sin embargo, las reuniones previas a la conde están destinadas a suavizar cualquier malentendido o aspectos poco claros del evento. Esta es su oportunidad de preguntar qué significan esos términos y cualquier otra pregunta que mejore el éxito del evento.

Qué esperar durante una reunión previa

En la reunión previa a la Con-Con, el planificador de eventos revisará toda la logística final para un programa determinado con el equipo de gestión de proveedores involucrado en el programa.

Por lo general, una reunión previa a la Con-Con está coordinada y programada por el gerente de servicios de la conferencia del lugar. Por ejemplo, si su conferencia se lleva a cabo en un hotel, ese hotel probablemente tendrá un empleado cuyo trabajo es coordinar eventos como el suyo. Esta persona invitará a gerentes de varias áreas involucradas en el evento para revisar su papel particular para un evento.

Este es un excelente momento para que la reunión o el planificador de eventos establezcan una relación con todos los involucrados.

Durante el precon, es apropiado que el planificador de eventos resalte algunos de los objetivos clave del evento, incluida la información importante sobre la organización que aloja el evento, los mensajes clave que se transmiten en el evento y los VIP importantes que se espera que asistan.

Revise el currículum del evento

Un currículum de evento detalla todas las especificaciones del evento. Incluye toda la información relevante, que incluye fechas, horarios, contactos, perfiles de asistentes, contactos de emergencia, alimentos y bebidas, transporte, información de envío, facturación, audio/visual y otras necesidades especiales.

Cada gerente de departamento revisará su papel en el evento, incluidos los detalles relevantes y sus procedimientos operativos típicos. También revisarán su comprensión del contrato de eventos e información previamente compartida sobre las órdenes de eventos de banquete.

Los planificadores de reuniones y eventos deben recordar hacer preguntas detalladas relacionadas con las especificaciones del evento durante este tiempo, como los niveles de personal y los nombres de contactos clave de todas las áreas representadas que estarán presentes durante el evento real. Los elementos clave de la discusión previa al Con-Con pueden incluir una revisión de:

• Requisitos de alimentos y bebidas
• Requisitos de la lista de habitaciones de huéspedes
• Requisitos de exhibición de la conferencia y feria comercial
• REQUISITOS DE SALA DE REUNIÓN Y ESPACIO COMERCIO (incluidos los planos de planta detallados)
• Requisitos técnicos, como especificaciones eléctricas y de telecomunicaciones
• Detalles sobre la colocación de la señalización y otras decoraciones

Hacer cambios de último minuto

La reunión previa a Con-Con es el momento ideal para realizar cambios de último minuto. Aunque no siempre les guste, a la mayoría de los proveedores y proveedores esperan algunos ajustes y sustituciones de última hora, pero intente mantener las solicitudes razonables.

Por supuesto, el alcance de los cambios que podrían considerarse razonables depende de cómo esté ocurriendo el precon. Si el pre-Con está programado durante un momento en que la configuración ya está en progreso, considere realizar una inspección temprana de la habitación para asegurarse de que todo funcione sin problemas. De esa manera, sabrá qué cambios podrían realizarse sin comprometer el progreso que ya ha tenido lugar.

Control de llave

• Una reunión previa a Con-Con es una reunión que se lleva a cabo antes de una conferencia en un centro de convenciones, hotel o cualquier otro espacio para eventos.
• La reunión previa a Con-Con brinda una oportunidad para que todos los jugadores clave y el personal revisen sus responsabilidades, objetivos y expectativas.
• La reunión previa a la convención generalmente se lleva a cabo unos días antes del evento.
• Esta es una de las últimas oportunidades que los organizadores tendrán que solicitar cambios antes de que comience el evento.