¿Qué es un diario de contabilidad??

Un diario de contabilidad es cualquier documento utilizado por un contador para rastrear las transacciones de un negocio. Una revista contable incluye todos los débitos y créditos que experimentan negocios junto con detalles sobre la entidad en el otro lado de esas transacciones.

Aprenda a usar un diario de contabilidad para mejorar su negocio.

¿Qué es un diario de contabilidad??

Un diario de contabilidad es exactamente lo que parece, es un lugar para grabar los detalles de todas las transacciones financieras de su negocio, incluidas las partes en la transacción y a cuál de sus cuentas afectan estas transacciones. Este registro se puede mantener en forma de un libro, hoja de cálculo o software de contabilidad. Contiene toda la información de transacción financiera registrada sobre un negocio.

• Nombre alternativo: Libro de primera entrada

Un diario de contabilidad es el lugar donde recopila toda la información importante sobre ventas comerciales, deudas, gastos y otras transacciones.

¿Cómo funciona un diario de contabilidad??

Los nuevos dueños de negocios y aspirantes a empresarios no llegarán muy bien en los negocios sin comprender qué es una revista contable y por qué es tan importante para el éxito. Necesitará una revista de contabilidad para las operaciones diarias, para presupuestar, y quizás lo más importante para fines fiscales.

Este seguimiento debe comenzar tan pronto como abra sus puertas a clientes o clientes, si no es anterior. De lo contrario, corre el riesgo de olvidar la información importante.

Mantener un diario de contabilidad puede evitar que su negocio gaste en exceso en algunas áreas o no asignar en otras. También puede evitar que usted (y sus ejecutivos) sobrecarguen fondos, y puede ayudarlo a detectar cualquier irregularidad antes de que se salgan de control. En resumen, aunque es solo un libro simple o una hoja de cálculo guardada en su computadora, un diario de contabilidad puede evitar que se propague una posible crisis, e incluso puede ayudar a evitar que estas crisis comiencen en primer lugar.

Antes de las computadoras, un diario de contabilidad era un libro de registro físico con múltiples columnas para registrar transacciones financieras para una empresa. Hoy, la mayoría de las empresas usan algún tipo de software de contabilidad financiera para registrar y administrar sus transacciones comerciales.

Se crea un diario de contabilidad ingresando información a partir de recibos, boletos de ventas, cintas de caja registradora, facturas y otras fuentes de datos que muestran transacciones financieras que han ocurrido. Estas transacciones no solo incluyen compras de ventas e inventario, sino que también deben incluir inventario devuelto, dañado o robado. Las transacciones comerciales deben presentarse en la revista en orden cronológico.

Como se registran, las transacciones se asignan a una clase de contabilidad específica utilizando un número de "gráfico de cuentas". Esto hace que sea más fácil encontrar y tener en cuenta la información necesaria para preparar declaraciones de pérdidas y ganancias, estados financieros y otros informes financieros importantes. Algunas empresas les resulta útil tener múltiples revistas. De esa manera, pueden separar estas transacciones por su clase Ledger.

Sin embargo, si decide separar las clases de libros de contabilidad por revistas, sigue siendo una buena idea tener una revista centralizada que rastree al menos los datos más básicos sobre todos los tipos de transacciones. Esto le permite extraer información especializada del libro mayor correspondiente, al tiempo que puede medir su situación financiera general de un vistazo al libro mayor general.

Doble entrada o solo entrada?

Es importante establecer temprano en qué estilo de entrada tendrá su negocio. Las entradas se pueden grabar utilizando el método de doble entrada o el método de contabilidad de una sola entrada. Las diferencias se explican bastante por sí mismas: la contabilidad de inscripción de una sola entrada registra solo una entrada por transacción, mientras que la contabilidad de doble entrada registra cada transacción dos veces que no sean los lados de débito y de crédito de la transacción.

En última instancia, es menos importante qué método elige que garantizar que todos los que registran en la revista se adhieran a las mismas pautas acordadas para evitar confusión. Cada transacción enumerada se conoce como una entrada de revista. La información del diario se registra luego en los libros de contabilidad de negocios.

Quien tiene acceso?

Si aún no ha comenzado su negocio, piense en qué personas en su empresa desea tener acceso a su diario de contabilidad. Obviamente, solo debería ser personas en las que confíes. Estas personas también deben tener roles financieros o de gestión designados dentro de su organización. Esta es definitivamente una situación en la que menos es más. Eso podría significar solo otorgar acceso a su director financiero o tesorero, o en una organización más simple de su contable.

Aunque no desea que demasiadas personas tengan acceso a su diario de contabilidad, también es una mala idea dejar que solo una persona supere la supervisión. Al menos algunas personas deben conocer el contenido de la revista para evitar cualquier gasto inapropiado, déficit presupuestaria u otras supervisiones financieras que puedan causar estragos en las finanzas de su empresa.

Control de llave

• Un diario de contabilidad es un documento, hoja de cálculo, software o cualquier otro lugar donde se registren las transacciones de su negocio.
• Las revistas contables ayudan a garantizar la transparencia, el cumplimiento fiscal preciso y la salud financiera sólida.
• Hay mucha flexibilidad con cómo registrar transacciones en revistas contables, y ninguna estrategia es necesariamente mejor que otra, siempre que todos en el negocio usen el mismo sistema.