Qué incluir en un manual de procedimientos de empleados

Cada empresa que tiene empleados (incluso un solo empleado) debe tener un manual de empleados. ¿Qué es un manual de empleados?? Es un documento de tres partes (o tres documentos diferentes) que lo ayudan como propietario del negocio de varias maneras:

• Para dar información a los empleados para ayudarlos a hacer su trabajo y conocer sus beneficios y derechos
• Para ayudarlo como propietario del negocio para administrar su empresa y 
• Para proteger tanto a usted como a sus empleados. 

Las tres partes del manual son:  

• Un manual de políticas que les dice a los empleados lo que se requiere de ellos y cómo cumplir con las reglas del negocio, 
• Un manual de procedimientos que ayuda a capacitar a los empleados y ayuda a los empleados actuales a saber cómo hacer su trabajo y 
• Una descripción de beneficios, que incluye tiempo libre, pago y otros beneficios del trabajo. 

Este artículo describe las secciones que deben incluirse y algunos asuntos legales que deben ser parte del manual.

Beneficios para empleados

Describa los beneficios que se otorgan a los empleados. Explicar cómo los empleados pueden volverse elegibles para los beneficios y si todos los empleados califican. Algunos empleadores restringen ciertos beneficios solo a los empleados a tiempo completo, así que explique lo que significa "tiempo completo".

Puede restringir los beneficios a los empleados que han completado su tiempo de prueba; Explica cómo funciona esto. Explicar qué beneficios son empleados de TaxableTo. Incluya los beneficios requeridos por la ley, como el seguro de compensación y desempleo de los trabajadores. Debe pagar por estos, por lo que también podría obtener crédito por ellos.

Finalmente, incluya su discusión sobre aumentos y promociones aquí, en lugar de en la sección de evaluación a continuación. Las evaluaciones no deben vincularse directamente a los aumentos, aunque a menudo son difíciles de separar.

Tiempo libre en políticas y beneficios

No está legalmente obligado a dar tiempo libre a los empleados, para vacaciones, vacaciones, tiempo de enfermedad o tiempo personal. Entonces, si da tiempo libre, obtenga un poco de crédito por ello. Explique qué días se dan para las vacaciones y cómo se determina la elegibilidad de vacaciones.

Incluya una descripción de cómo se determina el pago para el tiempo libre, para los empleados a tiempo parcial, por ejemplo. Explicar las circunstancias que podrían hacer que un empleado pierda tiempo libre; Por ejemplo, si un empleado no trabaja el día anterior y después de unas vacaciones, no se da un pago por unas vacaciones.

Políticas de oficina

Explique todas las políticas, incluidas las restricciones sobre el tabaquismo y el consumo de drogas ("Somos una oficina de uso no fumador y no farmacéutico.") Explique los motivos de las políticas si quieres. Incluir una política sobre no discriminación. Lo más importante, explique las políticas para la asistencia y las consecuencias del absentismo excesivo y la tardanza. Vea esta lista completa de políticas de oficina.

Evaluaciones de empleados, disciplina, terminaciones

En esta sección, explique cómo y cuándo se evalúan los empleados. Discuta el proceso de disciplina por violaciones de las políticas.

Por ejemplo, ¿cuántas advertencias recibe un empleado por aparecer tarde?? Incluya información sobre qué delitos son tan graves que son causas de terminación inmediata (uso de drogas, robo, acoso, etc.) y explique qué sucede con el pago de los empleados en caso de una terminación.

También debe incluir una oración o dos en aviso (desea un aviso de dos semanas, por supuesto). Pero no tiene que notificar a los empleados que están siendo terminados a menos que desee.

Procedimientos de oficina

Un manual de empleados es un buen lugar para pasar por los procedimientos de oficina. ¿Qué pasa a primera hora de la mañana?? ¿Qué hacemos en caso de incendio?? ¿Cómo se manejan los proveedores/solicitudes externas?? Tener los principales problemas cubiertos en el manual facilita la capacitación de nuevas contrataciones y le da al personal un lugar para mirar cuando surge algo.

Términos legales en manuales de empleados

Dos artículos legales que también deben incluirse en su manual de empleados:

• Declaración de "sin contrato": No desea que ningún empleado piense que tiene un contrato bajo el cual debe mantenerlo por un período específico de tiempo. Asegúrese de que los empleados sepan que no les está dando un contrato de trabajo implícito. Debe poder cancelar a un empleado en cualquier momento. Tenga cuidado de no decir algo como "Después de su período de prueba de 90 días ..." Esta declaración implica que la persona es contratada durante 90 días, y puede decidir que no están haciendo ejercicio después de un día! En su lugar, diga algo como esto: "Si completa con éxito su período de prueba ..." Obtenga la ayuda de un abogado para redactar este idioma "sin contrato".
• La firma del empleado: Dé a cada nuevo empleado una copia del manual de alquiler, haz que el empleado lea y luego firme que entiende el contenido del manual. Si bien esto no evitará los problemas de los empleados, podría ayudar si un empleado trae una demanda en su contra, diciendo que "no sabían" su comportamiento podría despedirlos.

Lo más importante: obtener ayuda de un abogado

Mientras trabaja en su manual de empleados, escríbelo en sus propias palabras, pero es muy importante que un abogado lo revise para asegurarse de que esté (a) completo, (b) cumple con las leyes actuales en su estado, y es (c ) justo para todos los empleados.