Por qué, cuándo y cómo desarrollar una política de empresa

Las políticas y procedimientos de la empresa garantizan un lugar de trabajo seguro, organizado, convivial, empoderador y no discriminatorio. Las políticas protegen a los empleados de un entorno de favoritismo y tratamiento injusto. Sin embargo, tenga cuidado de no crear políticas para cada contingencia, porque la gerencia no tendrá la latitud para abordar las necesidades individuales de los empleados. Un exceso de políticas aumenta la probabilidad de que los gerentes los apliquen de manera desigual e injustamente.

Puedes lograr un equilibrio saludable. En la mayoría de las circunstancias, si se dirige directamente a los empleados que se comportan de manera inapropiada para su lugar de trabajo, es posible que no necesite desarrollar una nueva política de la empresa.

Pautas de política

Considere crear una política en estas situaciones:

• Confusión sobre la forma más apropiada de comportarse (códigos de vestimenta, correo electrónico, políticas de Internet o uso de teléfonos inteligentes)
• Orientación para manejar situaciones comunes (estándares de conducta, gastos de viaje o compra de mercancías de la empresa)
• Protección legal para la Compañía (directores de acoso o contratación discriminatoria y promoción)
• Cumplimiento de las leyes y agencias gubernamentales (Ley de licencia familiar y médica, la Ley de Americanos con Discapacidades, la Comisión de Igualdad de Oportunidades de Empleo o el salario mínimo)
• Establecer estándares de trabajo consistentes, reglas y regulaciones (disciplina progresiva, reglas de seguridad, descansos o reglas de fumar)
• Proporcione un tratamiento constante y justo para los empleados (elegibilidad de beneficios, tiempo libre pagado, asistencia de matrícula, tiempo de duelo o deber de jurado)

Puede haber otras razones para desarrollar una política, pero no permita que la implementación de la fuerza de comportamiento de un empleado de una política que afecte a otros.

Articular los objetivos de la política

Una vez que haya determinado que una política es necesaria, documente al escribir sus objetivos para crear la política. Cuando sea posible, dígale a los empleados por qué está implementando la política. Incluya suficientes detalles para dejar en claro la posición de la compañía, pero no intente cubrir cada situación potencial.

Mantenga la política breve y simple si es posible. Algunas políticas sobre áreas legales, como el enfoque de la compañía, la Ley de Licencia Familiar y Médica, la discriminación o la investigación de la queja, o el sistema de disciplina progresiva, mayo, debe ser larga e integral.

Recopilar información

Echa un vistazo a las políticas de muestra. Es posible que no encuentre un ajuste exacto para las circunstancias, el idioma y la cultura de su empresa, pero puede usarlos como punto de partida. No tienes que empezar desde cero.

La Sociedad para la Gestión de Recursos Humanos (SHRM) proporciona muestras de políticas para sus miembros. Otras fuentes son sus abogados de derecho laboral. Las firmas de abogados generalmente escriben políticas genéricas que sus clientes pueden personalizar siempre que se apruebe una ley relevante o la u.S. Departamento de emisión de trabajo Nuevas reglas.

Desarrollar, escribir y revisar la política

Escriba la política utilizando palabras y conceptos simples. Hablar directamente con los empleados que leerán, aplicarán y vivirán por la política.

Después de cada párrafo, se pregunte "qué pasaría si" para asegurarse de que la política cubra los conceptos básicos y las excepciones y preguntas normales. Sin embargo, no te obsesiones con esto; Ninguna política cubrirá cada contingencia posible.

Seleccione un grupo piloto de empleados para leer la política y hacer preguntas para determinar si los empleados podrán comprenderla y seguirla. Ajustar según los comentarios.

Obtener apoyo gerencial y revisión legal

Revise la política con los gerentes que tendrán que seguirla para obtener su apoyo y propiedad de la política. Es probable que este proceso haya comenzado cuando identificó una necesidad, pero el soporte de gestión es crucial para la implementación. También es una buena idea mostrarle a su abogado para evitar desafíos legales en el futuro.

Implementar la política

Distribuir y revisar la nueva política a los empleados en grupos pequeños, individualmente o en una reunión de toda la empresa, dependiendo de si la política es controvertida y lo fácil que es comprender. Dar a los empleados la oportunidad de hacer preguntas.

Proporcionar a los empleados una copia de la póliza y solicitarles que firmen que lo hayan recibido y lo entiendan. Deben retener una copia para sus propios archivos.

Declaración de firmación de la política de muestra

Reconozco la recepción y la comprensión de la política [de su empresa]. La política es efectiva [fecha] hasta nuevo aviso.

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Firma del empleado

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Nombre del empleado (imprima)

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Fecha

Decidir cómo comunicar la política en el futuro

Incluya la política en el manual de su empleado. También es posible que desee que la política forme parte de la orientación de los nuevos empleados. Algunas compañías colocan políticas en su intranet o en una carpeta de políticas en la unidad común de la red de computadoras. Determine si desea distribuir la política mediante métodos adicionales también.

Fecha y archiva cualquier política anterior que este reemplace. Es posible que los necesite con fines legales o referencia.

Interpretar e integrar la política

Su aplicación de política y prácticas laborales determinarán el significado real de la política. Recuerde ser consistente y justo mientras interpreta la política con el tiempo. Si encuentra que sus prácticas difieren de la política escrita, revise y reescriba la política según sea necesario.