Por qué las conferencias comienzan con una sesión plenaria

Muchas grandes reuniones y conferencias corporativas inician el programa de eventos con lo que es una sesión de apertura, a veces llamada una sesión plenaria o una sesión general de apertura. Estas sesiones se asocian con mayor frecuencia con conferencias, congresos o convenciones más grandes, pero también pueden usarse para eventos corporativos más pequeños.

Las sesiones de apertura siempre se programan durante un período de tiempo establecido al comienzo del programa. Por lo general, corren de una a dos horas. Las presentaciones que están programadas durante estos tiempos pueden ofrecer a los organizadores del evento y albergar una oportunidad única para dirigirse a sus asistentes.

Lo que constituye una sesión de apertura?

Las sesiones generales de apertura se caracterizan por una presentación programada o una serie de presentaciones de una variedad de oradores. Están orientados a dirigirse a la audiencia general.

Algunos programas de eventos eventualmente ofrecen sesiones de ruptura concurrentes en las que los asistentes entran en grupos más pequeños para presentaciones y talleres. Otros dividen a la audiencia casi de inmediato para sesiones dedicadas a ciertos roles, habilidades o intereses. Pero la sesión plenaria sirve como una oportunidad para dirigirse a todos los asistentes al evento.

El líder del organizador puede optar por cubrir los artículos de la agenda general y describir los objetivos del programa general. Las sesiones de apertura también generalmente incluyen un orador principal y otros presentadores que ayudan a establecer el tono para la convención.

Estas presentaciones se pueden realizar en una variedad de formatos, pero las sesiones en sí mismas están abiertas a todos los asistentes.

¿Por qué comenzar con una sesión plenaria??

Las sesiones generales de apertura más efectivas son las que están organizadas en beneficio de la audiencia y los asistentes al evento, no los organizadores del evento. Los organizadores del evento pueden aprovechar la oportunidad para dirigirse a la empresa o a los negocios, logística de eventos y artículos de agenda, pero una excelente sesión plenaria también debe entretener y motivar a la audiencia.

Los programas efectivos requieren compromiso e interés de la audiencia. Los organizadores del evento deben luchar para recuperar ese interés si lo pierden desde el principio. La apertura de las sesiones generales debe iniciar el programa con una nota fuerte.

Objetivos y propósitos

Las excelentes sesiones de apertura tienden a abordar alguna combinación de los siguientes objetivos:

• Motivar, educar y/o entretener e involucrar a la audiencia.
• Establezca el tono para el programa.
• Crear una experiencia memorable.
• Compartir información importante.

Las mejores sesiones generales de apertura entregan todos estos objetivos. La sesión plenaria para una conferencia anual podría incluir un mensaje de bienvenida del presidente de la organización, seguido de un discurso del maestro de ceremonias que servirá como moderador durante la duración del evento.

La sesión plenaria puede terminar con una nota fuerte con un orador principal invitado que ofrece una presentación sobre motivar a los asistentes a lograr ciertas metas.

Cuando se hace bien

Una buena sesión general de apertura establecerá el estado de ánimo para todo el evento. Mantendrá interés si puede mantener su sesión plenaria optimista. Quieres motivar a los asistentes. Impartir información que no sabían antes como una muestra de las cosas por venir. Hacer una conexión con ellos.

Y sí, está bien tirar un poco de entretenimiento, pero no quieres que el entretenimiento sea el espectáculo completo.