10 pasos críticos para incluir en un plan de proyecto

Un plan de proyecto es la culminación de una planificación meticulosa por parte de un gerente de proyecto. Es el documento maestro que guía cómo se ejecutará un proyecto, de acuerdo con las intenciones del gerente para cada faceta clave del proyecto. Aunque los planes de proyecto difieren de una compañía a otra, hay diez elementos críticos o pasos que deben incluirse en un plan de proyecto efectivo para evitar confusiones e improvisación forzada durante la fase de ejecución del proyecto.

Objetivos del proyecto

Los objetivos del proyecto se definen en una carta del proyecto, pero también deben incluirse en el plan del proyecto para explicar aún más los objetivos del proyecto o incluir la carta como un apéndice. No importa cómo un gerente de proyecto elige incorporar los objetivos en el plan del proyecto, lo importante es mantener un vínculo claro entre el primer documento clave del proyecto, y el segundo documento clave del proyecto, su plan de proyecto, su plan del proyecto.

Alcance del proyecto

Al igual que los objetivos del proyecto, el alcance se define en la carta y debe refinarse aún más en el plan del proyecto por el gerente del proyecto. Al definir el alcance, el gerente del proyecto puede comenzar a mostrar cómo se verá el objetivo o el producto terminado al final al final. Si no se define el alcance, puede ampliarse durante todo el proyecto y conducir a excesos de costos y plazos perdidos.

Por ejemplo, si está liderando un equipo de marketing para crear un folleto para la línea de productos de una empresa, debe denotar cuántas páginas será y proporcionar ejemplos de cómo podría verse el producto terminado.

Para algunos miembros del equipo, un folleto podría significar dos páginas, mientras que otras podrían considerar que diez páginas son adecuadas. Definir el alcance puede llevar a todo el equipo en la misma página en el inicio.

Hitos y entregables importantes

Los logros clave para un proyecto se llaman hitos y los productos de trabajo clave se denominan entregables principales. Ambos representan los grandes componentes del trabajo en un proyecto. Un plan de proyecto debe identificar estos elementos, definirlos y establecer plazos para su finalización.

Si una organización realiza un proyecto para desarrollar un nuevo software, los entregables importantes podrían ser la lista final de los requisitos comerciales y cómo implementarlos.

Después de ellos, el proyecto podría tener hitos para completar el diseño, pruebas de sistema, pruebas de aceptación del usuario y la fecha de despliegue del software. Estos hitos tienen productos de trabajo asociados con ellos, pero son más sobre los procesos que los productos mismos.

Los plazos de entrega de hitos y principales no tienen que ser fechas exactas, pero cuanto más precisos, mejor. Las fechas precisas ayudan a los gerentes de proyectos a desembolsar las estructuras de trabajo con mayor precisión.

En esta etapa del plan, creará hitos para que pueda tomar entregables grandes o de alto nivel y dividirlos en pequeños entregables, lo que puede describirse en el siguiente paso.  

Estructura de desglose del trabajo

Una estructura de desglose de trabajo (WBS) deconstruye los hitos y los entregables importantes en un proyecto en trozos más pequeños para que a una persona se le pueda asignar responsabilidad de cada faceta. Al desarrollar la estructura de desglose laboral, el gerente del proyecto considera muchos factores, como las fortalezas y debilidades de los miembros del equipo del proyecto, las interdependencias entre tareas, recursos disponibles y la fecha límite general del proyecto.

Los gerentes de proyecto son finalmente responsables del éxito del proyecto, pero no pueden hacer el trabajo solos. El WBS es una herramienta que el gerente del proyecto utiliza para garantizar la responsabilidad del proyecto porque le dice al patrocinador del proyecto, los miembros del equipo del proyecto y las partes interesadas que son responsables de lo que. Si el gerente del proyecto está preocupado por una tarea, saben exactamente con quién reunirse con respecto a esa preocupación.

Presupuesto

El presupuesto de un proyecto muestra cuánto dinero se asigna para completar el proyecto. El gerente del proyecto es responsable de dispersar estos recursos adecuadamente. Para un proyecto que tiene proveedores, el gerente del proyecto asegura que los entregables se completen de acuerdo con los términos del contrato, prestando especial atención a la calidad. Algunos presupuestos de proyectos se vinculan con el plan de recursos humanos.

Es importante establecer el costo para cada hito y entregable al observar cuánto tiempo se requiere y el costo laboral involucrado para completar las tareas. El costo del proyecto está vinculado a cuánto tiempo lleva el proyecto, que se remonta al alcance del proyecto. El alcance, los hitos, las tareas y el presupuesto deben estar alineados y realistas. 

Plan de recursos humanos

El Plan de Recursos Humanos muestra cómo el proyecto será personalizado. A veces conocido como el plan de personal, el plan de recursos humanos define quién estará en el equipo del proyecto y cuánto compromiso de tiempo se espera que cada persona haga. Al desarrollar este plan, el gerente del proyecto negocia con los miembros del equipo y sus supervisores sobre cuánto tiempo puede dedicar cada miembro del equipo al proyecto. Si se necesita personal adicional para consultar sobre el proyecto, pero es parte del equipo del proyecto, eso también está documentado en el plan de personal. Nuevamente, se consultan supervisores apropiados.

Plan de gestión de Riesgos

Muchas cosas pueden salir mal en un proyecto. Si bien anticipar todos los desastres posibles o hipo menor es un desafío, se pueden predecir muchas trampas. En el plan de gestión de riesgos, el gerente del proyecto identifica los riesgos para el proyecto, la probabilidad de que ocurran esos escenarios y estrategias para mitigarlos. Para formular este plan, el gerente del proyecto busca aportes del patrocinador del proyecto, el equipo del proyecto, las partes interesadas y los expertos internos.

Las estrategias de mitigación se implementan para los riesgos que probablemente ocurran o tengan altos costos asociados con ellas. Los riesgos que es poco probable que ocurran y los que tienen bajos costos se observan en el plan, a pesar de que no tienen estrategias de mitigación.

Plan de comunicación

Un plan de comunicaciones describe cómo se comunicará un proyecto a varias audiencias. Al igual que la estructura de desglose laboral, un plan de comunicaciones asigna la responsabilidad de completar cada componente a un miembro del equipo del proyecto.

En este paso, es importante describir cómo se comunicarán y resolverán los problemas dentro del equipo y con qué frecuencia se realizará la comunicación al equipo y a las partes interesadas o al jefe. Cada mensaje tiene una audiencia prevista. Un plan de comunicaciones ayuda a los gerentes de proyectos a garantizar que la información correcta llegue a las personas adecuadas en el momento adecuado.

Plan de gestión de las partes interesadas

Un plan de gestión de las partes interesadas identifica cómo se utilizarán las partes interesadas en el proyecto. A veces, las partes interesadas solo necesitan recibir información. Que se puede atender en el plan de comunicaciones. Si se necesita más de las partes interesadas, un plan de gestión de las partes interesadas describe cómo se obtendrá.

Plan de gestión de cambios

Un plan de gestión de cambios establece un marco para hacer cambios en el proyecto. Aunque los gerentes de proyecto tienden a querer evitar los cambios en el proyecto, a veces son inevitables. El plan de gestión del cambio proporciona protocolos y procesos para realizar cambios. Es fundamental para la responsabilidad y la transparencia que los patrocinadores del proyecto, los gerentes de proyecto y los miembros del equipo del proyecto siguen el plan de gestión del cambio.