10 consejos de administración de archivos para mantener sus archivos electrónicos organizados

Mantener sus documentos electrónicos organizados puede ser una gran tarea en el mundo "cableado" de hoy en día.

Además de almacenar documentos localmente en escritorios, computadoras portátiles o dispositivos móviles, cada vez más empresas están utilizando la nube para aplicaciones comerciales básicas y almacenamiento de archivos.

Para complicar aún más el problema de almacenamiento es la necesidad de que muchas empresas compartan documentos entre los empleados. Dentro de una oficina, esto generalmente se logra utilizando un servidor de archivos o un dispositivo de almacenamiento adjunto de la red (NAS).

Si se requiere acceso móvil compartido, los documentos se pueden almacenar en la nube y compartir mediante la asignación de permisos de acceso.

El resultado de todo esto puede ser una pesadilla de administración de archivos con algunos de los documentos de una persona almacenados en la nube y algunos localmente, e incluso documentos individuales almacenados solo en un lugar u otro.

La organización es la clave para la gestión electrónica de archivos

Dondequiera que se almacenen los documentos, es importante mantenerlos organizados y actualizados. El objetivo de la gestión de archivos electrónicos es asegurarse de que pueda encontrar lo que está buscando, incluso si lo está buscando años después de su creación.

La mayoría de las personas de negocios han estado en la posición vergonzosa de recibir una llamada al cliente y no poder localizar rápidamente la factura relevante u otros documentos importantes del cliente. Igualmente molesto es luchar en el fin de año tratando de encontrar documentos relacionados con cuentas de la compañía para el contador o, lo que es peor, el imponente, el imponente.

La organización adecuada de los documentos digitales es especialmente crítica en un entorno compartido: si uno de sus empleados está ausente (temporal o permanentemente!) Debería poder localizar fácilmente cualquier documento creado o administrado por esa persona.

La posible pérdida de problemas de datos con los empleados descontentos y salientes es una razón más para proteger sus datos comerciales.

Estos consejos de administración de archivos lo ayudarán a mantener sus archivos accesibles:

1. Use las carpetas de instalación predeterminadas para los archivos de programa

Use las ubicaciones de archivo predeterminadas al instalar programas de aplicaciones. En Windows, los archivos de programa de la aplicación de la convención residen en (Carta de unidad :)-> Directorio de archivos de programa. Instalar aplicaciones en otro lugar es confuso e innecesario. 

2. Un lugar para todos los documentos

Coloque todos los documentos en una sola carpeta "root". Para un solo usuario en un entorno de Windows, la ubicación predeterminada es la carpeta de mis documentos.

En un entorno de intercambio de archivos, intente hacer lo mismo. Cree una sola carpeta raíz (llamada "documentos compartidos", por ejemplo) y almacene todos los documentos en subcarpetas dentro de la carpeta raíz. Tener una sola ubicación para todos los documentos electrónicos hace que sea más fácil encontrar cosas y ejecutar copias de seguridad y archivos.

 3. Crear carpetas en una jerarquía lógica

Estos son los cajones del archivador de su computadora, por así decirlo. Use un lenguaje sencillo para nombrar sus carpetas; No querrás mirar esta lista de carpetas en el futuro y preguntarte qué "TFK" o cualquier otra abreviatura interesante que inventaras significa.

4. Carpetas de nido dentro de las carpetas

Cree otras carpetas dentro de estas carpetas principales según sea necesario. Por ejemplo, una carpeta llamada "facturas" podría contener carpetas llamadas "2018", "2017" y "2016". Una carpeta llamada para un cliente puede incluir las carpetas "Datos del cliente" y "correspondencia". El objetivo es tener cada archivo en una carpeta en lugar de tener un montón de archivos huérfanos enumerados.

No cree estructuras complejas de carpetas profundamente capas. Siempre que sea posible, use los nombres de archivo descriptivos en su lugar.

5. Siga las convenciones de nombres de archivos

Algunos sistemas operativos (como UNIX) no permiten espacios en los nombres de archivo o carpetas, así que evite esto si su entorno informático es mixto.En su lugar, use los subrayadores como delimitador (e.gramo. Doe_john_proposal.doc.) Otros personajes como / / ? \: * | " ^ también están prohibidos en los nombres de archivo o carpeta en Windows.

Use nombres de archivo descriptivos para una fácil identificación y recuperación, pero no se exceda: los nombres de archivo/rutas tienen límites de longitud que varían entre los sistemas operativos.

En Windows, la longitud máxima de ruta completa para un archivo (e.gramo. La letra de la unidad + nombres de carpeta + nombre del archivo) es 260 caracteres.Use abreviaturas comunes siempre que sea posible, como Jan para enero o Corp para Corporation.

6. Se específico

Dé archivos electrónicos lógicos, nombres específicos e incluya fechas en los nombres de los archivos si es posible. El objetivo al nombrar archivos es poder decir de qué se trata el archivo sin tener que abrirlo y mirar. Entonces, si el documento es una carta a un cliente que le recuerda que el pago está atrasado, llámelo como "Overdue_20180115"; en lugar de algo como "Carta". ¿Cómo sabrá a quién es la carta sin abrirla??

Si comparte archivos por correo electrónico o dispositivos portátiles, es posible que desee que el nombre del archivo incluya información más específica, ya que la información de la carpeta no se incluirá con el archivo compartido.

Por ejemplo, si su documento reside en mis documentos \ Invoices \ 2017 \ CLIENTS \ DOE_JOHN_20180416.Doc y el archivo se comparte o envía un correo electrónico, todo lo que el destinatario verá es el DOE_JOHN_20170416.Doc y es posible que no pueda decir que el archivo es una factura del cliente sin abrirlo.

7. Archivo a medida que avanza

El mejor momento para presentar un documento es cuando lo crea por primera vez. Así que tenga la costumbre de usar el cuadro de diálogo "Guardar como" para archivar su documento y nombrarlo, colocándolo en el lugar correcto en primer lugar.

8. Ordene sus archivos para su conveniencia

Si hay carpetas o archivos que usa mucho, forzarlos a la parte superior de la lista de archivos renombrándolos con un ! o un AA al comienzo del nombre del archivo.

9. Culle sus archivos regularmente

A veces, lo antiguo es obvio como en el ejemplo de la carpeta llamada "facturas" arriba. Si no es así, mantenga sus carpetas despejadas limpiando los archivos antiguos.

Hacer no Elimine los archivos relacionados con el negocio a menos que esté absolutamente seguro de que nunca más necesitará el archivo. En su lugar, en su colección principal de carpetas en su carpeta raíz, cree una carpeta llamada "antigua" o "inactiva" y mueva archivos antiguos cuando se encuentre con ellas. 

10. Haga una copia de seguridad de sus archivos regularmente

Ya sea que esté copiando sus archivos en otra unidad o en cinta, es importante configurar y seguir un régimen de respaldo regular.

La buena gestión de archivos hace que encontrar lo que quiere es fácil

La gestión de documentos electrónicos debe formar parte de una estrategia general de gestión de documentos para su negocio. Un plan de gestión de documentos adecuado debe incluir todos los aspectos del manejo de documentos, incluidos el almacenamiento, la recuperación, las copias de seguridad y la seguridad.

La función de búsqueda es algo maravilloso, pero nunca coincidirá con la facilidad de poder ir directamente a una carpeta o archivo. Si sigue estos consejos de administración de archivos de manera consistente, incluso si no sabe dónde está algo, sabe dónde debería estar, una gran ventaja cuando se trata de encontrar lo que está buscando. Las buenas prácticas de gestión de archivos le ahorrarán tiempo y dinero a su negocio.