10 hábitos de gerentes de proyecto exitosos

¿Por qué ciertos gerentes de proyectos traen sus proyectos a tiempo, presupuesto y con clientes satisfechos, mientras que otros lo pasan mal?? Veamos los diez hábitos que comparten los gerentes de proyecto de gran éxito para averiguarlo.

Estos hábitos se mencionan una y otra vez en las evaluaciones de desempeño y en las revisiones de fin de proyectos donde el cliente, el equipo o el patrocinador ofrecen comentarios al gerente del proyecto.

No necesita tener diez años de experiencia para brindar éxito cada vez. Al cambiar sus hábitos y repasar sus habilidades, puede mejorar drásticamente las posibilidades de que su proyecto sea un éxito y se dé un momento menos estresante en el trabajo.

#1. Usando el equipo correcto

Los gerentes de proyecto más efectivos y exitosos conocen las capacidades de los miembros de su equipo. Significa que pueden asignar el trabajo adecuado a las personas adecuadas.

Usar el recurso incorrecto en una tarea puede llevar a que tome más tiempo o que se haga mal. Ayuda saber las fortalezas y debilidades de las personas que trabajan con usted para que pueda asignarlos mejor para proyectar tareas.

#2. Gestión de problemas del proyecto

Todos los proyectos alcanzan problemas de vez en cuando. Los gerentes de proyecto exitosos no dejan que los preocupen los. Conocen los procesos para la gestión de problemas y también la mejor manera de abordar los problemas a medida que surgen.

Tu también puedes hacer eso. Una vez que sepa cómo evaluar un problema de proyecto, encontrará que la gestión de problemas se convierte en un hábito fácil de incorporar en su rutina semanal. Ponga un poco de tiempo para pasar por su registro de problemas cada semana, y pronto descubrirá que es un trabajo fácil mantenerse al tanto de la gestión de problemas.

#3. Afrontar los cambios

Los proyectos están diseñados para cambiar las cosas, pero ese tipo de cambio le está sucediendo a otras personas. Es más difícil administrar el cambio dirigido directamente al equipo del proyecto, alterando el programa detallado del proyecto y la creación de nuevos trabajos y una pila completa de actualizaciones de documentación.

Los gerentes de proyecto exitosos tienen un proceso de gestión de cambios que siguen. Seguir pasos definidos hace que sea más fácil convertir cualquier acción en un hábito porque está estructurado y repetitivo.

El proceso de gestión de cambios se ve así:

• Recibir información sobre el cambio
• Evaluar el cambio
• Establecer cuánto trabajo sería hacer el cambio
• Prepare una recomendación sobre si vale la pena seguir adelante

Una vez que haya preparado una recomendación, solicite a su patrocinador que tenga una decisión de si debe incorporar el cambio o no. Puede aprobar algunos pequeños cambios usted mismo siempre que estén dentro de sus niveles de remit y autoridad. Los gerentes de proyecto exitosos saben que hacer frente a los cambios es parte del trabajo y tienen un plan para tratarlos a medida que surgen.

#4. Gestión de costos del proyecto

Es muy probable que su proyecto vaya a incurrir en costos, incluso si no tiene control total sobre las cuerdas de los bolsos usted mismo. Ser capaz de gestionar elementos financieros en su control tiene que ser un hábito. Si no lo aborda regularmente y de manera rutinaria, encontrará que el trabajo se vuelve tan grande que es imposible hacerlo bien.

Los fantásticos gerentes de proyectos se mantienen al tanto de los gastos con sistemas de archivo que funcionan para facturas, cotizaciones y estimaciones. Acudiera al hábito de usar su software de presupuesto (incluso si eso es solo una hoja de cálculo).

No puede administrar los costos de su proyecto hasta que tenga un plan para lo que va a gastar. Aprenda a crear un presupuesto de proyecto para que pueda comenzar.

#5. Construcción de equipo

Es posible que el equipo del proyecto no esté trabajando directamente para usted. Entonces, ¿por qué el equipo es parte de los hábitos de los gerentes de proyecto exitosos?? Es porque necesita que su equipo trabaje juntos de manera efectiva y necesita que las personas involucradas en el proyecto lleguen rápidamente a un punto en el que confían el uno. Lo obtienes a través de la construcción del equipo. Tenga cuidado con las situaciones en las que su equipo se está desmoronando. El comportamiento de la intimidación, en particular, es inaceptable.

#6. Continutamiento de procesos

El sexto hábito de los gerentes de proyectos altamente exitosos es que entienden los procesos que existen dentro de su esfera de control. Eso significa que saben qué procedimientos de trabajo deben seguirse. No pierden el tiempo tratando de averiguar cómo escribir un caso de negocios porque saben que hay un procedimiento para eso y pueden seguir los pasos.

Los gerentes de proyecto más exitosos no son esclavos del proceso. Saben cuándo lo correcto es seguir el proceso. Saben cuándo es mejor modificarlo ligeramente para facilitar las tareas en general para todos. Un ejemplo de eso sería eliminar la burocracia de un pequeño proyecto adaptando los procesos en consecuencia.

#7. Actualización del horario

Los horarios del proyecto no deben dejarse al azar. Los gerentes de proyecto más exitosos tendrán un hábito verificar regularmente sus horarios para obtener precisión y actualizarlos.

Hay muchas maneras de rastrear el progreso de su proyecto. Lo más importante es que lo haces. Si tiene dificultades para que este hábito sea suyo, reserve una breve reunión en su diario con usted y su horario una vez por semana. Use al mismo tiempo cada semana y tome 30 minutos para revisar dónde se encuentra y dónde necesita estar. Haga las enmiendas necesarias, dígale al equipo y continúe con el proyecto.

Si los cambios de su horario tienen un impacto en la fecha de finalización del proyecto o en la fecha de entrega para los hitos importantes, hable con su patrocinador. No debe cambiar los fundamentos de su plan de base sin pasar por un proceso de aprobación formal.

#8. Gestión del riesgo del proyecto

Saber qué incluir en su registro de riesgos es una cosa, pero revisarla y actuar habitualmente sobre los riesgos aumentados es algo diferente. No es suficiente usar el comienzo de su proyecto para identificar riesgos y luego no pensar en ellos nuevamente. La gestión de riesgos debe ser parte de sus hábitos de proyecto porque sin él encontrará que los riesgos se convierten en problemas y crean problemas para usted.

Es otra área donde los procesos estándar y la reserva de una ranura regular para hacer una revisión de riesgos pueden ayudar. Puede incluirlo como parte de las reuniones de su equipo. Haz que sea un hábito revisar tus riesgos con el equipo, cierre cualquiera que ya no sea una amenaza y planifique acciones para aquellos que quieras mitigar.

#9. Tiempo de seguimiento

Los gerentes de proyecto saben mucho sobre la gestión del tiempo del proyecto, pero eso tiende a estar en el dominio de la programación y la planificación. De lo que estamos hablando es el seguimiento de tiempo de una base más regular diariamente. Estamos hablando de hojas de tiempo.

Los equipos de proyectos a menudo no están ansiosos por usar las hojas de tiempo si no lo han hecho antes. Muchas herramientas de software de gestión de proyectos tienen un seguimiento de tiempo inherente al producto. Eso puede hacer que sea más fácil introducir el seguimiento del cambio de tiempo como equipo.

Si rastrea o no el tiempo de su equipo (lo que se recomienda) es importante que sepa a dónde va su propio tiempo en un día. Debe hacer que sea un hábito para mantener una nota de cómo pasa su tiempo. Le ayudará a comprender si está pasando tiempo en las tareas del proyecto de prioridad principal. Podrías pensar que eres, pero eres? Las hojas de tiempo o la grabación de tiempo de algún formulario ayudarán, incluso si es solo un registro por hora en un bloc de notas.

#10. Entregando el cambio comercial

Finalmente, el hábito que hace que los gerentes de proyectos sean más exitosos es su capacidad para equiparar los resultados de los proyectos a los resultados comerciales. Si los usuarios no usan su producto o el software se desactualiza rápidamente o los clientes no están tan asombrados como usted, entonces su proyecto ha sido una pérdida de tiempo.

Los equipos de proyecto más exitosos se aseguran de que sepan qué resultados comerciales están apuntando. Construyen una solución que ofrece ese cambio comercial de manera sostenible. Lo que entregan cuando el proyecto termina es completamente utilizado y totalmente adoptado por el cliente. Es un éxito porque se ha construido para ser un éxito desde el principio.

Comprender los objetivos comerciales es un criterio clave para cualquier gerente de proyecto que quiera tener un impacto en los clientes y las partes interesadas. Si puede demostrar que ha entregado algo de valor, entonces es fácil demostrar el impacto que tiene y el valor que aporta a la empresa.

Considere preguntarle a sus partes interesadas qué valor comercial esperan y cómo quieren usar lo que sea que su proyecto les esté entregando. Hable con ellos sobre cómo definen el éxito. Puede convertir esto en un proceso repetible al comienzo de cada proyecto.