3 formas probadas de organizar su pequeña empresa este año

Organizar su negocio implica mucho más que solo ordenar pilas de papeles y desempolvar el desorden que tiene en su escritorio. La organización implica la creación de sistemas y procedimientos para todas las partes diferentes de su negocio, lo que tiene el potencial de ayudarlo a ser más productivo y rentable.

Las ideas a continuación incluyen algunas de las mejores formas en que puede organizarse más en su pequeña empresa. Pruebe solo uno para una mejora lenta y sostenida o haga un plan para incorporar un nuevo proceso organizacional cada mes en su negocio este año.

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Tomar el control de documentos y documentos

El papel es la mayor fuente de desorden en muchas oficinas. Si no tiene un sistema de archivo o un sistema de archivo digital en su lugar, ahora es el momento de construir uno. Comience por echar un vistazo a los papeles que tiene por ahí. Haga una pila de mantenimiento y una pila de descarte, luego triture o recicle todos los periódicos, revistas, boletines, tarjetas, notas, etc., que llegó a la segunda pila. Si no está seguro de por dónde comenzar, revise qué tipos de documentos debe conservar. El resto es un juego justo para la trituradora.

Una vez que haya descartado sus documentos, considere crear un sistema de gestión de documentos que pueda ayudarlo a crear o ajustar su proceso de papel y mantenerlo organizado.

Si decide que es hora de comenzar a avanzar hacia una oficina sin papel, puede comenzar escaneando y digitalizando sus recibos, utilizando servicios de facturación y pago en línea como FreshBooks, pasar a un programa de firma digital como Docusign y usar la nube para la copia de seguridad de datos y la copia de seguridad de datos y archivo. Si recopila tarjetas de presentación en eventos durante el año, también puede ser una buena idea invertir en un escáner de tarjetas de visita para que pueda digitalizar la información de contacto de inmediato y deshacerse de las tarjetas de papel.

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Use las herramientas de productividad correctas

Todos tenemos nuestras aplicaciones y herramientas favoritas que usamos todos los días, aunque algunas son probablemente más útiles que otras. Es por eso que es tan importante, al menos, una vez un año de acción de las aplicaciones y herramientas que está utilizando en su pequeña empresa y decide si aún satisfacen sus necesidades. Este también es un buen momento para considerar si alguna herramienta nueva podría mejorar la organización de su negocio.

A continuación se muestran algunas de las principales áreas donde muchos propietarios de pequeñas empresas encuentran útiles herramientas de productividad. Estos deberían darle un punto de partida sólido para optimizar sus herramientas de productividad este año:

• Gestión de contactos: Desde realizar un seguimiento de sus clientes hasta recordar a las personas que conoce mientras se crea en red, cada propietario de pequeñas empresas necesita un sistema para administrar la información de contacto. Puede optar por un sistema integral de gestión de relaciones con el cliente (CRM) como Salesforce o, por la gestión de menor escala, puede configurar su aplicación de contactos existentes para trabajar para su negocio.
• Reuniones y comunicación: Ya sea que realice reuniones cara a cara, en el teléfono o mediante servicios de video-chat, hay una manera de hacer que el proceso sea más organizado. Puede usar un servicio como hacer para que sus reuniones sean más organizadas antes, durante y después.
• Contabilidad y contabilidad: Organice y racionalice la forma en que factura, toma pagos y gestiona el flujo de efectivo con herramientas como QuickBooks Online, Xero y Wave.
• Seguimiento de viajes y gastos: Puede usar aplicaciones como Expedia y TripAdvisor para facilitar la planificación de los viajes. Una vez en la carretera, aplicaciones como Expensify lo ayudan a rastrear los gastos para que informar cuando llegue a casa sea mucho más fácil de organizar.
• Gestión de las redes sociales: Todos sabemos cuánto tiempo se puede perder en las redes sociales si no se está acercando a él de manera sistemática y organizada. Es por eso que herramientas como Hootsuite y Buffer pueden ser invaluables para los propietarios de pequeñas empresas.
• Administración de correo electrónico: Si usa Gmail en su pequeña empresa, tiene acceso a algunas extensiones de Google que pueden organizar su bandeja de entrada rápidamente. Si está utilizando otra aplicación de correo electrónico, pruebe SaneBox para filtrado automático, recordatorios y más.
• Gestión de proyectos: Una buena aplicación de gestión de proyectos lo ayudará a rastrear tareas, compartir archivos y colaborar con compañeros de equipo, todos en un solo lugar, y puede ser una de las mejores herramientas para organizar su trabajo. Pruebe Basecamp o Asana para una solución de gestión de proyectos todo en uno.

La productividad es un proceso muy personal, y las aplicaciones que necesita serán específicas del trabajo que realice y la forma en que tiende a trabajar. Tómese el tiempo para explorar cuáles son sus necesidades antes de incorporar una nueva herramienta en su proceso. Es posible que no necesite tantos como pienses.

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Organice su computadora

Este es uno grande para cualquier propietario de pequeñas empresas que haga la mayor parte de su trabajo en la computadora. Probablemente sepa que no tarda mucho en que su escritorio se desarme con los iconos, su carpeta de descargas se llene de documentos tan extrañamente con nombre que es imposible encontrar algo, o su bandeja de entrada de correo electrónico para que comience tan de control. pensar que realmente podría explotar. Esto no solo es horrible para su productividad, sino que también puede ralentizar el rendimiento de su computadora significativamente.

Aquí hay algunas cosas que puede hacer ahora para organizar su computadora y volver a estar en forma de trabajo:

• Limpia tu escritorio: Hay un par de formas de configurar su escritorio, y todo depende de su estilo de trabajo y de cómo use su computadora. Puede deshacerse de todo, desde su escritorio, excepto su basura (recuerde que los íconos de la aplicación en su escritorio son solo atajos, todas sus aplicaciones reales generalmente viven en su carpeta de aplicaciones). O puede agregar algunos atajos a sus aplicaciones y archivos más utilizados.
• Configurar un sistema de archivo digital: Para hacer que todo sea más fácil de navegar, debe crear un sistema de archivo que tenga mucho sentido para usted. De esa manera, puede encontrar rápidamente los documentos que necesita, cuando los niegue.
• Actualiza el software: Si su computadora está configurada para instalar automáticamente las actualizaciones de aplicaciones y del sistema operativo, entonces está configurado. Si es un proceso manual para usted, debe verificar las actualizaciones al menos bimensualmente, ya que muchos incluyen parches de seguridad. Luego, una vez al año, revise las versiones actuales del software que está utilizando y decida si es hora de actualizar.
• Escanear virus y problemas de rendimiento: Independientemente del tipo de computadora que tenga, todos pueden obtener virus o malware (sí, incluso Macs!). Si tiene una computadora basada en Windows, es inteligente ejecutar un mantenimiento regular para mantenerla sin virus y funcionar sin problemas.
• Verifique la integridad de su copia de seguridad de datos: Estás respaldando tus datos, correcto? Si no, omita todo lo demás por el momento y haga este primero. Puede usar un servicio de datos de datos basado en la nube como Carbonite, Backblaze o Crashplan o puede usar un disco duro externo que se conecta a su computadora. Con cualquiera de las opciones, configure el servicio o la unidad para realizar copias de seguridad automáticas continuas para que no tenga que hacer nada manualmente. Luego, una o dos veces al año, vaya a su servicio de respaldo o conduzca y comine para asegurarse de que todo esté allí y accesible si necesita atraer copias a su computadora local.
• Disputa tu bandeja de entrada: Muchos propietarios de pequeñas empresas tienen una relación de amor y odio con su bandeja de entrada de correo electrónico. Les encanta porque es una herramienta de comunicación altamente productiva y eficiente, pero lo odian porque puede salir de control y causar estrés innecesario. Hay cosas que puede hacer para mantener su bandeja de entrada en línea, como usar la automatización, racionalizar lo que recibe a diario y limitar con qué frecuencia verifica el correo electrónico durante su día.

Los consejos anteriores lo ayudarán a que su pequeña empresa sea más organizada de inmediato. Pero no olvides lo rápido que las cosas pueden salir de control. Combine estas actividades con una resolución para realizar una revisión rápida y fácil de sus documentos, herramientas de productividad y estado de la computadora varias veces al mes para que pueda mantenerse organizado y evitar que las cosas alcancen niveles abrumadores de desorganización.