5 Habilidades de planificación de eventos que necesita para el éxito

Si está contemplando una carrera como planificador de eventos, ya sea como una entidad independiente o con una empresa de planificación de eventos, asegúrese de que sea una buena opción para el papel. Los planificadores de eventos más exitosos tienen un conjunto de habilidades impresionantes. A continuación hay cinco habilidades de planificación de eventos que alcanzará regularmente. Estas habilidades pueden hacer o romper su éxito.

Los planificadores de eventos están altamente organizados

En la planificación de eventos, el éxito está en los detalles. Y hay muchos de ellos! Realizar un seguimiento de numerosas tareas, múltiples proveedores y las listas de tareas de tarea constantemente cambiantes a la vez, mientras que a su cliente se puede complacer para algunos y desalentadores para otros.

Estar altamente organizado es imprescindible para la planificación exitosa de eventos. Para aquellos que hacen y administran listas de tareas pendientes en sus vidas personales, ser organizado puede venir naturalmente. Para otros que luchan por recordar los plazos o para recoger la limpieza en seco, ser organizado puede requerir más esfuerzo.

Los planificadores de eventos pueden administrar un evento a la vez o estar en las etapas de planificación de múltiples eventos simultáneamente. Algunos eventos, como conferencias anuales, toman más de un año de planificación, por lo que los planificadores de eventos deben permanecer organizados a largo plazo.

Abundan las herramientas de organización para los planificadores de eventos, desde el software que rastrea el registro hasta las plantillas para formularios y hojas de cálculo. Una lista de verificación de planificación de eventos personalizada para cada proyecto es una de las herramientas más valiosas que puede tener, independientemente de su capacidad organizativa natural.

Encuentre un sistema organizacional que funcione mejor para usted porque estar organizado es crítico para una carrera de planificación de eventos.

Los planificadores de eventos son agradables

¿Qué tienen en común todos los eventos?? Gente. Los planificadores de eventos exitosos son agradables, atractivos, buenos conversadores y excelentes oyentes. La planificación de eventos es una profesión social en que el resultado, el evento en sí mismo, incluirá un grupo de personas, grandes o pequeñas. Comprender a las personas y disfrutar de hablar con ellas es parte del trabajo.

Esto no significa que, como planificador de eventos, pasará la mayor parte del día en los almuerzos del cliente y tiene cócteles en eventos sociales. La planificación de eventos es un trabajo duro, y gran parte se gasta en un escritorio con un teléfono o computadora; Sin embargo, un comportamiento agradable es imprescindible al abordar una de estas tareas comunes de planificación de eventos:

• Negociando con hoteles
• Discutir menús con gerentes de catering
• Reunión con proveedores
• Lanzar sus ideas de eventos a un posible cliente
• Redes en cualquier momento y en cualquier lugar
• Supervisor del personal del evento
• Trabajar su evento e interactuar con invitados y trabajadores

En la vida diaria, la mayoría de nosotros recordamos a las personas agradables y útiles con las que interactuamos, y esa interacción puede hacer que una experiencia sea mucho más constructiva para ambas partes. Saber cómo relacionarse con diferentes personalidades, cómo conectarse con alguien e causar una impresión positiva son las claves para el éxito. Nadie quiere trabajar o ayudar a alguien que sea difícil de hablar, difícil de entender o groseros y poco profesionales de ninguna manera, así que considere ser una habilidad de planificación de eventos esencial.

Escuche y comuníquese claramente

Excelentes habilidades de comunicación son esenciales en muchas profesiones. En la planificación de eventos, la falta de comunicación puede generar numerosos problemas tanto para el planificador de eventos como para el cliente, y un malentendido simple puede tener resultados catastróficos. Por lo tanto, la capacidad de escuchar es crucial para que comprenda las necesidades del cliente.

Aquí hay algunos ejemplos de comunicaciones y cómo se utilizan estas habilidades de planificación de eventos al planificar eventos:

Comunicación escrita:

• Escribir propuestas de eventos para un cliente potencial
• Creación de materiales para comercializar su empresa
• Escribir contratos para clientes y proveedores
• Redacción de notas de agradecimiento a oradores invitados y VIP

Comunicación verbal:

• La capacidad de explicar el alcance y el propósito de un evento
• Comunicar efectivamente sus ideas a un supervisor, cliente o proveedor
• Comprender y procesar información que se proporciona, como las preocupaciones de un cliente o preguntas de un proveedor de catering
• Negociando hábilmente las tarifas del hotel, los datos de contacto o los extras de un proveedor

Los planificadores de eventos son creativos

Los planificadores de eventos exitosos tienen ideas, muchas de ellas. Y con esa creatividad viene la capacidad de transformar la idea en algo tangible. Los planificadores de eventos pueden tomar una visión y darle vida. Desde desarrollar un tema único para una fiesta hasta presentar una solución de decoración asequible que cumpla con un pequeño presupuesto, la creatividad es esencial al planificar un evento.

La creatividad también juega un papel en la resolución de problemas. Poder pensar creativamente para desarrollar soluciones a los problemas puede afectar positivamente el éxito de su evento.

Los planificadores de eventos son multitarea

En varias etapas del proceso de planificación de eventos, existen numerosas tareas para administrar. Es posible que esté negociando un contrato de hotel, reuniéndose con un cliente para discutir los posibles oradores invitados, reservar un proveedor, entrevistar a los proveedores de alquiler y explorar opciones de entretenimiento. Y eso es solo para un evento. Agregue múltiples eventos en las etapas de planificación a la vez, y el resultado final es un acto de malabarismo. Los planificadores de eventos exitosos deben saber cómo realizar multitarea de manera efectiva y mantener muchos aspectos del evento avanzando simultáneamente sin dejar caer la pelota en ninguna de esas tareas.

El éxito en la planificación del evento radica en la capacidad de priorizar y centrarse en cada tarea sin distraerse con otras cosas o sentirse abrumado por los numerosos detalles que necesitan su atención. Mantenerse tranquilo, enfocado y flexible son atributos del exitoso multitarea.